Засоби і заходи паблік рилейшнз у взаєминах із громадськістю

 

Для прямих взаємин із громадськістю переважно використовуються засоби і заходи паблік рілейшнз, які підлягають контролю з боку організації.

Лист – короткий текст, розміром в 1-2 сторінки, призначений для повідомлення про що-небудь, спілкування з кимось на відстані, а також відповідна поштова кореспонденція.

 

Листи бувають діловими і особистими (формальними і неформальними). Який лист обрати для передання інформації, – залежить від поставлених цілей і встановлених стосунків між відправником і одержувачем інформації. Проте кожен лист починається з особистого звернення до адресата.

 

Примак Т.О., автор посібника “ Паблік рилейшнз у бізнесі”, виділяє настіпні види ділових листів (див. табл. 7)

 

 

Таблиця 7

Вид Цілі Коментар
Інформативний Повідомити про запланований захід або про нові прийняті рішення, які важливі для адресата. Такі листи прямолінійні і прозорі, і не завжди вимагають відповіді адресата.
Новинний Регулярне інформування цільових аудиторій (акціонерів, споживачів, партнерів) про зміни, нововведення, пошуки і результати діяльності організації. Не вимагають відповіді адресата.
Рекомендаційний Свідоцтво особистої оцінки успіхів однієї людини іншою. Якщо підпис людини, яка написала такий лист, завірена печаткою організації – лист приймає офіційний характер. У листі викладаються тільки відомі автору факти щодо рекомендованої особи.
Супровідний Надати перелік усіх документів і матеріалів, які подаються. Такий лист завершується проханням повідомити про те, що пакет документів отриманий адресатом.
Лист-заява Однозначно заявити підприємству про своє ставлення до явища, яке сьогодні хвилює або все суспільство, або його громадськість. Жорсткий, прямий тон.
Лист-прохання Висловити підприємством прохання про допомогу. Такі листи підписує перша особа підприємства.
         

 

Інформативний реліз – те саме, що і лист, тільки не має особистого характеру. Серед них виділяються:

- бізнес-релізи;

- спеціальні релізи для споживачів з інформацією про товар;

- фінансовий реліз, спрямований на акціонерів.

 

Запрошення – письмове або усне прохання конкретної особи прийти кудись, зробити щось . В основному друкується на листівках і доставляється в конвертах поштою або кур’єром.

Проспект, буклет, брошура, листівка, заявка, пропозиція належать до друкованої продукції, яка видається організацією для поширення інформації про свою діяльність серед цільових аудиторій.

Промови і виступи – публічний виступ перших осіб підприємства перед громадськістю з метою її інформування про події, які відбуваються на ньому, озвучення певних позицій, представлення тощо.

Основні принципи побудови промов:

· лаконічність;

· забезпечення контакту з аудиторією;

· гумор;

· хороша побудова мови, дикція;

Структура промови: вступ, основна частина, висновки.

Для побудови промови потрібно:

· мати інформацію про місце, час, склад аудиторії;

· знати мету виступу – інформувати, переконати, поздоровити, розважити;

· у тексті використовувати короткі зрозумілі фрази;

· не давати велику кількість статистичної інформації і спеціальної термінології.

 

Проведення переговорів – спілкування зацікавлених осіб, обговорення з метою з’ясування думок, настроїв сторін або укладення угоди.

Для їх ефективного проведення потрібно:

1. Прийняти рішення, чи потрібні вони взагалі.

2. Визначитися з тим, що потрібно отримати і якою ціною.

3. Підшукати альтернативні рішення, якщо переговори вийдуть невдалими.

4. Зібрати інформацію про учасників переговорів та ситуацію, яка склалася.

Успіх переговорів передусім залежить від того:

ü як люди представляються один одному у прямому і переносному значенні;

ü яким чином вони здобувають довіру один до одного;

ü як звертаються: агресивно, недбало, зацікавлено тощо;

ü яку стратегію переговорів (домінанти, взаємних компромісів, маніпулювання) обрав кожен із учасників;

ü які критерії і аргументи використовуються, якими методами досягається взаємна угода;

ü яка технологія використовується для виходу із небажаних становищ.

Часто під час переговорів партнером використовується ряд прийомів (табл.8), які спрямовані на отримання для нього найвищої переваги, відмежування від співбесідника. В основному вони орієнтовані на виклик психологічної нерівноваги, збентеження, внаслідок чого людина перестає себе контролювати, може наробити помилок і не здатна досягти поставленої мети переговорів. Отже важливим аспектом є внутрішня готовність комунікатора до використання подібних прийомів і його адекватна реакція на них.

 

Таблиця 8 .

 

Прийоми виклику психологічної нерівноваги співбесідника

Прийом Контрприйом
Завищення вимог Аргументований показ нереальності висунутих вимог.
Викривлення інформації. Використовується тоді, коли партнер впевнений у тому, що його не перевірятимуть. Залучення до переговорів третьої, менш компетентної особи.
Зондування позиції співрозмовника. Здійснюється через знайомих або під час приватних бесід напередодні. Не довіряти нікому стратегічно важливу інформацію.
Залякування Реагувати на загрози тільки у тому разі, якщо вони реальні.
Імітація прав і повноважень. Переговори веде неуповноважена особа. Переконатися, що протилежна сторона уповноважена вести переговори.
Статусний тиск. Переговори розпочинає вести людина рангом нижча або прозоро натякують, що співбесідник „не та людина” для ведення переговорів. У будь-якій доступній формі дати зрозуміти, що спільна вигода може бути втрачена.
Явні або приховані загрози Витривалість.
Затягування переговорів Обговорити сам факт затягування переговорів.

 

Питання для самоконтролю:

1.Що є основою для розробки будь-яких заходів та засобів паблік рилейшнз?

2. Який інструментарій належить до засобів і заходів паблік рилейшнз?

3. Назвіть основні види ділових листів?

4. Розкрийте сутність інформативного релізу?

5.Від чого залежить ефективність проведення переговорів?