ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Заголовок.
3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.
4. Текст
5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
6. Дата складання.
7. Підпис.
Зразок формуляра:
НАЗВА СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ
Доповідна записка №
про порушення (приблизний зміст інформації)
1. Прізвище.
2. Ім'я.
3. По батькові.
4. Посада.
5. Структурний підрозділ.
6. З якого часу працює в цій організації.
7. Вид і дата порушення.
8. Наявність письмового пояснення порушення.
9. Пропозиції про дисциплінарне стягнення.
Керівник структурного
підрозділу' (підпис) Розшифрування підпису
Зразок:
Деканові фізико-математичного
факультету доц. Бойко В. Г.
старшого викладача кафедри т
еорії фізики
Рибникова Андрія Михайловича
Доповідна записка
Доводжу до Вашого відома, що протягом II семестру студентка Корнєєва С. Т. пропустила 26 академічних годин, має неатестації, численні зауваження.
Прошу вжити заходів до студентки Корнєєвої С. Т.
26.05.02 Підпис
Цей термін використовується для назви двох документів:
1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;
2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).
Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
1. Адресат.
2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.
3. Назва виду документа.
4. Заголовок.
5. Текст.
6. Дата складання.
7. Підпис.
Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
Зразки:
Деканові педагогічно-індустріального
факультету доц. Васильченку О. К.
старости 11 групи педагогічно- індустріального
факультету
Пономаренка Василя Івановича
Пояснювальна записка
Студенти 11-ї групи педагогічно-індустріального факультету не з'явилися на заняття з праці (II-III пари) тому, що відвідували виставку технічних засобів навчання, організовану кафедрою ТЗН.
20.10.02 Підпис