Вопрос 16 - Информационные технологии в управлении проектом
Вопрос 15 - Переговоры и деловые встречи
Вопрос 14 - Решение проблем
Решение проблем – определение последовательности систематических процедур, с помощью которых анализируются и решаются проблемные ситуации.
При осуществлении проекта могут возникать проблемные ситуации, для разрешения которых требуются следующие технологии решения проблем:
1. Начальный анализ и планирование;
2. Анализ ситуации, определение целей;
3. Синтез, генерирование и анализ возможных решений;
4. Принятие окончательного решения;
5. Начало реализации принятого решения.
Для каждого из этапов предлагаются различные методы:
- переход от общего к частному или наоборот;
- разработка и оценка альтернативных вариантов;
- системный анализ;
- творческий подход;
- макетирование;
- стоимостной анализ;
- анализ выгоды.
Эффективное (за короткое время с минимальными затратами) и правильное решение возникшей проблемы является важнейшим вкладом в успех всего проекта в целом.
Переговоры, деловые встречи – это мероприятия, предпринятые для поиска решения, возникающих проблем, при которых задействую несколько участвующих в проекте сторон.
Поиск решений возникающих проблем и проблемных ситуаций часто производится путем переговоров и/или проведение деловых совещаний.
Результатом может быть либо консенсус, либо компромисс, либо волевое решение. Переговоры или деловые совещания являются основным инструментом решения проблем и разрешения конфликтных ситуаций, возникающих в ходе реализации проекта. Управление переговорами и совещаниями включает в себя этапы подготовки к ним, проведения и мониторинга.
Методы управления переговорами и совещаниями связаны с их содержанием, процедурами, информационным обеспечением и документированием хода и результатов. Необходимо протоколировать все переговоры и совещания.
Например, предметом переговоров являются:
- согласование с клиентом целей проекта;
- обсуждение с подрядчиками содержание контракта или претензий;
- обсуждение вопросов участия тех или иных идей в команде проекта.
Подготовка и реализация соглашений и выполнение принятых обязательств является важной областью ответственностью руководителя проекта.
ИТ в проекте – это совокупность процессов сбора, хранения, поиска, переработки, отображения, передачи информации используемых в проекте.
В управлении проектом требуется создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информации на различных уровнях управления.
Информационная система в свою очередь включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки, распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.
Для планирования и контроля хода выполнения проекта, а также для обеспечения лиц, принимающих решения по проекту необходимо и достаточно информации требуется разработка и поддержка в актуальном состоянии информационной модели проекта.
Информационная модель проекта обеспечит:
1. Централизованное хранение информации о календарном плане работ, ресурсам, стоимостным и другим показателям проекта;
2. Возможность быстрого анализа влияния изменений в плане работ, ресурсном, финансовом, других видов обеспечения на конечные результаты и показатели проекта;
3. Возможность распределенной поддержки и обновление данных в сетевом режиме функционирования информационной системы;
4. Возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработка документации по проекту, а также решения других задач и процедур управления проектом.
В организационной структуре проекта могут быть выделены 3 уровня управления, требующие специализированной информационной поддержки:
- стратегический уровень.
На этом уровне руководство информационная система должна обеспечивать сбор и обработку данных для принятия решений связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим планированием и финансированием проекта, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта.
- уровень управления отдельным проектом.
Информационная система обеспечивает и поддерживает планирование комплекса работ, организацию и контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта и закрытие проекта.
- уровень исполнения заданий проекта.
На данном уровне необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение работ. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений, в тоже время на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о ходе выполнения работ и использования ресурсов.
В результате внедрения информационной системы управления проектом обеспечивается решение следующих задач:
1. Поддержка процедур анализа и принятия решений по структуре, объемам работ и директивным срокам достижения промежуточных результатов проекта;
2. Определение необходимого времени и затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределение во времени финансовых потребностей проекта;
3. Разработка схемы финансирования работ и привлечение ресурсов в соответствии с единым планом проекта;
4. Поддержка процедур разработки сводного плана проекта и согласование решений по временным объемным и стоимостным параметрам проекта с основными участниками проекта;
5. Поддержка процедур разработки и согласования контрактов;
6. Распределение сфер рисков ответственности и полномочий, проведение организационным мероприятий;
7. Сбор фактических данных о ходе выполнения работ и их характеристик;
8. Поддержка процедур управления контрактами;
9. Поддержка процессов взаимодействия и координации работ, контроль исполнения и оперативного управления;
10. Обеспечение всех уровней управления актуальной информацией;
11. Поддержка процедур анализа состояния работ и причин отклонений фактических показателей от плановых, анализа тенденций прогнозирования сроков выполнения и других характеристик работ;
12. Принятие и согласование решений по изменениям в едином плане работ, оперативную корректировку составленных планов выполнения работ в соответствии с согласованными решениями;
13. Поддержка внутренней и внешней отчетности в рамках проекта.