Оформлення обкладинки справи
Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання оформляють за встановленою формою.
Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового зберігання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладинку паперових ярликів.
На обкладинці справи загального провадження зазначаються повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурного підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секретності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.
На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, передбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.
Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточнюється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та нарад ставляться їх крайні номери. У разі потреби на окремі документи, які мають важливе значення, складається анотація.
Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).
Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, які передували рокові утворення справи, під датою робиться запис:
(знаходяться документи за_роки).
На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють крайні дати документів кожного тому (частини). Позначення дати містить число, місяць і рік. Число і рік записують арабськими цифрами, назву місяця — словом.
На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису і фонду.
У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописують нову назву.
Документи постійного й тимчасового зберігання (10 та більше років) підшиваються або переплітаються в обкладинки з твердого картону. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) допускається підшивати у м'які обкладинки.
Документи до справ підшиваються міцною ниткою в три-чо-тири проколи або переплітаються друкарським способом. При підшиванні справи з документів виймаються скріпки.