Основні поняття про діловодство
Основні поняття про діловодство. Вимоги до складання й оформлення текстів документів.
Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій.
Діловодство — важлива складова частина роботи кожної установи, організації, підприємства. В їхній практичній діяльності застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх обов'язкове ведення адміністративного діловодства (його ще називають загальним діловодством).
У процесі діловодства беруть участь (більшою чи меншою мірою) всі працівники апарату управління: одні створюють документи, другі забезпечують їх передачу, а треті керуються цими документами у своїй практичній діяльності. Усе, що вирішується апаратом управління і втілюється потім у практичні справи, оформляється документами.
Приймання, розгляд і реєстрація документів.Усі документи, що надходять до митного органу, в тому числі й створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в загальному відділі (канцелярії).
Документи, які надходять до митного органу засобами електронного та факсимільного зв'язку й адресовані їх керівникам, повинні обліковуватися за місцем прийому та передаватися на реєстрацію до загального відділу чи канцелярії.
Працівникам митних органів України незалежно від займаних посад і повноважень забороняється приймати до виконання незареєстровані документи.
У загальному відділі (канцелярії) розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто».
Усі документи, що надійшли до митного органу, підлягають обов'язковому попередньому розгляду керівником загального відділу (канцелярії) митного органу або іншою уповноваженою на це посадовою особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
Мета попереднього розгляду документів — розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом митного органу або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків; визначення необхідності реєстрації документів; установлення за необхідності термінів виконання вимог документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
Реєстрація документів — фіксування факту створення або надходження документа — здійснюється шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про нього. Відповідальність службових осіб митних органів України, внутрішня служба 237
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної в них інформації.
Як правило, вона повинна проводитися централізовано.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в одному органі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня.
Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту.
Реєстрація документів може проводитися за журнальною або картковою формою залежно від обсягу документообігу.