Способи викладу матеріалу в документі
Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на такі категорії.
1. Ділові папери, в яких можна передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра), сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними) кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документ з порівняно невисоким ступенем стандартизації. За способом викладу матеріалу розрізняють такі тексти: розповідь, опис, міркування.
2. Ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути відображена думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим ступенем стандартизації.
Стандартизація мови офіційних документів є ефективним засобом скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів.
Правила написання тексту документа
Текст - головний елемент документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.
Підготовка текстової частини документа - одна з найважливіших операцій документування. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.
В залежності від кількості розглядуваних у тексті питань документи поділяються на прості і складні. Перші присвячені одному питанню, другі – кільком. Але текст будь-якого документа, відповідно до вимог ЄДСД, повинен складаються не менш ніж з двох основних частин. У першій з них дають обгрунтування або підставу складання документа, у другій – викладають пропозиції, ухвали, розпорядження, висновки та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з однієї фрази, якщо він грамотно складений, у ньому можна розрізнити ці два логічних елементи. Н.- з наказу: “У зв’язку з очікуваним раннім похолоданням наказую завершити усі роботи по утепленню виробничих приміщень технікуму до 1 жовтня цього року”.
Рідко коли текст документа містить тільки заключну частину: у наказах, наприклад,- розпорядчу без преамбули, у листах і заявах – прохання без мотивування.
Текст оформляють у вигляді:
- складного тексту,
- анкети,
- таблиці,
- поєднання цих форм.
Текст поділяють на абзаци - пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.
Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів:
- вступу,
- доказу,
- закінчення. Нерідко закінченню передують висновки.
Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа). У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа. У цій частині тексту наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення даного документа.
Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають так:"Відповідно до Указу Президента України від 12.03.03 № 123 "Про...".
У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушуваного питання. Складне доведення звичайно закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.
Висновки не є окремим логічним елементом, оскільки вони примикають до доведення і невід’ємні від нього.
Заключна частина – головна логічна складова частина, у якій формулюється основна мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція,згода, відмова. Заключна частина у службовому документі обов’язкова.
За характером змісту заключні частини неоднакові. Вони поділяються на активні та пасивні (або описові). Активні заключні частини, у свою чергу, поділяються на прямі і непрямі. У прямій активній заключній частині адресат спілкується до певних дій.
Наприклад – “пропоную Вам у найкоротший термін налагодити трудову дисципліну в групі. Для цього розробіть детальний план заходів. Вживіть до студентів, що порушують дисципліну, суворих заходів. Про виконану роботу повідомте в деканат 10.11.10р.”
У непрямій активній заключній частині дія можлива або очікується.
Наприклад – “у зв’язку з посиленням морозів можливий вихід із ладу зовнішньої водопровідної мережі”.
Пряма активна заключна частина застосовується у наказах, протоколах зборів, листах, телеграмах, непряма – у договорах, інструкціях, положеннях і т.д. по можливості слід надавати перевагу активній заключній частині перед пасивною.
В залежності від змісту документа у тексті застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку за вступом ідуть доведення і висновки. При зворотному порядку спочатку викладаються висновки, за ними – докази. Вступ у таких документах відсутній.
У зворотному порядку викладають нескладні документи. Ним слід користуватися як можна рідше. Справа в тому, що у висновках, якщо вони виносяться на перше місце, слід викладати суть питання і в подальшій частині тексту дати повне його обґрунтування. Інакше документ стає незрозумілим і читати його доводиться у зворотному напрямку (знизу вверх).
Поділ тексту на складові елементи робить його дохідливим і зрозумілим.
Узакінченні формулюється мета складання документа. Закінчення може бути як активним, так і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію повинен виконати адресат, пасивне інформує його про якийсь факт, обставину тощо.
Правила щодо укладання тексту документа:
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйманню документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту:
- на Ваше прохання,
- задля обміну досвідом,
- відчуваючи гостру потребу...
3. Вживати прямий порядок слів у реченні, якщо логічний наголос падає на об’єкт дії. Зворотний порядок вживається тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.
4. Для точності й ясності висловлювання у простих реченнях вживати певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова ставитися на початку речення).
5. Вживати складнопідрядні речення для висловлення причинно-наслідкових зв’язків.
З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу. (Ураховуючи... Вважаючи).
6. Замінювати займенники іменниками.
7. Не вживати емоційних виразів та не показувати суб’єктивного ставлення до викладеного.
8. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую, пропоную...
Процес підготовки стандартного документазводиться до таких трьох операцій:
* добір серед обмеженої кількості стандартних конструкцій потрібної в тому чи іншому випадку;
* заповнення формуляра;
* побудова за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.
Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи ситуацію, потрібні готові, широковідомі словесні формули. Вони сприймаються як сигнали певного типу інформації.
Іноді автор документа свідомо відмовляється від стандартного викладу. Це означає, що документу надається особливого значення.
Таким чином, сучасна ділова людина повинна вміти викладати певні факти, явища, події в документі так, щоб у невеликій за обсягом текст документа укласти максимум потрібної інформації, а також показати своє ставлення до неї.
Загальні вимоги до оформлення управлінських документів за державними стандартами.
* ЄДСД.Загальні вимоги до оформлення документів за державними стандартами. Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, тобто їх написання і розташування реквізитів на бланку.
Реквізитами називаються елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формулярдокументів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належить дата, підпис, адреса, заголовок, текст та ін.
Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають ЄДСД (Єдиній Державній Системі Діловодства), правилам оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД), ОРД виготовляють на папері форматом А 4 (297х210) та А 5 (146х210) відповідно до формуляра-зразка, який включає такі реквізити:
1. Державний герб України, автономної республіки.
2. Емблема організації.
3. Зображення нагород.
4. Код установи, організації, підприємства (ОКПО).
5. Код форми документа (ОКУД).
6. Назву міністерства або відомства.
7. Найменування структурного підрозділу.
8. Найменування організації.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа (абонементного телеграфу, номери телефонів, номер рахунку в банку).
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на індекс і дату вихідного документа (на № 11-28/70 від 17.06.02).
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про завірення копії.
28. Прізвище виконавця і номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження.
У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів.
Стандартизація мови ділових паперів має на меті спростити і прискорити складання та сприйняття тексту документа, зробити його достовірним і об’єктивним.
У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів. При складанні й оформленні документів необхідно дотримуватися вимог, які надають документові юридичної сили та підвищують оперативність його підготовки, обробки й використання (застосування реквізитів).
Стандартизація мови ділових паперів має на меті спростити і прискорити складання і сприйняття тексту документа, зробити його достовірним і об’єктивним.
Стандартність мови виявляється в усіх типах документів.