ОСОБЛИВОСТІ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВОГО СТИЛЮ

Розрізняютьтакі функціональні стилі, тобто стилі, які виділяються відповідно до ос­новних функцій мови, зв'язані з тією чи іншою сферою дільності людини, як науковий, публіцистичний, художній, розмовно-побутовпй, офіційно-діловий, конфесійний та епісто­лярний.

План

1. Мова і стиль службових документів

2. Особливості офіційно-ділового стилю

3. Текст як головний елемент документа. Типи та види текстів

4. Типові помилки у документах

5. Графічні скорочення, абревіатури

6. Цифрова інформація. Правила її оформлення

Діловий стиль с цілком повноправнимстилем літературної мови. Він задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспіль­ного, політичного, економічногожиття, діяльності, ділових відносин між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування.

Дуже важливо, щоб текст офіційного документа не допускав двоіначностеЙ.Зважа­ючи на правову залежність, їх мова і стиль повинні відповідати тим же вимоги, що і мова законів.

«Завжди, в усі віки однозначністьмови ділових паперів, строга її формалізованість розглядалась людьми як засіб обмеження свавілля влади. Створення зафіксованих на папері установлень і правил було також головною вимогою багатьох середньовічних повчань. Коли ж такі закони з'явились, від діловодів вимагалась абсолютна точність формулювань, досконале дотримання форми. Інакше документ втрачав би юридичну силу», — стверджував О.В. Дунайський.

«Стиль — особливість мови, яка проявляється у доборі та організації мовних засобів у зв'язку з завданнями спілкування», — пояснює «Словник-довІдниклінгвістичних термінів» Д.Е.Розенталя.

Умежах кожного функціонального стилю сформувалися свої різновиди — підстилідля точнішого і доцільнішого відображення певних видів спілкування та вирішення кон­кретних завдань.

Будь-яка інформація потребує мови, якою вона буде записуватись, передаватись та сприйматись. Цей складний процес може здійснюватись за допомогою спеціальної термі­нології — основного компонента будь-якого функціонального стилю. Стиль офіційно-ділового спілкування людей у різних сферах життя:економічній, соціально-політичній, культурній — склався підвпливом необхідності викладати факти з граничною точні­стю, стислістю, конкретністю,не допускаючи двозначностей.

Офіційно-діловий стиль— це такий різновид мови, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обсягом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом зв'язані зі сферою неіндивідуальногоспілкування, але в мові і стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення.

Офіційно-діловий стиль — один із найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах XI — ХТТ ст. ( Мстиславова грамота ИЗО р.), в українсько-молдавськихграмотах, українських літописах тощо.

Цей стиль обслуговує сферу офіційного спілкування (усного і писемного), що вияв­ляється в організації й оформленні зв'язків між органами влади, установами, громадяна­ми, міжнародних стосунків у галузі політики, економіки, культури.

Широта сфери обслуговування, тематична різноманітність і неоднорідність ситуації вимагають різного мовного оформлення, що в свою чергу уможливлює виділення в ме­жах стилю деяких різновидів — підстилів: законодавчого, дипломатичного, юридично­го та адміністративно-канцелярського.

Законодавчий підстиль обслуговує сферу законотворчості й регламентує офіційно-ділові стосунки між громадянами, між громадянами та державою тощо. Він реалізуєть­ся в таких документах, як конституція, закон, указ, статут тощо.

Дипломатичний— обслуговує сферу міждержавних стосунків і стосунки між держа­вами, громадянами різних держав, міжнародними організаціями та структурами. Він реалізується в таких документах, як заява, ультиматум, комюніке, нота тощо.

Юридичний— використовується в юриспруденції (судочинство, дізнання, розсліду­вання, арбітраж). Цей підстиль обслуговує і регламентує правові та конфліктні стосунки між:

з державою і підприємствами та організаціями всіх форм власності;

опідприємствами, організаціями та установами;

з державою та приватними особами;

э підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;

О приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомлен­нях тощо.

Адміністративно-канцелярський— обслуговує професійно-виробничу сферу, правові відносини, діловодство й регламентує міжперсональні офіційні стосунки, стосунки між організаціями, закладами, установами тощо. Цей підстиль «супроводжує» офіційні сто­сунки людини від самого народження і до смерті, тому й відзначається детальною регла­ментацією та найбільшою жанровою різноманітністю. Втілюється в таких документах, як заява, рапорт, автобіографія, наказ, довідка тощо.

Функція ділового стилю полягає в тому, що дотримання відповідної форми для пере­дачі змісту дає підстави вважати документ офіційно-діловим. Тому мові ділових паперів притаманна стилістична суворість та об'єктивність викладення. В офіційно-діловому стилі не повинно бути емоційності, забарвленості, побутової лексики.

Оскільки документи зв'язані з правовою нормою, об'єктивність у стилі викладу підкреслюється їх стверджуючим характером. Як правило, документи укладаються для того, щоб викладена в них інформація була взята до відома чи відповідне рішення було обов'язково виконано. Офіційно-діловим стилем пишуться акти суду, прокуратури, міліції, адміністрації тощо. Такі документи повинні бути точними й лаконічними і це повинно бути досягнуто за допомогою відповідних мовних засобів.

Офіційно-діловий стиль — стиль, який звернутий до інтелекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється серед іншихфункціональних стилів своїми особливими озна­ками. Передусім необхідно зазначити, що він існує у двох формах: усній та писемній, які суттєво різняться між собою. Особливості писемної форми порівняно з усною такі:

О відсутність співрозмовника, в момент висловлювання думки, відсутність мовної си­туації;

оне завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

о писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;

О наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись, наприклад, паспорт);

О монологічний характер писемних текстів, потенційно необмежена кількість копій;

о наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;

О спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну робо­ту над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація за­собів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, котрі визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.

Розглянемо особливості,які визначають діловий стиль:

1. Точність, послідовність І лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у вислов­
ленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських
рис.

2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початківі закінчень документів.
Це так звані кліше — усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприй­
маються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів по­
легшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в одна­
кових ситуаціях.

Кліше— це мовні одиниці, яким властиві постійний склад компонентів і їх порядок, звичність звучання.

Наприклад: організована злочинність, встановити контроль,

слідством встановлено, згідно з наказом, відповідно до наказу, прошу надати відпустку, у зв 'язку з тощо.

Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше — це мовні одиниці, що складаються з двох слів : мати на увазі, згідно з оригіналом, відповідно до ситуації, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, бра­ти участь тощо.

Ускладнені— що мають більше двох слів; брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні — мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділборотьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів
склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, спо­
собу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручни­
ми для зорового сприйняття,спрощує їх обробку,

4. Логічність І аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відобра­
ження правильного стану речей, послідовність та об'єктивність фактів і оцінок, ней­
тральність тону.

5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учас­
ники ділового спілкування здебільшоговиступають у ролі представників певних органі­
зацій, закладів і виражають їхні інтереси - тобто є носіями певних функцій. У зв'язку з
цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетипови­
ми для стилю взагалі.

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того,
яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити
суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо.

7. Текст — це головний елемент службового документа, який має чітко й переконливо відбивати причинуй мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на три, логічно пов'язаних між собою частини: вступ, основна ча­стина (доказ), закінчення.

У вступній частині зазначається причина написання документа.

В основній — викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування.

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ, пропозиція, згода, відмова, прохання тощо. Усі вимоги, що ставляться перед документом, реалізуються че­рез текст ділових паперів.

Сучасний діловий документ вимагає від працівників ОВС знання і дотримання усіх вимог щодо його укладання. Але в процесі роботи дуже часто трапляються помилки. Для правильності в користуванні, запобіганні та виправленні помилок треба пам'ятати, що кожна помилка — це насамперед порушення якоїсь мовної норми.

Оскільки існують норми слововживання, граматичні, стилістичні, орфографічні й пунктуаційні, то й помилки в документі відповідають цим нормам.

У писемному діловому мовленні, тобто в документі, трапляються такі типові помилки:

1. У змісті. Тема розкрита неповно; про щось сказано недостатньо; у тексті щось зай­
ве; перекручені факти чи події; не проведена основна думка; матеріал не зовсім відпові­
дає певній думці; нема послідовності у викладі думки.

2. Мовленнєві помилки(лексичні, фразеологічні, стилістичні).

Слово, вжите в іншому значенні; ужите зайве слово; невиправдані повторення слова чи однакових за структурою речень; неправильно поєднуються слова за змістом; ужито мовні засоби, що не відповідають стилю і задуму висловлювання, описуваному часу; суржики, русизми, неправильно вжиті фразеологізми.

3. Граматичні помилки(морфологічні, синтаксичні). Неправильно утворені слова;
слово, вжите в іншій формі; неправильно побудоване речення.

4. Пунктуаційніпомилки. Неправильно розставлені розділові знаки. Від того, яке місце
займає кома в реченні, може залежати життя людини. Від правильності розділових знаків
залежить побудова та вираження інформації в документі.

При складанні документів часом виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад; слідчий — слідча, курсант — курсантка, викладач — викладачка.

Офіційні назви посад, професій, звань — іменники чоловічого роду. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду. Використання імен­ників жіночого роду — назв осіб за професією та родом занять — повинно диференцію­ватись щодо різних стильових особливостей нашої мови.

В науковому та офіційно-діловому стилях іменники жіночого роду на означення про­фесії та звання вживаються рідко, адже цим стилям властиві точність, стійкітрадиції у використанні слів та словосполучень.

Наприклад: науковий співробітник майор міліції Савенко Тамара Іванівна, прокурор Залізничного району полковник міліції Красюк Катерина Віталіївна.

Коли ж після таких словосполучень на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.

Наприклад: Старший інспектор карного розшуку підполковник міліції Ткачук відпо­відала на наші запитання чітко, грамотно, впевнено. Експерт-криміиаліст Мусієнко вка­зала на недоліки в роботі лаборанта Мапбороди Наталки.

Чимало помилок у ділових документах трапляється у вживанні давального відмінка іменників, які мають паралельні закінчення {-у, -ові, -ю, -еві).

Наприклад; ректору (-ові), секретарю (-еві), начальнику (-ові), лікарю (-еві). У діловому мовленні прийнято вживати коротку форму із закінченням -у.

Закінчення -у,-ю природніше вживати зі стилістичною метою для запобігання повто­рюваних співзвуч, коли поряд стоїть кілька іменників у давальному відмінку.

Наприклад: Нагороду вручено заслуженому доктору юридичних наук професору П. П. Михапленку.

Трапляються помилки і при вживанні родового відмінка однини іменників чоловічо­
го роду, де одні мають закінчення -а, -я, інші-- у, -ю, Н аир икл ад: документа, мону­
мента, відмінка, терміна, прапора, акта; закону, факультету, протоколу, принципу, гімну
тощо.

Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми.

Наприклад: вичерпна відповідь, більш вичерпна відповідь, найбільш вичерпна відповідь. Ділові документи вимагають максимальної стислості й точності передачі інформації. Будь-які відступи від правил викладу змісту спричиняють серйозні помилки. Особливо уважним треба бути до дієслів, що можуть керувати різними відмінками.

Найчастіше помилки бувають утих випадках, коли при дієсловах, якікерують різни­ми відмінками, вживається спільний додаток різної форми.

Наприклад: Інформувати про підсумки змагань, повідомляти підсумки змагань тощо.

Поширеними с помилки в стійких словосполученнях, викликані змінами окремих слів.

Наприклад: Довести для відома всіх співробітників ('замість: Довести до відома всіх співробітників).

Не однакових відмінкових форм вимагають одні й ті самі дієслова в російській та українській мовах.

Наприклад: українське — підготуватися ( до чого?), дякувати (кому?) російське — подготовиться ( к чему?), благодарить (кого?)

Складним є використання прийменників для, па. Щоб уникнути помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання.

Наприклад: Виділити кошти на ремонт академії, але не: Виділити кошти для ре­монту академії.

Прийменник для вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії. Наприклад: Виділити кошти для придбання посібників. Прийменник проти вживається в діловому документі при порівнянні. Наприклад: Кількість злочинів у місті Києві зросла в два рази проти 1995 року. Прийменники завдяки, всупереч вимагають давального відмінка.

Наприклад: завдяки сумлінній праці, завдяки заходам, що відбулися, всупереч про­гнозам, показники перевиконані на... тощо.

Перекладаючи з російської на українську мову, слід бути уважним саме в роботі з

усталеними прийменниковими та безприйменниковими конструкціями.

Наприклад:

Грамотність мовлення значною мірою залежить від правильно вибраного приймен­ника, який пов'язує слова у словосполучення. Для ділового документа важливе правиль­не вживання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про переклад тексту з росій­ської на українську мову.

Надмірне використання прийменника по в документах — поширена помилка сучас­ного ділового мовлення. Очевидно, вона спричинена впливом російської мови, де цей прийменник дуже продуктивний. Але в українській мові він перекладається рядом прий­менникових конструкцій. Для цього розглянемо приклади словосполучень.

ответчик по делу

прийти по делу

по всем направлениям

по праздничным, дням

по направлению к городу

по делам службы

по выходным дням

по истечении срока по окончании по получении по распределении

по небрежности по непригодности по недоразумению по неосторожности

документы по проверке младший по званию оценить по достоинству по ошибке

отправить по почте говорить по душам позвонить по телефону по факсу по нынешним временам

по — у (в)

відповідач у справі прийти у справі у всіх напрямках

у святкові дні у напрямку до міста у службових справах у вихідні дні

по — після

після закінчення строку після закінчення після отримання після розподілу

через

через недбалість через непридатність через непорозуміння через необачність

(випадний)

документи перевірки молодший званням оцінити належно помилково надіслати поштою говорити щиро, відверто зателефонувати факсом в наш час

по — до

с 06.10.99по 06.10.01

пришлось по вкусу

предложения по улучшению

приказ по личному составу

инструкция по использованию

мероприятия по дальнейшему усилению

задание не по силам

прения по докладу

добрый по природе

действовать по обстоятельствам

(щодо)

з 06.10.99до 06.10.01 припало до смаку пропозиції щодо поліпшення наказ щодо особового складу інструкція щодо використання заходи щодо (до) подальшого посилення завдання не під силу дебати щодо доповіді добрий від природи діяти залежно від обставин

При перекладі російських дієприкметників (причастий) слід пам'ятати, що в ук­раїнській мові немає дієприкметників із суфіксами -вш-, -уч-, -юч-: пишучий, склавший. підписавший тощо. За потреби перекладу слід користуватися такими формами : подпи­савшийся — той, що підписався; сложившаяся ситуация — ситуація, що склалась; следова­тель, составивший протокол — слідчий, що склав протокол; чемодан, собранный по трево­ге — валіза, яка зібрана по тривозі.