Засоби і заходи паблік рилейшнз у взаєминах із громадськістю
Для прямих взаємин із громадськістю переважно використовуються засоби і заходи паблік рілейшнз, які підлягають контролю з боку організації.
Лист – короткий текст, розміром в 1-2 сторінки, призначений для повідомлення про що-небудь, спілкування з кимось на відстані, а також відповідна поштова кореспонденція.
Листи бувають діловими і особистими (формальними і неформальними). Який лист обрати для передання інформації, – залежить від поставлених цілей і встановлених стосунків між відправником і одержувачем інформації. Проте кожен лист починається з особистого звернення до адресата.
Примак Т.О., автор посібника “ Паблік рилейшнз у бізнесі”, виділяє настіпні види ділових листів (див. табл. 7)
Таблиця 7
Вид | Цілі | Коментар | ||
Інформативний | Повідомити про запланований захід або про нові прийняті рішення, які важливі для адресата. | Такі листи прямолінійні і прозорі, і не завжди вимагають відповіді адресата. | ||
Новинний | Регулярне інформування цільових аудиторій (акціонерів, споживачів, партнерів) про зміни, нововведення, пошуки і результати діяльності організації. | Не вимагають відповіді адресата. | ||
Рекомендаційний | Свідоцтво особистої оцінки успіхів однієї людини іншою. | Якщо підпис людини, яка написала такий лист, завірена печаткою організації – лист приймає офіційний характер. У листі викладаються тільки відомі автору факти щодо рекомендованої особи. | ||
Супровідний | Надати перелік усіх документів і матеріалів, які подаються. | Такий лист завершується проханням повідомити про те, що пакет документів отриманий адресатом. | ||
Лист-заява | Однозначно заявити підприємству про своє ставлення до явища, яке сьогодні хвилює або все суспільство, або його громадськість. | Жорсткий, прямий тон. | ||
Лист-прохання | Висловити підприємством прохання про допомогу. | Такі листи підписує перша особа підприємства. | ||
Інформативний реліз – те саме, що і лист, тільки не має особистого характеру. Серед них виділяються:
- бізнес-релізи;
- спеціальні релізи для споживачів з інформацією про товар;
- фінансовий реліз, спрямований на акціонерів.
Запрошення – письмове або усне прохання конкретної особи прийти кудись, зробити щось . В основному друкується на листівках і доставляється в конвертах поштою або кур’єром.
Проспект, буклет, брошура, листівка, заявка, пропозиція належать до друкованої продукції, яка видається організацією для поширення інформації про свою діяльність серед цільових аудиторій.
Промови і виступи – публічний виступ перших осіб підприємства перед громадськістю з метою її інформування про події, які відбуваються на ньому, озвучення певних позицій, представлення тощо.
Основні принципи побудови промов:
· лаконічність;
· забезпечення контакту з аудиторією;
· гумор;
· хороша побудова мови, дикція;
Структура промови: вступ, основна частина, висновки.
Для побудови промови потрібно:
· мати інформацію про місце, час, склад аудиторії;
· знати мету виступу – інформувати, переконати, поздоровити, розважити;
· у тексті використовувати короткі зрозумілі фрази;
· не давати велику кількість статистичної інформації і спеціальної термінології.
Проведення переговорів – спілкування зацікавлених осіб, обговорення з метою з’ясування думок, настроїв сторін або укладення угоди.
Для їх ефективного проведення потрібно:
1. Прийняти рішення, чи потрібні вони взагалі.
2. Визначитися з тим, що потрібно отримати і якою ціною.
3. Підшукати альтернативні рішення, якщо переговори вийдуть невдалими.
4. Зібрати інформацію про учасників переговорів та ситуацію, яка склалася.
Успіх переговорів передусім залежить від того:
ü як люди представляються один одному у прямому і переносному значенні;
ü яким чином вони здобувають довіру один до одного;
ü як звертаються: агресивно, недбало, зацікавлено тощо;
ü яку стратегію переговорів (домінанти, взаємних компромісів, маніпулювання) обрав кожен із учасників;
ü які критерії і аргументи використовуються, якими методами досягається взаємна угода;
ü яка технологія використовується для виходу із небажаних становищ.
Часто під час переговорів партнером використовується ряд прийомів (табл.8), які спрямовані на отримання для нього найвищої переваги, відмежування від співбесідника. В основному вони орієнтовані на виклик психологічної нерівноваги, збентеження, внаслідок чого людина перестає себе контролювати, може наробити помилок і не здатна досягти поставленої мети переговорів. Отже важливим аспектом є внутрішня готовність комунікатора до використання подібних прийомів і його адекватна реакція на них.
Таблиця 8 .
Прийоми виклику психологічної нерівноваги співбесідника
Прийом | Контрприйом |
Завищення вимог | Аргументований показ нереальності висунутих вимог. |
Викривлення інформації. Використовується тоді, коли партнер впевнений у тому, що його не перевірятимуть. | Залучення до переговорів третьої, менш компетентної особи. |
Зондування позиції співрозмовника. Здійснюється через знайомих або під час приватних бесід напередодні. | Не довіряти нікому стратегічно важливу інформацію. |
Залякування | Реагувати на загрози тільки у тому разі, якщо вони реальні. |
Імітація прав і повноважень. Переговори веде неуповноважена особа. | Переконатися, що протилежна сторона уповноважена вести переговори. |
Статусний тиск. Переговори розпочинає вести людина рангом нижча або прозоро натякують, що співбесідник „не та людина” для ведення переговорів. | У будь-якій доступній формі дати зрозуміти, що спільна вигода може бути втрачена. |
Явні або приховані загрози | Витривалість. |
Затягування переговорів | Обговорити сам факт затягування переговорів. |
Питання для самоконтролю:
1.Що є основою для розробки будь-яких заходів та засобів паблік рилейшнз?
2. Який інструментарій належить до засобів і заходів паблік рилейшнз?
3. Назвіть основні види ділових листів?
4. Розкрийте сутність інформативного релізу?
5.Від чого залежить ефективність проведення переговорів?