Зразок 3.13

Роз’яснення отримують в ході ревізії, а пояснення можна отримати як в ході ревізії, так і після її завершення. Від керівника і головного бухгалтера, як правило, пояснення за всіма матеріалами ревізії слід відбирати в
кінці ревізії.

Отримання пояснень розглядається як система, що складається з трьох елементів: а) правових норм, що регулюють проведення ревізії, б) ревізора і в) того, хто пояснює. Всі три елементи слід розглядати у нерозривному функціональному зв’язку. Отримання пояснень, що повно та об’єктивно відображають факти, які цікавлять ревізію, часто поєднано з визначеними складностями.

На практиці існують об’єктивні та суб’єктивні фактори, які впливають на повноту та правильність відтворення фактів: той, хто пояснює не може пригадати окремі деталі явища або невимушено спотворює їх; недобросовісна особа навмисно відмовляється давати пояснення ревізору або повідомляє хибні відомості. В таких випадках у ревізора виникає необхідність спрямувати на того, хто пояснює, керуючий вплив, що в ревізії називають тактичними прийомами отримання пояснень.

До отримання пояснень ревізор завжди повинен ретельно готуватися, насамперед, сформулювати мету їх отримання, яка визначить його позиції. Формулювання мети отримання пояснень, по-перше, допомагає ревізору визначити свою позицію та з’ясувати завдання отримання правдивих свідчень; по-друге, сприяє усуненню конфлікту між ревізором та особою, яка дає пояснення. Сутність отримання пояснень полягає у створенні ревізором впливу, що направлений на отримання інформації відповідно до поставленої мети.

Отримання пояснень – це не пасивне накопичення ревізором інформації, що має значення для ревізії, а активна ревізорська діяльність

Тактичні прийоми отримання пояснень, їх конкретний перелік та зміст залежать від виявлених ревізією фактів, наявності в розпорядженні ревізора документів. Можна сформулювати загальні правила, яких необхідно дотримуватись у ході отримання пояснень.

Наприклад для отримання пояснень від матеріально-відповідальних осіб, їх запрошують, як правило, для уточнення виявлених і документально підтверджених фактів недостач та лишків. Недостача (лишки) можуть бути результатом розкрадання, псування, підвищеного природного убутку через несприятливі умови зберігання, занедбання обліку, помилки при прийманні цінностей, неповного їх оприбуткування або видачі. Тому ревізор перед тим, як запросити відповідальних за недостачі та лишки осіб для отримання від них пояснень повинен ретельно до цього підготуватись. Він повинен заздалегідь передбачити, які вони можуть дати пояснення, щоб документально підтвердити або заперечити їх. У більшості випадків відповідальні за недостачі (лишки) особи заявляють, що їм незрозумілі причини їх утворення і вони їх не визнають, або посилаються на неякісне проведення інвентаризації, на те, що бухгалтерія не списала природний убуток та не провела взаємозалік недостач та лишків, що утворилися в результаті пересортування; при інвентаризації не враховано документи, що є в них на руках; бухгалтерський облік на підприємстві запущений і його даним вірити не можна.

Від підготовки ревізора до отримання пояснень залежить успіх та ефективність перевірки виявлених фактів. Для цього ревізор повинен:

– ретельно вивчити матеріали, які в нього є;

– розібратися в технології операцій, які здійснюються на підприємстві;

– вивчити функції, права та обов’язки осіб, які запрошені для надання пояснень;

– вивчити наявну інформацію про особистість запрошуваного (вік, освіту, професію, стаж роботи тощо);

– визначити перелік документів та порядок їх надання запрошуваному;

– скласти перелік і зміст питань для виявлення причин та умов, що сприяють здійсненню порушень;

– скласти план отримання пояснень.

План отримання пояснень рекомендується складати за такою приблизною формою (зразок 3.14).