Робота з документами, що містять таємницю
Відповідно до ст. 1 Закону України «Про державну таємницю» від 21.01.1994 року державною таємницею (секретна інформація) – є вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані у порядку, встановленому цим Законом, державною таємницею і підлягають охороні державою.
Гриф секретності - реквізит матеріального носія секретної інформації, що засвідчує ступінь секретності даної інформації.
До державної таємниці у порядку, встановленому цим Законом, відноситься інформація:
1) у сфері оборони:
2) у сфері економіки, науки і техніки:
3) у сфері зовнішніх відносин:
4) у сфері державної безпеки та охорони правопорядку:
Строк, протягом якого діє рішення про віднесення інформації до державної таємниці, встановлюється державним експертом з питань таємниць з урахуванням ступеня секретності інформації, критерії визначення якого встановлюються Службою безпеки України, та інших обставин. Він не може перевищувати для інформації із ступенем секретності "особливої важливості" - 30 років, для інформації "цілком таємно" - 10 років, для інформації "таємно" - 5 років.
Допуск до державної таємниці із ступенями секретності "особливої важливості", "цілком таємно" та "таємно" надається дієздатним громадянам України віком від 18 років, які потребують його за умовами своєї службової, виробничої, наукової чи науково-дослідної діяльності або навчання, наказом чи письмовим розпорядженням керівника органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи або організації, де працює, перебуває на службі чи навчається громадянин.
В окремих випадках, які визначаються міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, за погодженням із Службою безпеки України громадянам України віком від 16 років може надаватися допуск до державної таємниці із ступенями секретності "цілком таємно" та "таємно", а віком від 17 років - також до державної таємниці із ступенем секретності "особливої важливості".
Актуальною проблемою в умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, установами стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю.
Комерційна таємниця— один із видів таємниці, яка охороняється кримінально-правовими засобами (нарівні з таємницею державною, службовою тощо). Основні умови віднесення інформації до комерційної таємниці:
- дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;
- відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;
- життя заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.
Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передання інформації, що містить комерційну таємницю.
Розголошенням комерційної таємниці є ознайомлення іншої особи без згоди особи, уповноваженої на те, з відомостями, що відповідно до чинного законодавства України становлять комерційну таємницю, особою, якій ці відомості були довірені в установленому порядку або стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди господарюючому суб'єкту (підприємцю). У цілому це поняття, як і поняття «збирання», «використання» роз'яснене в Законі України «Про захист від недобросовісної конкуренції» від 7 червня 1996 р. Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, А.Діденко умовно поділяє на два блоки:
- науково-технічна (технологічна) інформація,
- ділова інформація.
До науково-технічної інформаціїналежать: методи та способи виробництва (особливо нові розробки), нові технології, напрями модернізації відомих технологій та процесів, відомості про конструкції машин та обладнання, креслення, схеми тощо.
До ділової інформації належать: відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції; плани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів); відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів); плани рекламної діяльності; списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фінансове становище тощо.
Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронення та доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник.
Органи державної влади та місцевого самоврядування не мають права втручатися у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).
Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошенню інформації та володінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів.
Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:
- забезпечення обліку та схоронності документів, які містять комерційну таємницю;
- використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;
- обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;
- встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;
- розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;
- здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційних таємниць.
З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами, що мають гриф «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.
Діловодство у разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має свої особливості. Так, наказом керівника призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.
Якщо інформація, що становить комерційну таємницю, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті, договорі між цими підприємствами.
Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
Виготовлення документів з грифами «Комерційна таємниця», «Таємно», «Цілком таємно» здійснюється централізовано, у спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.
Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки та варіанти документа знищуються цією особою із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа. Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у «Журналі реєстрації документів з грифом «Комерційна таємниця».
Усі документи, що надходять з грифом «Комерційна таємниця», одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо не вистачає будь-яких документів, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).
Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку «Комерційна таємниця». На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами, внесеними до даної справи.
Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.
Рух документів з грифом «Комерційна таємниця» фіксують у «Журналі обліку видавання документів, що мають гриф «Комерційна таємниця».
Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку.
Забороняється:
- вилучати зі справи чи переносити до іншої справи документи, що мають
гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у «Журналі
реєстрації документів з грифом обмеження доступу»;
- виносити документи з приміщення без спеціального дозволу керівника;
- розмножувати без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження
здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники
зразу ж знищують).
Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.
Після закінчення календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:
—перевірити наявність усіх документів;
—відібрати документи для зберігання в архіві;
—визначити документи для знищення.
У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за працівником, і передають їх новопризначеному працівникові. Акт здавання-приймання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації).
Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.