Електронна обробка документів

Лекція 3. Інформаційні технології

Слово «технологія» походить від давньогрецького й означає майстерність, «мистецтво робити речі». У промисловості це поняття трактується таким чином:

· Технологія - це комплекс інженерних знань, реалізованих у прийомах праці, і способах об'єднання виробничих процесів, для створення продукту чи послуги.

З цього погляду «інформаційні технології» можна розуміти як способи застосування (використання) комп'ютерних систем на підприємствах, чи як уміння виділяти корисний інформаційний «сигнал» із загального інформаційного «шуму». ЮНЕСКО характеризує інформаційні технології таким чином:

Інформаційна технологія- це комплекс наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і збереженням інформації за допомогою обчислювальної техніки, а також пов'язані з цим соціальні, економічні і культурні проблеми.

Таким чином, інформаційна технологія може розглядатися як спосіб організації роботи інформаційної системи, а сама інформаційна система як технічне середовище для реалізації інформаційної технології.

Інформаційні технології (ІТ) можна класифікувати по ряду ознак, зокрема, у таблиці 1 дана їхня класифікація по ступеню підтримки задач управління в автоматизованих системах.

Таблиця 1. Класифікація інформаційних технологій

Історично першою ІТ була технологія електронної обробки документів або безпаперова інформаційна технологія, коли комп'ютери використовувалися в рамках традиційних схем управління для автоматизованої обробки первинних документів і розв’язання окремих задач обліку. До первинних документів відносяться різні листи, акти, журнали обліку, відомості, описи, накладні, табелі, накази і т.д. На основі первинних документів складаються зведені документи, у які заносяться дані з первинних документів.

Як встановлено, в системі автоматизованого збирання й об­робки інформації важливу роль виконує безпаперова інформа­ційна технологія.

Безпаперова інформаційна технологія — це така технологія автоматизованого збирання та обробки, зберігання й видачі ін­формації, при якій можна своєчасно (у ритмі виробництва) і в по­вному обсязі (в інформаційному плані) забезпечувати (тобто ін­формувати) єдиною вірогідною та об'єктивно необхідною, зібра­ною з одного джерела інформацією всіх користувачів (від робіт­ника до директора) з видаванням її на екрані ПЕОМ, тобто без паперу. При цьому така вірогідна інформація може використову­ватися не лише менеджерами при виробленні та прийнятті упра­влінських рішень, а й фахівцями для бухгалтерського обліку, складання зведеної бухгалтерської та статистичної звітності, ана­лізу виробничо-господарської та іншої діяльності і т. ін.

Передумовою організації безпаперової інформаційної техно­логії для збирання первинної інформації в ритмі виробництва й забезпечення релевантною інформацією користувачів у такому ж ритмі є наявність комплексів АРМ (технічних працівників, фахі­вців і менеджерів усіх рівнів), які об'єднанні мережею, а також відповідного програмного забезпечення. Інформаційну базу в цьо­му разі складає розподілена база даних з централізованою ПЕОМ (сервер), у якій містяться, крім основних, масиви бібліотеки опи­саних форм первинних і вихідних доку­ментів, типових листів-заготовок текстів, а також регламентуючої інформації.

Тож безпаперова інформаційна технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (каналами зв'язку) та обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх суку­пності), що видається користувачеві на екран ПЕОМ.

Для такої технології характерні:

• праця користувача на ПЕОМ у режимі маніпулювання (не програмування) даними. Користувач діє через засоби вводу і бачить через засоби виводу, але не знає, як відбуваються ці процеси;

• прохідна (наскрізна) інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення й захисту інформації;

• безпаперовий процес збирання первинної інформації, а також наступна обробка цієї інформації, при якому на папері фіксується (за потребою) лише остаточний варіант розрахунків у вигляді доку­мента, а проміжні версії та необхідні дані записані на машинні носії і доводяться до відома користувача через екран ПЕОМ;

• інтерактивний (діалоговий) режим розв'язування задачі (одер­жання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача;

• можливість колективного виконання документів на основі об'єднаної каналами зв'язку групи ПЕОМ, які працюють в одно­му й тому самому режимі;

• можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі розв'язування задачі або при віднаходженні потрібних показників.

Перевага зазначеного способу організації збору й обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за безпаперовою інформаційною технологією порівняно з традиційним полягає ось у чому:

• вірогідна інформація про виробничо-господарські та інші процеси і явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробни­цтва (масова інформація), так і традиційними способами (немасові документи) і таким чином відображає в базі (базах) даних стан об'єкта управління чи окремої предметної області (відповідну інформаційну модель) на кожен даний момент і за будь-який проміжок часу;

• користувачі різних рівнів мають змогу одержувати вірогідну та об'єктивно необхідну для управління й інших цілей інформа­цію не лише в оперативному порядку згідно з регламентом, а й за запитом;

• інформація, що одноразово збирається в ритмі виробництва й надходить до єдиної бази (баз) даних, є єдиною (оскільки форму­ється одноразово і з єдиних джерел) для всіх користувачів, які використовують її для виконання своїх посадових обов'язків. У такому разі реальним є те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один — господарський;

• відсутні (в принципі) паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, оскільки потрібні кожному кори­стувачеві дані цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, установлений на його робочому місці;

• на екран ПЕОМ надходить лише така інформація, яка об'єк­тивно потрібна для вироблення та прийняття конкретного управ­лінського рішення, і здебільшого – у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно заносять усі показники, що повністю чи частково характеризують процеси й операції, які відбуваються на об'єкті управління;

• при складанні зведеної звітності дані друкуються не лише на паперовий носій, а й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації вищого рівня, Наявність каналів зв'язку дає змогу записану на машинно­му носії інформацію передавати до цих організацій автоматично.