Повинен знати
Права
Права
Кадрова служба має право:
1. Перевіряти і контролювати дотримання в структурних підрозділах правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю, використання працівників відповідно до їх спеціальності, професії, кваліфікації.
2. Одержувати в установленому порядку від посадових осіб підприємства та керівників структурних підрозділів необхідні дані та документи з питань, що належать до компетенції служби.
3. Брати участь у нарадах та інших заходах з питань роботи з персоналом, що проводяться на підприємстві, скликати наради з питань, що належать до компетенції кадрової служби.
4. Вносити керівництву підприємства пропозиції з питань удосконалення роботи з персоналом, форм стимулювання працівників.
5. Давати роз’яснення, рекомендації, вказівки, що входять до компетенції кадрової служби.
6. Брати участь у розробленні і вдосконаленні організаційної структури та штатного розпису підприємства.
7. Самостійно вести листування з питань добору, навчання персоналу, а також з інших питань, що входять до компетенції кадрової служби і не потребують узгодження з керівником підприємства.
8. Представляти інтереси підприємства з питань, що входять до компетенції кадрової служби, в органах державної влади, а також на інших підприємствах, в установах, організаціях.
9. Вносити пропозиції щодо заохочення за успіхи в роботі та застосування заходів дисциплінарного впливу за порушення працівниками трудової дисципліни і правил внутрішнього трудового розпорядку.
Відповідальність
Кадрова служба несе колективну відповідальність*** за:
1. Невчасне і неналежне виконання покладених на неї завдань і функцій.
2. Невикористання в повній мірі наданих їй прав.
3. Недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на кадрову службу.
4. Недостовірність відомостей, статистичної звітності та інформації з питань, що належать до компетенції кадрової служби.
Взаємовідносини з іншими підрозділами
Кадрова служба взаємодіє:
1. З іншими структурними підрозділами підприємства з питань:
1.1. Отримання:
— заявок на працівників;
— пропозицій щодо заохочення працівників;
— матеріалів щодо застосування до працівників заходів дисциплінарного впливу за порушення трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;
— пропозицій щодо графіка відпусток та конкретних дат надання відпусток працівникам відповідно до затвердженого графіка.
1.2. Надання:
— копій наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників;
— затвердженого графіка відпусток та копій наказів про внесення змін до графіка (якщо такі зміни відбулися);
— виписок з плану підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.
2. З бухгалтерією з питань:
2.1. Отримання:
— довідок про заробітну плату для оформлення пенсійних справ;
— відомостей для складання та видачі довідок працівниками на їхню вимогу про роботу на підприємстві, займану посаду і розмір заробітної плати.
2.2. Надання:
— наказів про прийняття, переведення, звільнення, надання відпусток та заохочення працівників;
— проектів наказів про прийняття, переведення та звільнення матеріально відповідальних осіб;
— табеля обліку робочого часу (якщо облік робочого часу є функцією кадрової служби);
— графіка відпусток (наказів про внесення змін до нього);
— листків тимчасової непрацездатності до оплати;
3. З відділом організації праці та заробітної плати з питань:
3.1. Отримання:
— штатного розпису;
— розрахунків потреби в робітниках та спеціалістах.
3.2. Надання:
— відомостей про прийняття, переведення і звільнення працівників;
— інформації про облікову чисельність працівників;
— даних про плинність кадрів.
4. З відділом підготовки персоналу з питань:
4.1. Отримання:
— розрахунків потреби у кваліфікованих працівниках за окремими посадами, спеціальностями, професіями;
— інформації щодо кандидатур на посади викладачів та інструкторів.
4.2. Надання:
— даних про якісний склад керівників, професіоналів, спеціалістів, службовців і робітників;
— пропозицій щодо складу кваліфікаційних (атестаційних) комісій;
— графіків направлення працівників до навчальних закладів підвищення кваліфікації;
— списків працівників, які навчаються в навчальних закладах І–ІV рівня акредитації (заочна та вечірня форма навчання);
— планів проведення занять, інформації про терміни навчання;
— результатів підсумкових іспитів, кваліфікаційних проб тощо.
5. З юридичним відділом (юрисконсультом) з питань:
5.1. Отримання:
— інформації про зміни в трудовому законодавстві, законодавстві про соціальне забезпечення, інших нормативно-правових актах;
— роз’яснень щодо чинного законодавства й порядку його застосування.
5.2. Надання:
— проектів трудових договорів, контрактів (якщо є підстави для їх застосування);
— заявок на пошук необхідних нормативно-правових актів;
— наказів для візування.
Керівник кадрової служби
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
Узгоджено:
Заступник керівника підприємства
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
Керівник відділу організації праці та заробітної плати
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
Головний бухгалтер
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
Керівник відділу підготовки персоналу
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
Керівник юридичного відділу (юрисконсульт)
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
______________
2. Посадові інструкції працівників кадрових служб
Посадові (робочі) інструкції розробляються, погоджуються і затверджуються в тому самому порядку, що й положення про структурний підрозділ.
Посадові інструкції мають статус нормативного документа, вони чітко визначають вимоги до конкретних посадових осіб, забезпечують раціональний розподіл обов’язків між працівниками, уможливлюють об’єктивне оцінювання їхньої діяльності і є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.
Вимоги посадових інструкцій враховують під час прийняття (наймання) працівників на роботу, їхньої атестації, притягнення до дисциплінарної відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо.
Під час розроблення посадових (робочих) інструкцій має бути забезпечено єдиний підхід до викладення змісту, структури розділів, побудови і послідовності їх розташування. Посадові (робочі) інструкції мають містити повний перелік завдань та обов’язків, повноважень, відповідальності, зокрема щодо охорони праці, безпечного ведення робіт та екологічної безпеки, у разі потреби — відповідні пояснення. Усі терміни мають бути чітко визначені.
У заголовку посадової (робочої) інструкції зазначається назва посади (професії), що має відповідати професійній назві роботи чинного Класифікатора професій ДК 003:2005.
Якщо структура відповідного підрозділу передбачає кілька однакових посад, до назви конкретної посади можуть бути додані уточнювальні (похідні) слова, котрі відображають напрямок діяльності (спеціалізацію), наприклад: «Провідний економіст», «Старший інспектор», «Перший помічник прокурора», або зазначають категорію «Інженер з підготовки кадрів І категорії».
Застереження:
Прізвище, ім’я, по батькові працівника в заголовку посадової інструкції не зазначаються.
Посадові інструкції складаються з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою».
У робочих інструкціях розділів «Загальні положення», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією» може й не бути.
Розділ «Загальні положення» має містити дані про категорію працівника, порядок його прийняття та звільнення з посади, підпорядкування, перелік документів, якими працівник повинен керуватися у своїй роботі, тощо.
За потреби в розділі зазначається, що працівник є посадовою особою з ненормованим робочим днем або на працівника покладається матеріальна відповідальність (у випадках, передбачених чинним законодавством).
Розділ «Завдання та обов’язки» розкриває зміст робіт, які повинен виконувати працівник. Під час його складання використовують кваліфікаційну характеристику, що міститься в Довіднику. У робочій інструкції цей розділ має містити характеристику робочого місця.
Водночас, оскільки кваліфікаційні характеристики за Довідником містять лише основні або типові завдання та обов’язки, посадові (робочі) інструкції можна доповнювати роботами, передбаченими статутами, регламентами, технологічними картами, інструкціями та іншими нормативними документами підприємства.
У розділі «Права» визначаються делеговані працівникові права, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов’язків. На практиці:
а) керівник має право: вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи структурного підрозділу; за дорученням керівника підприємства чи заступника керівника з відповідного напрямку роботи представляти в межах компетенції від імені підприємства структурний підрозділ на інших підприємствах, в установах, організаціях, органах державної влади; брати участь у нарадах, семінарах, конференціях та проводити їх з питань, що належать до компетенції структурного підрозділу; вносити пропозиції щодо переведення працівників, їх морального і матеріального заохочення, застосування до них заходів дисциплінарного впливу тощо;
б) працівник має право: за дорученням керівника структурного підрозділу представляти від імені підприємства структурний підрозділ на інших підприємствах, в установах, організаціях, органах державної влади з питань, що належать до компетенції підрозділу; вирішувати з керівниками структурних підрозділів підприємства питання, покладені на працівника посадовою інструкцією; брати участь у колегіальному вирішенні питань діяльності структурного підрозділу, вносити пропозиції щодо поліпшення роботи на дорученій ділянці тощо.
Розділ «Відповідальність» обумовлює особисту відповідальність працівника за виконання посадових обов’язків (робіт). При цьому керівник структурного підрозділу, крім зазначеного, несе персональну відповідальність за наслідки прийнятих ним рішень, що виходять за межі його повноважень, визначених чинним законодавством, статутом підприємства, іншими нормативно-правовими актами, а також за використання майна та коштів підприємства у власних інтересах або в інтересах, протилежних інтересам власника підприємства.
Розділ «Повинен знати» обумовлює вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, передбачені Довідником, а також додаткові вимоги з урахуванням специфіки діяльності підприємства.
Розділ «Кваліфікаційні вимоги» має містити норми кваліфікаційної характеристики за Довідником. У разі потреби ці норми можуть бути підвищені (розширені).
Розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою (професією)» розкриває взаємовідносини (зв’язки) працівника з іншими працівниками підрозділу (інших підрозділів), умови заміщення в разі відсутності тощо.
Посадова (робоча) інструкція є постійно діючим нормативним документом. До неї можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу обов’язків, скорочення штату та в інших випадках), але лише на підставі наказу, з яким працівника, що обіймає посаду, потрібно ознайомити не пізніше як за два місяці до внесення зазначених змін (доповнень).
У разі зміни назви підприємства, підрозділу, посади до посадової інструкції вносять відповідні зміни і знову затверджують її.
Оригінал затвердженої посадової інструкції зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка виконує її функції). Копії посадової інструкції, засвідченої в установленому порядку, видаються працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу.
Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією здійснюється в порядку, встановленому на підприємстві. Зазвичай він ставить підпис у журналі ознайомлення працівників з нормативними документами підприємства або в листку ознайомлення з посадовою інструкцією, який долучають до інструкції.
Посадові (робочі) інструкції зберігаються за місцем затвердження постійно, в інших організаціях, установах, підприємствах — три роки після заміни новими.
Додаток 2
(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
назва посади
ЗАТВЕРДЖУЮ
посада керівника
підпис ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
1. Загальні положення
1.1. назва посади, підрозділу належить до категорії зазначається відповідно до ДК 003:2005.
1.2. назва посади, підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади наказом посада керівника підприємства з дотриманням вимог чинного законодавства.
1.3. назва посади, підрозділу безпосередньо підпорядкований назва посади заступника керівника підприємства з відповідного напряму діяльності, посада керівника підрозділу .
1.4. назва посади, підрозділу у своїй діяльності керується чинним законодавством України, наказами і розпорядженнями керівника підприємства, посадовою інструкцією та дорученнями назва посади керівника відповідного рівня .
2. Завдання та обов’язки
назва посади
Далі розкривається зміст робіт, які відповідають посаді згідно з функціями підрозділу.
Наприклад:
«1. Надає консультаційні послуги…
2. Розробляє пропозиції щодо…
3. Відстежує стан…»
назва посади має право:
3.1. За дорученням керівника відділу (іншої посадової особи) забезпечувати…
3.2. За дорученням керівника відділу (іншої посадової особи) представляти від імені підприємства структурний підрозділ в інших підприємствах з питань компетенції структурного підрозділу.
3.3. Брати участь у…
4. Відповідальність
назва посади несе відповідальність:
4.1. За невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків, що передбачені цією посадовою інструкцією.
4.2. За недостовірність даних, які подаються керівництву підприємства, органам державної влади.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії.
4.4. За розголошення відомостей, що є комерційною таємницею.
4.5. За завдану підприємству матеріальну шкоду.
4.6. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності…
назва посади повинен знати зазначаються законодавчі та інші документи
6. Кваліфікаційні вимоги
На посаду назва посади, підрозділу призначається особа, яка має зазначається освіта (повна або базова вища) та освітньо-кваліфікаційний рівень (магістр, спеціаліст, бакалавр), напрямок підготовки відповідно до Довідника та стаж роботи за професією зазначається відповідно до Довідника.
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою
7.1. назва посади співпрацює з зазначається структурний підрозділ (посадова особа) підприємства .
7.2. За відсутності назва посади його обов’язки виконує інша посадова особа, яка призначається в установленому порядку, з набуттям відповідних прав і відповідальності за неналежне виконання покладених на неї обов’язків.
Керівник кадрової служби
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
Узгоджено:
Заступник керівника підприємства
(за розподілом обов’язків)
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
Керівник юридичного відділу (юрисконсульт)
Підпис
Ініціали, прізвище
«__» ___________ 20__ р.
3. Організація праці співробітників кадрових служб. Кадрова служба товариств споживчої кооперації
З метою регламентації діяльності структурних підрозділів та визначення їх місця в організаційній структурі підприємства власник або уповноважений ним орган повинен розробити, затвердити і застосовувати положення про кожен з них. За своїм статусом положення про структурний підрозділ є внутрішнім нормативним документом, на підставі якого організовують повсякденну діяльність структурного підрозділу, оцінюють результати роботи, складають посадові інструкції, визначають завдання, функції, права та обов’язки, а головне — відповідальність працівників.
Положення про структурний підрозділ підприємства, як правило, розробляє керівник підрозділу або робоча група спеціалістів у галузі управління, трудового права та відповідного напрямку діяльності підприємства.
Проект положення підписується керівником структурного підрозділу (членами робочої групи), погоджується із заступником керівника підприємства відповідного напрямку роботи, керівниками структурних підрозділів або посадовими особами, з якими взаємодіє цей підрозділ, та затверджується керівником підприємства в порядку, встановленому для затвердження нормативних документів (грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ»).
Після затвердження один примірник положення про структурний підрозділ зберігається в керівника підрозділу, другий — у кадровій службі.
Положення про структурні підрозділи тих підприємств, установ, організацій, документи яких надходять до державних архівів, зберігаються постійно, а тих, документи яких не надходять до державних архівів, — три роки після заміни новими.
У разі перерозподілу функцій між структурними підрозділами у зв’язку з реорганізацією (зміною структури) підприємства зміни (доповнення) до положення про структурний підрозділ може бути внесено тільки наказом керівника підприємства.
Положення про структурний підрозділ замінюється та заново затверджується в разі зміни назви підприємства або підрозділу.
Положення про будь-який структурний підрозділ складається з таких розділів.
1. «Загальні положення». У розділі має бути зазначено: точну назву структурного підрозділу та його місце в організаційній структурі підприємства (правовий статус); порядок створення і ліквідації; структуру; підпорядкування; посаду керівника структурного підрозділу та порядок його заміщення в разі відсутності; порядок призначення та звільнення працівників підрозділу; порядок внесення змін і доповнень до положення; перелік основних нормативно-правових документів та інструкцій, якими має керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.
Застереження:
У розділі не зазначають кваліфікаційних вимог до керівника структурного підрозділу, оскільки вони обумовлюються його посадовою інструкцією.
2. «Завдання». Розділ має містити формулювання основних завдань (напрямків діяльності) структурного підрозділу.
3. «Функції». У розділі всебічно характеризується діяльність структурного підрозділу і ступінь його самостійності у вирішенні тих чи інших питань, пов’язаних із виконанням основних завдань (забезпеченням напрямків діяльності).
4. «Права». Розділ має містити перелік прав, наданих структурному підрозділу, необхідних для реалізації покладених на нього функцій.
5. «Відповідальність». У розділі перелічуються основні позиції, за якими працівники структурного підрозділу несуть колективну відповідальність за невиконання покладених на підрозділ завдань і функцій, невикористання наданих йому прав, за недостовірність даних у документації, яку веде структурний підрозділ, тощо.
Застереження:
Індивідуальна відповідальність працівників структурного підрозділу за невчасне і неякісне виконання посадових обов’язків, порушення трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку і т. ін. встановлюється посадовими інструкціями.
6. «Взаємовідносини з іншими підрозділами». У розділі визначається коло службових взаємовідносин структурного підрозділу з іншими підрозділами підприємства, а також сторонніми організаціями з питань, які належать до його компетенції, зокрема щодо отримання (надання) інформації, погодження документів, спільного виконання роботи і т. д.
У Додатку 1 наведено зразок положення про кадрову службу. Хочемо підкреслити, що це лише зразок, який може бути значно доповнений з урахуванням специфіки діяльності конкретного структурного підрозділу.
Згідно з вимогами чинного законодавства і на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — Довідник), з урахуванням особливостей штатного розпису, а також за наявності положень про структурні підрозділи власник підприємства або уповноважений ним орган розробляє і затверджує посадові інструкції (Додаток 2). У разі потреби розробляються робочі інструкції для технічних робітників і службовців.