Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.

До складу експертних комісій входить не менше трьох кваліфікованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які мають безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.

Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архівного підрозділу, а також правила користування архівними документами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в установі, органі.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків зберігання та акти виділення документів і справ для знищення [59].

Відбирання документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей самий період. Акт про виділення документів для знищення розглядається на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ.

Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керівники цих установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Знищення документів до затвердження акта забороняється.

Зі справ, що підлягають знищенню, можуть бути вилучені окремі документи, необхідні для подальшої роботи. У цьому випадку в графі 7 акта зазначається, які документи вилучені, в графі 5 зазначається фактична кількість аркушів справи, що підлягає знищенню.

Після знищення документів працівники, які виконали цю роботу, затверджують факт знищення своїми підписами в акті, а в журналах обліку робляться відмітки про знищення справ, документів із зазначенням номера акта і його реєстрації.

Після затвердження актів документи і справи, відібрані для знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарській службі або установам із заготівлі вторинної сировини.