Місце документа в процесі управління

У діяльності будь-якої організації важливе місце займає ро­бота з документами, які необхідно одержувати ззовні, готувати всередині організації, реєструвати, передавати працівникам, кон­тролювати виконання, вести довідкову роботу, зберігати тощо. Організація роботи з документами є важливою складовою части­ною процесів управління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу і якість управління.

Якщо в установі процес діловодства організований раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату уп­равління.

Документ – це сукупність трьох складових:

1. Фізична реєстрація інформації.

2. Форма подання інформації.

3. Активізація певної діяльності.

Слід звернути увагу, на те, що форма документа тісно пов'язана з характером подальшої діяльності, вона породжує не­обхідність документів (рис.2.1).

Рис. 2.1. Представлення документа як сукупності інформації,

форми і діяльності

Управління документами (document management) передбачає, що кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, забезпечується ефективне зберігання і об­робка.

Аналіз потоків інформації дає змогу перейти до створення інформаційної моделі, яка відображає технологію підготовки і маршруту документів, формування показників, а також взаємозв'язок між різними підрозділами і особами, що беруть участь и обробці та використанні інформації.

Визначивши документ як інструмент розподілу функцій між працівниками, розглянемо декілька типів функціональної взаємодії:

1. Найпростіша модель від одного до одного. Типовий приклад організації праці це робочі нотатки, які робляться для себе працівником, або користування органайзером. При цьому відбувається розмежування функцій управлінця і ви­конавця.

2. Наступна функціональна модель - від одного до багатьох.

Далі можна ускладнювати моделі, збільшуючи кількість до­кументів і виконавців. Однак як найбільш важливу характеристи­ку документа виділимо його функціональність, тобто можливість використати один і той же документ у декількох функціях. Ця властивість дозволив не примножувати кількість видів доку­ментів на підприємстві. В той же час саме ця властивість викори­стовується в основній функції системи управління контролі.