Нарада.
Нарада – форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників, дієва форма залучення членів трудового колективу до розв’язання завдань.
Оптимальна кількість учасників наради – 10-12 осіб.
Нарада матиме позитивний результат лише тоді, коли її учасники за рівнем професійних знань і практичного досвіду відповідатимуть рівню винесеної на обговорення проблеми.
Нараду проводить голова, який повинен мати не тільки організаторський хист, а й уміти стежити за перебігом дискусії, обмірковувати й добирати слушні запитання, систематизовувати різні погляди, вчасно робити висновки.
Класифікація ділових нарад
1. За метою й завданням:
· навчальна (передати учасникам певні знання і у такий спосіб підвищувати їх фаховий рівень);
· роз’яснювальна (керівник намагається переконати учасників наради у доцільності, правильності та своєчасності його стратегії та дій);
· проблемна (розроблення шляхів і методів розв’язання проблем, проводять у невеликому колі компетентних фахівців);
· координаційна (координація роботи підрозділів);
· диспетчерська (оперативна) – отримання інформації про поточний стан справ, її аналіз і прийняття рішення, проводять у точно визначений час і день, що дає змогу учасникам підготуватися. Тривалість – 20-30 хвилин;
· інструктивна (інформаційна) – передавання учасникам вказівок і розпоряджень, роз’яснення їх і деталізація відносно конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань. Доцільна, якщо запропонована увазі присутніх інформація багатоаспектна, передбачає неоднозначні способи дій, вирізняється неординарністю.
2. За способом проведення:
· диктаторська (право голосу має тільки керівник; однозначність у постановці завдань, швидке виконання рішень);
· автократична (керівник запитує – учасники наради відповідають);
· сегрегативна (керівник сам визначає тих, хто має виступити);
· дискусійна (демократичний спосіб розв’язання проблем);
· довільна (обмінюються думками працівники, професійні обов’язки яких тісно взаємопов’язані. Вона відбувається без порядку денного, без голови, на ній не приймають ніяких рішень).
3. За ступенем підготовленості:
· запланована (щотижневі наради проводять за встановленою періодичністю, у точно визначений час, зі сталим складом учасників, з постійним порядком денним);
· позапланова (у разі виникнення непередбачуваних ситуацій).
4. За технікою проведення:
· нарада, проведена методом «мозкової атаки», має такі особливості:
ü присвячена одній важливій проблемі;
ü учасники наради уточнюють формулювання проблеми, фіксують на дошці або плакаті; запрошують осіб, що вирізняються високим інтелектом, незалежністю суджень, знанням предмету наради;
ü основою кожного виступу є конструктивна пропозиція; критика внесених пропозицій заборонена;
ü усі пропозиції систематизуються за такими критеріями: вартісність, оригінальність; у скороченому вигляді фіксуються на дошці у вигляді пунктів проекту рішення;
ü пункти, з яких досягнуто загальної згоди, фіксують у протоколі засідання, які підписують усі учасники.
Описаним методом доцільно користуватися в ситуаціях, коли потрібні компроміс і погодження інтересів.
· «нарада без наради» проводиться у три етапи: 1. Керівник формулює у письмовому вигляді проблему, яка вимагає прийняття колективного рішення. 2. Добирається необхідна інформація для розв’язання проблеми, складається список осіб, які можуть взяти участь у пошуку оптимальних рішень; їм надсилаються бланки з письмовим формулюванням проблеми. 3. Кожен з учасників повинен виробити свою точку зору і письмово викласти на тому ж бланку. Один з учасників обговорення збирає заповнені бланки, знайомиться з їх змістом, уточнює пропозиції. У розв’язанні складних питань бере участь керівник.
Організація ділової наради
1. Підготовка наради:
планування;
ü підготовка доповіді і проекту рішення;
ü підготовка документів і приміщення;
ü підготовка учасників до наради.
2. Проведення наради:
ü відкриття наради;
ü виголошення доповіді;
ü відповіді на запитання;
ü обговорення доповіді.
3. Підбиття підсумків наради:
ü прийняття рішення;
ü підписання протоколу;
ü контроль виконання прийнятих рішень.
4. Дискусія.
Дискусія – діалогічний метод творчої діяльності групи осіб, побудований на публічному, відкритому, доброзичливому обговоренні актуального, але спірного питання і спрямований на певний позитивний результат.
Предметом дискусії не може бути другорядне питання. Воно має бути проблемним, викликати неоднозначні думки та пропозиції.
Справжня дискусія передбачає об’єктивне й доброзичливе обговорення питання з обов’язковою повагою як до своїх прихильників, так і до опонентів. Тому за результатами дискусії не може бути переможців і переможених.
Організація дискусії передбачає три етапи:
1) Підготовчий – формулюють тему дискусії й основні питання, визначають час і місце проведення дискусії.
2) Основний – обговорюють ті питання, які було винесено на порядок денний, виявляються позиції учасників.
Для того, щоб дискусія була корисною і сприяла ефективному розглядові порушеної проблеми, варто дотримуватися певних правил:
ü не викликати в опонента стану афекту, гніву, роздратування;
ü не принижувати гідності опонента, виявляти повагу до нього;
ü не відволікати від предмета обговорення;
ü не припускати звинувачень на адресу опонента;
ü не використовувати психологічне тиснення на опонента;
ü не радіти відкрито з приводу поразки опонента.
3) Заключний. Про результативність дискусії можна говорити тоді, коли учасники сформували певну думку щодо обговорюваного питання або підтвердили ті погляди, які мали до початку колективного обговорення. Якщо під впливом дискусії у частини учасників кардинально змінилися погляди, то це означає, що подіяв «ефект переконання». «Нульовий ефект» дискусії буває тоді, коли погляди, думки більшості людей не змінилися. Зазвичай це може бути наслідком пасивного ставлення до дискусії та через непідготовленість до неї.
Іноді обговорення проблеми перетворюється з дискусії на суперечку, при цьому виникає комунікативний конфлікт.
Форми організації дискусії
«Дерево рішень». Цей метод застосовується під час аналізу ситуації й допомагає досягнути повного розуміння причин, які зумовили прийняття того чи іншого важливого рішення в минулому.
Методика проведення:
1. Ведучий визначає завдання для обговорення.
2. Учасникам надається основна інформація з проблеми.
3. Ведучий поділяє колектив на групи по 4-6 осіб. Кожній групі роздаються таблиці та яскраві фломастери. Визначається час на виконання завдання (10-15 хвилин).
4. Учасники дискусії заповнюють таблицю й приймають рішення з проблеми.
5. Представники кожної групи розповідають про результати.
Стилі телевізійного ток-шоу. Група з 3-5 осіб дискутує на заздалегідь обрану тему в присутності аудиторії. Ток-шоу дає можливість чітко висловити різні точки зору за заданою темою, але для цього учасники обговорення повинні бути добре підготовлені.
Методика проведення дискусії:
1. Ведучий визначає тему, запрошує основних учасників, виробляє правила проведення дискусії, регламент виступів.
2. Учасників дискусії потрібно розсадити так, щоб глядачі були навколо столу основних дійових осіб.
3. Ведучий починає дискусію: представляє учасників і оголошує тему.
4. Першими виступають учасники, після чого ведучий запрошує глядачів у обговоренні.
5. Після дискусії ведучий підсумовує, стисло аналізує висловлювання учасників.
Дискусія «мозковий штурм» –- метод колективного продукування великої кількості нових ідей і варіантів рішення складних, творчих завдань, які недоступні розуму та зусиллям однієї людини, за короткий проміжок часу.
Під час обговорення учасники повинні працювати «як один мозок», цілеспрямований на генерування нових ідей. Висловлені ідеї переглядаються і відбирається краща, найефективніша. Кожен учасник зосереджує свою увагу на пошуку нових підходів, а не на критиці висловлених іншими думок.
Стадії «мозкового штурму»:
· вноситься якомога більше ідей або рішень проблеми;
· аналізуються ідеї і відбираються кращі, найбільш придатні для подальшого опрацювання.
Для того, щоб таке спілкування було ефективним, доцільно розглядати лише одну проблему. За кількістю учасників оптимальною буде група від 7 до 13 осіб. Склад учасників повинен бути більш-менш однорідним.
Основні правила застосування методу «мозкового штурму» такі:
· під час «мозкової атаки» усі рівні, немає ні керівника, ні підлеглих – є ведучий і учасники;
· виділяються підгрупи генераторів, критиків і захисників ідей та підгрупа остаточного оцінювання запропонованих ідей;
· на етапі генерації ідей заборонені будь-які критичні зауваження і оцінки; кожна пропозиція фіксується;
· неодмінною умовою «штурму» є оптимізм, впевненість у позитивному результаті;
· етап – висування ідей – може бути проведений у два-три періоди по 7-10 хвилин; групи критики, захисту й оцінювання після кожного періоду приймають рішення і занотовують їх до протоколу;
· на прикінцевому етапі критика заборонена, висловлюються лише пропозиції щодо розвитку найбільш оригінальних ідей і їх практичної реалізації; ведучий узагальнює результати творчої роботи, називаючи ідеї і способи розв’язання поставлених завдань.