Облік і розгляд звернень громадян

План

Організація контролю за виконанням документів

1. Загальні положення про контроль виконання документів

2. Організація контролю за строками виконання документів

3. Порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в ОВС

4. Процеси обліку документообігу в системі МВС України

Одна з головних функцій управління — це добре поставлений контроль і перевірка виконання прийнятих рішень, виконаних у встановлений термін.

Контроль виконання не є функцією, що виконується самостійно. Це частина уп­равлінської діяльності, а його реалізація — невід'ємний елемент стилю організаційного керівництва.

Для підвищення виконавської дисципліни керівники органів нормативними актами МВС зобов'язані:

- поліпшити якість підготовки рішень, що приймаються;

- викорінити з практики повторне видання з одних І тих же питань наказів, постанов чи інших актів;

- підвищити культуру підготовки та оформлення службових документів;

- постійно аналізувати практику направлення на місця документів, завдань, дору­чень та їх якість з обговоренням результатів на засіданнях колегій чи оперативних на­рад.

Обов'язковими засобами економії та наукової організації роботи в управлінському апараті є правильна постановка контролю за виконанням розпорядчих документів, за використанням у роботі наявної інформації.

У діловодстві контролюються всі документи, що реєструються структурою. На конт­роль беруться документи, які потребують виконання певних дій.

З метою забезпечення своєчасного і якісного виконання документів дія контролю включає доведення до виконавця документа або доручення, безпосередню перевірку і регулювання ходу виконання, облік та узагальнення наслідків виконання й інформу­вання про це керівництва.

В апараті МВС України встановлюється обов'язковий контроль за виконанням: доку­ментів, які надійшли від Президента України та його Адміністрації, вищих органів дер­жавної влади й управління, народних депутатів України, прокуратури, судових органів, доручень міністрів і його заступників щодо цих документів; рішень колегії й нарад кері­вництва, а також документів, якої відбивають найбільш важливі питанняслужбової діяльності. В інших випадках обов'язковий контроль встановлюється за вказівкою керів­ництва.

У ГУВС, УВС, УВСТ,міськрайлінорганах, навчальних закладах, інших підрозділах, установах, організаціях МВС України встановлюється контроль за термінами виконан­ня документів, які надійшли з вищих органів внутрішніх справ, органів державної влади й управління, від народних депутатів, з прокуратури й судових органів, а в інших випад­ках — за вказівкою керівництва.

Організація роботи з контролю за своєчасним виконанням документів покладається на управління справами, секретаріати, канцелярії або спеціально уповноважених праців­ників.

Організація роботи з контролю за своєчасним виконанням доручень керівництва щодо шифротелеграм покладається на другий спеціальний відділ МВС України та його підрозділи на місцях.

Організація роботи з контролю за своєчасним виконанням доручень керівництва щодо публікацій і повідомлень у засобах масової інформації покладається на Центр громадсь­ких зв'язків МВС України та його підрозділи на місцях.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов'язаний:

-встановити у відповідному підрозділі контакт із керівниками секретаріату і кон­кретним виконавцем;

- мати оперативну інформацію про хід виконання доручення, вжити відповідних за­ходів щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами матеріалів для доповіді ке­рівництву;

- за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати по­дання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три днідо закінчення терміну виконання.

Персональну відповідальність за стан виконавської дисципліни несуть керівники органів та їх структурних підрозділів.

Відповідальність за. виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, рішенні колегії, вказівці тощо), а також особи, зазначені в резолюції керівника, безпосередні виконавці.

Якщо виконання документа доручено кільком виконавцям, без зазначення, на кого конкретно покладено відповідальність за виконання, то відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Усі інші виконавці також відповідальні за своєчасність і якість виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відповідальної за організацію виконання (відповідальний за виконання), брати участь у опрацюванні питання, надавати в зазначений термін необхідні матеріали (про­екти документів, довідки, відомості тощо).

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, підлеглих органів внутрішніх справ, здійснюється безпосередніми виконавцями запитів.

На кожний документ, виконання якого контролюється, заповнюються дві контрольні картки, ана документі проставляється штамп:

«Взято на контроль ——— —----------------- _—

термін виконання «-------- »----------------------------- ,

після чого документ разом з контрольноюкарткою передається для виконання до відпо­відного підрозділу. Додатковий примірник контрольної картки вміщується до конт­рольної картотеки.

Якщо документ надійшов до органу із затримкою і терміни виконання доручень ми­нули або явно недостатні, то керівник служби, на яку покладається організація виконан­ня документа, забезпечує домовленість з контрольнимипідрозділами організацій, які надіслали документ, про зміну терміну виконання документа.

Термін виконання документів установлюється відповідним керівником. Якщо в резо­люції є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більше трьох діб. За відсутності в резолюції дати виконання документ виконується в термін, зазначений без­посередньо в ньому. В інших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Доручення Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрівУкраїни повинні виконуватися не дов­ше 10робочих днів, якщо в них не визначеноіншого терміну виконання.

Орган, до якого надійшов депутатський запит, зобов'язаний дати офіційну письмову відповідь не пізніше як у 7-денний термін чи інший, встановлений Верховною Радою.

Орган, до якого надійшло депутатське звернення, зобов'язаний розглянути його і дати офіційну відповідь народному депутатові України не пізніше 10 днів з часу одержання.

Якщо розгляд звернення з об'єктивних причин не може бути проведений у зазначе­ний термін, необхідно повідомити про це депутата офіційним листом з викладенням мотивів продовження терміну розгляду. (ДИВ. зразок)

Максимальний час розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати ЗО днів з часу його одержання.

Листи депутатів місцевих рад вирішуються в термін до одного місяця, а ті, що не потребують додаткової перевірки, — негайно.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до органу. У випад­ках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням тер­міну виконання вважається наступний робочий день.

Термін виконаннядокумента може бути продовжений особою чи установою, які його встановили.

Гїродовжсння терміну виконання документа має бути оформлено не пізніше ніж за два—три дні до його закінчення.

Зупинити виконання документа, а також скасувати його має право тільки вища органі­зація (відповідна посадова особа), організація — автор документа, а також відповідний орган Держнагляду.

Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного документадоповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.

Проекти відповідей на документи, які с на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву органу не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.

Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові (автору) дана відповідь.

З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання, або осо­ба, що виконує його обов'язки. Це засвідчується його підписом на контрольній картці.

Якщо про виконання документа доповідалося керівникові органу чи його заступни­кові в усній формі, то в контрольній картці робіться відповідний запис за підписом осо­би, яка доповідала наслідки виконання.

Контрольні картки на виконані документи повертаються до управління справами (сек­ретаріатів) з відмітками про результати виконння,зняття з контролю, причини пору­шення терміну ( якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання доку­мента.

Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, збері­гаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.

Перевірка ходу виконання документа здійснюється, як правило, за пять днів до закін­чення терміну виконання.

Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг і прийом громадян є важли­вою частиною роботи органів внутрішніх справ, засобом отримання інформації, однією з форм зміцнення і розширення зв'язків з громадянами. Чуйне і уважне ставлення до звернень громадян кожний працівник ОВС зобов'язаний вважати своїм службовим обо­в'язком.

У своїй роботі працівники, яким доводиться мати справу зі зверненнями громадян, мають дотримуватись високої культури поведінки, уважно ставитися до їх запитів і думок.

Інформацію, що міститься в письмових та усних зверненнях громадян, слід викорис­товувати для подальшого зміцнення правопорядку й законності, вдосконалення діяль­ності ОВС.

При розгляді листів та вирішення тих питань, які хвилюють громадян, необхідно ке­руватися Конституцією України, Законом України «Про міліцію», іншимизаконодавчи­ми актами, постановами уряду, а також наказами та вказівками МВСУкраїни.

Порядок подання звернень та особистого прийому засуджених регулюються Пра­вилами внутрішнього розпорядку установ з виконання покарань.

Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями), скаргами та заявами (клопо­таннями) громадян в органах внутрішніх справ, внутрішніх військах, вищих навчальних закладах освіти, установах, організаціях, на підприємствах системи МВС України ве­деться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Усі звернення, що надійшли від громадян, працівників ОВС, мають бути зареєстро­вані в секретаріаті (канцелярії) у день їх надходження. У зверненні зазначаються прізви­ще, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушено­го питання. Письмове звернення має бути підписане заявником із зазначенням дати.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповід­ним роз'ясненням у термін не пізніше як через десять днів з дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст.7 Закону України «Про звернення громадян».

На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ставиться відбиток штампу ОВС, на якому зазначається дата надходження звернення та його реєстраційний номер.

Реєстраційний номер може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечу­ють систематизацію, пошук,аналіз та зберігання звернень, наприклад початковою літе­рою прізвища автора листа ( К- 355), кодом служби тощо.

Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з матеріалами перевірки протягом усього періоду їх розгляду, після чого знищуються.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами (додаток І). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому грома­дян ведеться на картках, у журналах (додаток 2).

Повторні звернення громадян реєструються так само, як і попередні. При цьому в правому верхньому краю картки робиться позначка «Повторно» і до картки долучаєть­ся все попереднє листування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї і тієї ж організації (дуб­летні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, заяви, скарги з до­данням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Т-78/1, Т-78/2, Т-78/3.

Звернення від громадян з одного й того ж питання, надіслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до ОВС, повторними не вважаються.

Повторними вважаються звернення, в яких: оскаржується рішення, прийняте за по­переднім зверненням, що надійшло до ОВС; повідомлення про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження не минув установлений законо­давством термін розгляду.

Щодо кожного звернення не пізніше як у 5-денний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження, передати на вирішення в підпорядкований чи інший орган внутрішніх справ; надіслати за належністю до іншого відомства, якщо пи­тання, порушені у зверненні, не входять до компетенції ОВС. Про пересилання звернен­ня до іншого ОВС чи відомства обов'язково повідомляється заявникові.

На звернення, взяте на контроль, заповнюється контрольна картка в двох примірни­ках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий — разом із зверненням вручається виконавцеві.