Архівна робота в правоохоронних органах

План

1. Номенклатура справ

2.Формування справ

3. Оформлення справ

4. Відбір документів і справ на зберігання і знищення

5. Архівна робота в ОВС (наказ МВС України №350 від 16.06.92)

Номенклатура справ —це систематизованийперелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання.

Номенклатура справ складається зметою обгрунтованого розподілу документів І формування справ, забезпечення пошуку документів та їх обліку. Вона є класифікацій­ним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової робо­ти.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вносити­муться до тих справ, які заздалегідь для них передбачені, тоді знайти потрібний доку­мент буде не складно.

Номенклатура справ с покажчиком індексів документів, що присвоюється при реєст­рації, оскільки Індекс документа може містити індекс структурного підрозділу структу­ри та номер справи за номенклатурою.

Таким чином, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та гру­пування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів структури, індекса­цію справ, встановлює терміни зберігання документів, використовується як схема побу­дови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом структур­ного архіву.

Розрізняють три види номенклатурних справ: типову, індивідуальну та рекомен­довану.

Типованоменклатура справ складається для однорідних за характером діяльності та структури організацій. Як правило, вона встановлює єдину індексацію справ для струк­тур усієї системи МВС України і має обов'язковий характер.

Індивідуальна— відображає документи конкретної структури.

Рекомендована— розробляється для того, щоб уніфікувати групування документів структури певної категорії з однаковим характером діяльності.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково погоджують з архівними установами.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділута зведену номенкла­туру справ.

Під час складання номенклатури справ слід керуватися положенням про орган, служ­бу або інший підрозділ, його штатним розкладом, планами і звітами про роботу, пере­ліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурами справ за попе­редні роки. При цьому вивчаються документи, що створюються в діяльності підрозділу, їх види і склад.

Номенклатура на наступний рік складається наприкінці поточного року, погоджується з архівним підрозділом і затверджується керівником.

Відповідальність за її розробку покладається на начальників секретаріатів (канце­лярій) та відповідних керівників підрозділів.

Основними принципами побудови номенклатури справ с: єдність у підході до обліку, систематизації, опису й пошуку документів, застосування індексації документів, що за­безпечує внесення до відповідних розділів номенклатури змін, доповнень і поправок, стабільність індексів справ, збереження за номенклатурою справ функції обліку доку­ментів.

Номенклатура справ щороку переглядається, аналізується й уточнюється, до неї вно­сяться відповідні корективи. Вона підлягає переукладанню й повторному затвердженню в разі змін у структурі, функціях і характері роботи органу.

До номенклатури справ повинні включатися також не закінчені провадженням спра­ви, що надійшли з інших органів, для їх провадження. Крім справ, до номенклатури вклю­чається журнал обліку журналів, картотек, закінчених провадженням справ.

Розділами номенклатури можуть бути найменування підрозділів, які розміщуються відповідно до затвердженої структури органу, причому в першому розділі зазначаються заголовки справ секретаріату (канцелярії).

Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відбивати основний зміст і склад документів справи. Він складається із зазначенням різновиду документів, що фор­муються (листування, протоколи, накази, рішення тощо), відомостей про адресатів, ко­респондентів, короткого змісту документів, які уточнюють зміст справи тощо.

Не допускається вживання у заголовку справи неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування» тощо), а також вставних слів і складних синтаксич­них зворотів.

Якщо протягом року в підрозділі виникають нові документовані ділянки роботи і не передбачені номенклатурою справи, то вони додатково вносяться до номенклатури в кінці відповідного її розділу.

При внесенні до номенклатури справ документів, не передбачених діючими переліка­ми, термін зберігання цих документів погоджується в установленому порядку з Цент­ральною експертно-перевіряючою комісією МВС України.

Протягом всього строку дії номенклатури в ній необхідно робити відмітки про заве­дення справ, їх закриття, постановку на інвентарний облік, перереєстрацію на наступ­ний рік перехідних справ, передачу до інших органів та до архівних підрозділів.

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ працівником канце­лярії, що веде діловодство, робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів).

Наприклад: У1998 р. заведено 36 справ у 42 томи, які поставлені на інвентарний облік, з них постійного строку зберігання 10 справ у 14 томах, десятирічного — 10 справ у

10 томах, 16 справ перехідних на 1999 р. Начальник секретаріату (канцелярії) ___

(підпис)___ ініціали, прізвище.

Номенклатури справ реєструються в журналі реєстрації вихідних документів та підши­ваються до справ з номенклатурами.

Номенклатуру справ складає спеціаліст, який відповідає за роботу з документами.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Загальний відділ»), йому при­своюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розміщують після секретаріату в по­рядку важливості.

Номенклатура справ складається не менш як у трьох примірниках: перший примірник зберігається у справі; другий — робочий вивішується на внутрішньому боці стінки шафи чи сейфу; третій — передається до архіву.

Реквізити номенклатури справ: назва структурного підрозділу; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту (наприклад, «На 2001 р.»); текст (заповнюють табличну форму); підпис; візи; позначка про виконання документа й на­правлення його до справи.

Номенклатура справ — це документ, який створюють на спеціальному багатосторін­ковому трафаретному бланку формату А4.