Дипломатичне листування

Дипломатичне листування – сукупність найрізноманітнішої офіційної кореспонденції та документації дипломатичного характеру, за допомогою якої здійснюються зносини між державами – одна з основних форм зовнішньополітичної та дипломатичної діяльності держави.

Спілкування між державами в письмовій формі здійснюється від імені глав держави, уряду, відомства закордонних справ, різних державних та громадських установ і організацій чи їх голів, дипломатичних представництв і окремих дипломатів.

Види дипломатичного листування:

а) послання;

б) телеграма;

в) лист;

г) нотне листування;

ґ) декларація;

д) заява;

є) відозва;

є) офіційне повідомлення інформаційного агентства. Найчастіше застосовуються: вербальна, особиста ноти, пам'ятні записки, меморандуми, приватні листи напівофіційного характеру.

ВЕРБАЛЬНА НОТА – найпоширеніший нині документ. Міністерство закордонних справ і посольства ведуть дипломатичне листування переважно шляхом обміну вербальними нотами. Вербальні ноти використовуються для розгляду й вирішення широкого кола питань. У них викладаються політичні, економічні, науково-технічні та ін. проблеми як двостороннього, так і багатостороннього плану. Нотами подають запити на візи, доводиться до посольства інформація представницького характеру (про організацію поїздок дипломатичного корпусу країною, про запрошення дипломатів на заходи з нагоди національного свята країни, про екскурсії на промислові підприємства та в наукові заклади) тощо.

Вербальна нота складається від третьої особи, її текст не підписується.

Обов'язковим реквізитом вербальної ноти є протокольні формули. Вербальна нота починається з висловлення поваги. Для того, щоб краще уявити вживання протокольних формул у вербальній ноті, треба розрізняти ноти, що посилаються на рівні уряду, ноти міністерства закордонних справ і ноти посольства.

У вербальній ноті уряду висловлення поваги урядові-адресату, як правило, відсутнє.

Протокольна формула ноти уряду найчастіше починається так: «Уряд України вважає за необхідне заявити урядові (повна назва країни) таке».

Іноді ця початкова протокольна формула може містити вказівку про те, що є предметом розгляду в даній ноті.

Якщо нота є відповіддю на ноту іншого уряду, то початкова формула найчастіше обмежується підтвердженням факту отримання ноти, на яку дається відповідь.

Сказане вище про відсутність у ноті уряду висловлення поваги не виключає того, що така формула може бути в неї введена, якщо цього вимагає зміст ноти. Однак, як правило, слова «засвідчує свою повагу» у нотах уряду відсутні. Відсутній у ноті уряду й заключний комплімент.

Ноти Міністерства закордонних справ України та українських посольств за кордоном містять ширші протокольні формули. Найчастіше трапляються такі протокольні формули на початку ноти Міністерства закордонних справ:

«Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та має честь заявити таке»,

або:

«Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та у зв'язку з нотою Посольства від (зазначається дата) має честь заявити таке»,

або:

«Міністерство закордонних справ України за дорученням Уряду України заявляє таке».

Остання формула може використовуватися у нотах, що містять протест проти неправочинних дій, наприклад, у зв'язку з порушенням повітряного простору або іншими інцидентами провокаційного характеру.

У нотах із візових питань склались такі протокольні формули:

«Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (назва країни) і має честь просити не відмовити в люб'язності видати в’їзні – виїзні візи (далі перелік осіб, на яких запитуються візи)».

Заключний комплімент у нотах із візових питань набуває такої форми: «Міністерство заздалегідь висловлює подяку Посольству за задоволення цього прохання».

Ноти посольства в більшості випадків закінчуються заключним компліментом на зразок: «Посольство України користується цією нагодою, щоби знову засвідчити свою повагу Міністерству закордонних справ...»

Оформлення:

Вербальна нота друкується на бланку. Нота засвідчується печаткою Міністерства закордонних справ або посольства. Вербальна нота не підписується. Під текстом ноти зазначається місце й дата відправлення ноти. У лівому верхньому куті під витисненим гербом ставиться вихідний номер. Адреса зазначається в нижньому лівому куті першої сторінки тексту вербальної ноти.

Зразок:

Міністерство закордонних справ України

№ 3/1 Пр

Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Республіки Польщі й у відповідь на його ноту № 0107 від 2 березня 2003 року має честь повідомити, що українські компетентні органи не мають заперечень проти призначення генерал-ма­йора авіації... військовим та військово-повітряним аташе при Посольстві Республіки Поль­щі в Україні.

Міністерство користується нагодою, аби ще раз засвідчити Посольству свою високу повагу .

Київ, 2 березня 2003 року

Посольству Республіки Польщі

м. Київ

Іноді слова «користується нагодою» в компліменті опускаються, наприклад, коли в ноті повідомляється про автодорожну пригоду з участю дипломата, у результаті якої людські жертви. Комплімент може мати таку форму: «Міністерство ще раз засвідчу Посольству свою високу повагу».

ОСОБИСТА НОТА направляється з питань важливого та принципового значення або містить інформацію про будь-яку значну подію.

Особиста нота має форму листа, складеного від першої особи, та адресу­ється певній особі (державному діячеві чи офіційній особі іншої держави), протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправни­ком та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається із своїм партнером, зі своїм співрозмовником. Далі йде виклад суті питання. Після завершення ді­лової частини відправник знову вживає протокольну формулу (заключний комплімент) із тим, щоб попрощатися зі своїм партнером.

Отже, особиста нота починається із звертання. Вживання звертання зале­жить від того, кому адресується нота, та від місцевої практики. Якщо осо­биста нота направляється міністрові, то звертання пишеться так:

«Пане (пані, добродію, добродійко) Міністре» або «Шановний п. Міністре».

Аналогічно застосовуються й звертання до інших офіційних осіб: «Пане (добродію) Посол» або «Шановний п. Посол» і т. ін.

Форма звертання залежить також від конкретного випадку та місцевої практики.

Зокрема

міністрові – пане Міністре, Ваша Високосте',

послові – пане Посол, Ваша Високосте;

посланникові – пане Посланнику або пане Міністре;

тимчасовому повіреному у справах – пане Повірений у справах (прикмет­ник «тимчасовий» у звертанні звичайно не пишеться). Якщо тимчасовий по­вірений у справах – радник у ранзі посланника, то до нього звертаються: «Пане Міністре».

Залежно від місцевої практики слово «пан» можна писати повністю чи скорочено «п.».

Особиста нота закінчується звичайно компліментом, найбільш поширеною формулою якого є «з повагою» або «із щирою повагою».

Зрозуміло, що і звертання, і заключний комплімент повинні відповідати змістові особистої ноти, її тону.

Оформлення:

Особиста нота друкується на нотному бланку, тобто на спеціальному па­пері з витисненим державним Гербом України та витисненим написом під гербом: «Міністерство закордонних справ України» або «Посольство України в… (назва країни)» і т. ін.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища та повної офіційної посади особи, якій направля­ється особиста нота.

Таке особисте послання підписується відправником. Друкувати прізвище й посаду того, хто підписує документ, ставити печатку не обов'язково. Міністерство закордонних справ України Київ, 28 серпня 2006 р. Шановний п.... Прошу Вас прийняти мою щиру подяку за Ваше дружнє привітання з нагоди 15-і річниці Незалежності України.

Повністю поділяю Вашу думку про те, що цей ювілей є незаперечним доказом пра­вильності обраного українським народом шляху до самостійного утвердження у світі.

З глибокою повагою

(особистий підпис)

ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА – документ, що, як правило, передається особисто. У дипломатичній практиці трапляються два види пам'ятних записок: а) передані особисто, б) надіслані з кур'єром.

Мета передавання пам'ятної записки – полегшити подальше просування справи та запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди чи усної заяви.

Пам'ятна записка друкується на папері без герба. Адреса та вихідний но­мер не вказуються, зазначаються лише місце (місто) і дата вручення. Над текстом записки великими літерами друкується заголовок «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА». Документ складається в безособовій формі без формул ввічливості з уживанням виразів: «повідомляється», «доводиться констатувати», «пору­шується прохання (клопотання)».

Пам'ятна записка, передана з кур'єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги та комплімент. Така пам'ятна записка друкується на нотному бланку, має номер, на ній зазначається дата та місце відправлення. Печатка не ставиться і адреса не вказується. Зверху друкується напис «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА».

МЕМОРАНДУМ може бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти.

В останньому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти.

Відмітна риса меморандуму — детальний виклад фактичного чи юридич­ного боку того чи іншого питання.

Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою.

Оформлення:

Меморандум друкується на папері без герба. Номер, печатка, місце (місто) і дата відправлення не проставляються, адреса не зазначається.

Меморандум, вручений особисто або переданий із кур'єром як самостійний документ, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом). На ньому зазначаються місце і дата відправлення, а печатка та номер не ставляться. Приклад:

МЕМОРАНДУМ

ПРО ГАРАНТІЇ БЕЗПЕКИ У ЗВ'ЯЗКУ З ПРИЄДНАННЯМ

УКРАЇНИ ДО ДОГОВОРУ ПРО НЕРОЗПОВСЮДЖЕННЯ

ЯДЕРНОЇ ЗБРОЇ

Україна, Російська Федерація, Сполучене Королівство Великої Британії та Північної Ірландії, Сполучені Штати Америки, вітаючи приєднання України до Договору про нерозповсюдження ядерної зброї як держави, що не володіє ядерною зброєю, беручи до уваги зобов'язання України ліквідувати всю ядерну зброю, що знаходиться на її території, у вказаний період відзначаючи зміни ситуації в галузі безпеки в усьому світі, включаючи закінчення холодної війни, що створили умови для глобальних скорочень ядерних сил, підтверджують таке:

1. Російська Федерація, Сполучене Королівство Великої Британії та Північної Ірландії, Сполучені Штати Америки підтверджують Україні свої зобов'язання згідно з принципами Заключного Акта НБСЄ поважати незалежність і суверенітет та існуючі кордони України.

2. Російська Федерація, Сполучене Королівство Великої Британії та Північної Ірлан­дії, Сполучені Штати Америки підтверджують свої зобов'язання утримуватися від загро­зи силою чи її використання проти територіальної цілісності чи політичної незалеж­ності України, і що ніяка їхня зброя ніколи не буде використовуватися проти України, крім цілей самооборони або будь-яким іншим чином згідно зі Статутом Організації Об'єднаних Націй.

3. (той же перелік держав, що і в п. 2) підтверджують Україні свої зобов'язання згідно з принципами Заключного Акта НБСЄ утримуватися від економічного тиску, спрямованого на те, щоб підкорити своїм власним інтересам здійснення Україною прав щодо її суверенітету, і таким чином отримати будь-які переваги.

4. (той же перелік держав, що і в п. 2) підтверджують їхнє зобов'язання домагатися негайних дій з боку Ради Безпеки Організації Об'єднаних Націй з метою надання до­помоги Україні як державі – учасниці Договору про нерозповсюдження ядерної зброї, що не володіє ядерною зброєю, у разі, якщо Україна стане жертвою акту агресії або об'єктом погрози агресією з використанням ядерної зброї.

5. (країни як у п. 2) підтверджують щодо України їхнє зобов'язання не застосову­вати ядерну зброю проти будь-якої держави – учасниці Договору про нерозповсю­дження ядерної зброї, що не володіє ядерною зброєю, крім випадку нападу на них самих, їхні території чи їхні підопічні території, їхні збройні сили або на їхніх союзників з боку держави спільно або в союзі з державою, яка володіє ядерною зброєю.

6. Україна, Російська Федерація, Сполучене Королівство Великої Британії та Північ­ної Ірландії, Сполучені Штати Америки будуть проводити консультації у випадку ви­никнення ситуації, внаслідок якої постає питання стосовно цих зобов'язань.

Цей меморандум набуває чинності з моменту підписання.

Підписано у чотирьох автентичних примірниках українською, англійською та росій­ською мовами.

За Україну: За Російську Федерацію

(підпис) (підпис)

За Сполучене Королівство За Сполучені Штати

Великої Британії та Північної Ірландії Америки

(підпис) (підпис)

ПРИВАТНІ ЛИСТИ НАПІВОФІЦІЙНОГО ХАРАКТЕРУ надсилаються знайомим офіційним особам у випадках, пов'язаних із наданням певної осо­бистої послуги (подяка за запрошення, прохання про сприяння) чи з питань ставити які в офіційному порядку небажано через ті чи інші причини.

Приватний лист напівофіційного характеру пишеться на спеціальному бланку, що відрізняється за форматом (дещо менше звичайного), і папері від офіційних нотних бланків або на звичайному поштовому папері. Номер на листі не зазначається. Проставляються дата й особистий підпис. Звання і повне прізвище адресата пишуться лише на конверті.

Зразок:

Київ,... січня 20... року Шановний пане Посол! Повертаючись до нашої вчорашньої приємної бесіди, я хочу ще раз подякувати Вам за люб'язне запрошення на концерт солістів оперного театру Вашої країни.

Моя дружина і я отримали велике задоволення від музики відомих класиків, а ви­конавська майстерність артистів заслуговує найвищої похвали. Ми надовго запам'ятаємо проведений у Вашому домі вечір. Прийміть, пане Посол, запевнення в моїй глибокий до Вас повазі.

(Підпис)

ОСОБИСТЕ ПОСЛАННЯ — це дипломатичний документ із найбільш важливих, значних і невідкладних питань міжнародної обстановки. Завдяки особливому статусу відправника й отримувача, тій вищій відповідальності, яку несуть кожний із них у своїй країні, особисті послання як за своїм зміс­том, так і за формою відрізняються від інших форм дипломатичних докумен­тів, у тому числі й від особистої ноти в загальноприйнятому розумінні.

Особисте послання формально подібне до особистої ноти, оскільки скла­дається від першої особи. Документ друкується на спеціальному папері з Гербом України, витисненим на першій сторінці послання. Справа вгорі друкується назва міста і дата відправлення (число, місяць і рік). Під текстом особистого послання ставиться особистий підпис особи (чорнилом), що направляє послан­ня. Вказувати прізвище й посаду того, хто підписує послання, не обов'язково.

На практиці нерідко буває, що спочатку передається копія особистого пос­лання, а оригінал (з підписом) вручається пізніше. Це зумовлене тим, що, як правило, в посланнях розглядаються не лише значні, а й термінові міжнародні питання, на доставку ж оригінала адресатові потрібен певний час.

Адреса в посланні вказується на першій сторінці зліва внизу, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, став­ляться лише ініціали), прізвища і повної офіційної посади особи, якій на­правляється послання.

Найпоширенішою формулою звертання в посланнях є: «Шановний пане Президенте» і «Шановний пане Прем'єр-міністре».

Застосовуються два різновиди заключного комплімента: «з повагою», «зі щирою повагою», залежно від змісту й тону послання.