Документи внутрішнього користування: пропозиції, звіти, накази.
Особливості написання ділових листів за кордон.
Види ділових і службових листів: вимоги до них.
Реквізити ділових листів і їх оформлення.
Тема 6. Ділове письмове спілкування.
1. Особливості написання і оформлення ділових листів.
Ділові листи – писані тексти призначені для повідомлення діловим партнерам про певні плани, факти, результати тощо, які передаються поштовим звязком і через електронну мережу.
Письмова промова має свої сильні і слабкі сторони.
| Сильні сторони: | Слабкі сторони: |
| Відправник має можливість планувати утримання свого листа. | Відправник позбавлений можливості прикрасити свою промову мімікою і жестами. |
| Отримувачу легше зрозуміти деталі повідомлення, особливо цифровий матеріал, а також можна перечитати місця, які важкі для розуміння. | Відправник не має можливості точно знати, хто буде знайомитися з його матеріалом і час, коли це відбудеться. |
| Письмове повідомлення може стати основою для дискусії. Друкарське слово надійно зберігається. |
Особливості офіційно-ділової сфери спілкування:
1) офіціальність.
2) широке використання ситуаційних кліше, стереотипних виражень і фраз (Рекомендується використовувати нейтральний і позитивний тон, не допускати іронії, проявів грубості і т.п.).
3) Стислість і лаконічність (Приклад: Рузвельт не приймав для читання офіційні папери, якщо розмір тексту перевищував 0,5 сторінки, і вимагав "укласти" суть будь-якої проблеми, якою б вона не була складною, у ці рамки. Ейнштейн у своєму зверненні про фінансування проекту створення атомної бомби зміг викласти своє прохання двома фразами: "Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судно паровим двигуном і був розгромлений на морі. З Америкою відбудеться те ж, якщо Ви відкинете винахід сучасної фізичної науки").
При оформленні офіційної і ділової кореспонденції бажано притримуватися таких узвичаєних правил:
1. Службові листи пишуться на чистому бланку або листі папері тільки на його особовій стороні (Діловий лист повинний бути конкурентним з погляду його оформлення. Належну увагу варто приділяти і виборові паперу для виготовлення бланка. Вона повинна бути високоякісних сортів. Саме по бланку, його дизайну, поліграфічному оформленню, характеристикам паперу партнери будуть судити про серйозність Ваших намірів).
2. Кожна сторінка, крім першої, нумерується арабськими цифрами.
3. Службові листи друкуються на комп'ютері, редагуються, правятся і роздруковуються на принтері.
4. Лист повинний бути надрукований акуратно, без виправлень.
5. Оформлення конверта має таке ж важливе значення, як і оформлення бланка (На конверті необхідно розмістити найменування відправника і його фірмовий знак. Застосовуються також конверти, що мають пластикове віконце для надрукованого на бланку листи (або додатки до нього) адреси одержувача. Головне при цьому визначити місце написання на бланку так, щоб воно збігалося з розмірами віконця). Жалобні конверти (із чорною підкладкою усередині) прийнято використовувати тільки по призначенню.
6. Лист укладається текстом усередину. Найбільш важливі ділові листи бажано не згинати, а посилати у великих конвертах. Менш офіційні можна складати.
7. На телеграфний запит необхідно дати відповідь впродовж 3 днів. На лист - до 10 днів. Якщо запит потребує докладного розгляду, то протягом 3 днів варто повідомити, що лист прийнятий до уваги, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Чинний нині стандарт перераховує у визначеній послідовності реквізити, які властиві усім видам документів, що входять в уніфіковану систему організаційно-розпорядницької документації. Він визначає максимальний склад реквізитів документів (автор, адресат, підпис, дата тощо) (усього їх 31). Кожному реквізиту приділяється строго визначене місце і необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.
Лист складається з 3 основних частин: введення, основного тексту, висновків.
Введення: Діловий лист прийнято писати на бланках фірми або організації, де вже є реквізити заснування або фірми-відправника. Зовнішній вигляд бланка є своєрідною візитною карткою фірми, тому до його оформлення варто віднестися з усією серйозністю.
З правої сторони нижче реквізитів фірми-відправника вказується дата відправлення з указівкою місяця буквами, наприклад, 12мая 2008 р. Прийняті в нас скорочення 12.05.99 у міжнародному листуванні не вживаються. У США прийнято вказувати спочатку місяць, а потім число - Травень 12, 1999.
Ще нижче, без абзаца, з лівої сторони пишуть чемне звернення, тобто офіційний і почесний титул адресата, наприклад: Шановний пан Посол, Ваше Превосходительство і т.д. Або: «Дорогий г-н (або г-жа) + прізвище» або «Дорогий доктор + прізвище», або «Добродії», «Шановні добродії», «Шановний г-н + прізвище». (У офіційних листах не прийнято обертатися на «ти». До людей, що займають достатньо високі посади, у таких листах не варто обертатися на «ти» навіть у тому випадку, якщо в житті ви з ними накоротке. У залежності від ступеня близькості з вашим кореспондентом обертання може починатися словами: «Шановний Джон» (ім'я), або «Шановний Смит» (прізвище).
Якщо, посилаючи лист у ФРН, необхідно ужити обертання «Дорогий г-н доктор + прізвище», те в Австрію і Швейцарії достатньо написати «Дорогий г-н доктор».)
Після вступного звернення ставиться КОМА, а не знак оклику, як прийнято в нашій практика.
Заключна формула ввічливості, підпис. Закінчується лист звичайно компліментом. Комплімент- це вираження ввічливості, яким закінчується лист.
Якщо лист офіційний, то як правило, уживається комплімент «Дуже щиро Ваш» (Very truly yours»). У інших випадках уживається комплімент «Щиро Ваш» («Sincerely yours»). Іноді «Прийміть, пан Посол, запевнення в моєй дуже високій повазі...», «С глибокою повагою...». Можна наприкінці листа обмежитися добрими побажаннями: «Найкращі побажання г-ну...», «С найкращими побажаннями», «Прийміть мої найкращі побажання» і т.д.
Під компліментом ставиться підпис із указівкою вашого прізвища і посади.