Поняття документа. Призначення ділових паперів, їх класифікація.

Мовні засоби офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль має специфічні мовні засоби (лексичні, морфологічні, синтаксичні).

Об’єктивна констатація фактів вимагає вживання слів у прямому значенні, які повинні точно й чітко називати поняття, явища. Образність у документах відсутня. Для текстів офіційно-ділового стилю характерна власна канцелярська лексика, що майже не використовується в інших сферах спілкування: вищезазначений, висунути пропозицію, поставити до відома та ін. У документах багато термінів, інтернаціоналізмів. Часто трапляються абревіатури (назви установ, організацій, служб).

Морфологічними особливостями офіційно-ділових текстів є широке використання неозначеної форми та наказового способу дієслів (внесено пропозиції, ухвалили, наказую, подати висновки). У розпорядчій документації переважають інфінітивні форми дієслова: затвердити, зобов’язати, доповісти. Віддієслівні іменники застосовуються частіше, аніж дієслова: виконання, утворення, збереження, розв’язання тощо.

Особливостями синтаксичної організації текстів документів є те, що в них переважають пасивні конструкції (обговорюється питання, перерозподіляється прибуток). Поширені дієприкметникові та дієприслівникові звороти. Нормою є вживання стереотипних конструкцій (у зв’язку з тим, що; зважаючи на викладене вище; відповідно до …; згідно з…) та усталених словосполучень (взяти до уваги; довести до відома; таким чином; ми, що нижче підписались…). Традиційним є прямий порядок слів: підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення – перед означуваним словом, неузгоджене – одразу після означуваного слова, додаток – після керуючого слова). Офіційно-ділові тексти поділяються на абзаци, пункти, підпункти.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ – засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, сферах життя. Вони мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемним доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Діяльність, яка охоплює питання організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називається діловодством.

Усі документи класифікують за такими ознаками:

1) за найменуванням (заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки тощо);

2) за походженням – службові (офіційні) та особисті:

службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються в установленому порядку;

особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

3) за місцем виникнення – внутрішні та зовнішні:

внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи, де їх складено;

зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

4) за призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

5) за напрямком – вхідні й вихідні;

6) за формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

стандартні – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

7) за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові;

звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

термінові – зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

дуже термінові документи мають позначення “дуже терміново”;

8) за ступенем гласності – секретні й несекретні;

9) за стадіями створення – оригінали, копії та виписки (витяги):

оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

копія – це точне відтворення оригіналу;

виписка (витяг) – відтворення частини документа;

10) за складністю (кількістю відображених питань) – прості та складні:

прості – відображають одне питання;

складні – відображають декілька питань.

11) за строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

12) за технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;

13) за носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.