Зони спілкування

Особливості ділового спілкування

Ділове спілкування визначається як специфічна форма контактів і взаємодії людей, які представляють не лише самих себе, а й свої організації. Воно включає обмін інформацією, пропозиціями, вимогами, поглядами, мотивацією з метою розв'язання конкретних проблем як всередині організації, так і за її межами, а також укладення контрактів, договорів, угод чи встановлення інших відносин між підприємствами, фірмами, організаціями.

Ділове спілкування на відміну від його інших видів має свої особливості, а саме:

Ø наявність певного офіційного статусу об'єктів;

Ø спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів та підтримку зв'язків між представниками взаємозацікавлених організацій;

Ø відповідність певним загальновизнаним і загальноприй­нятим правилам;

Ø передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі наслідки;

Ø конструктивність характеру взаємовідносин, їх спрямування на розв'язання конкретних завдань, досягнення певної мети, як правило, не виходячи за рамки певного кола;

Ø взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація взаємодії партнерів;

Ø значущість кожного партнера як особистості;

Ø безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що бентежать їх внутрішній світ.

Людина, яка спрямовує інформацію (комунікатор), і людина, яка її приймає (реципієнт), у діловому спілкуванні постійно міняються місцями, завдяки чому у людей, що спілкуються, має бути однакове розуміння не тільки значень, а й змісту слів.

Ефективне ділове спілкування — це не стільки обмін значеннями, скільки обмін думками. Більше того, це пошук спільного рішення.

Ділове спілкування підсвідомо здійснюється на певній відстані між людьми, причому виділяються такі види зон спілкування:

Ø Інтимна зона (15 — 46 см) — спілкування з близькими, батьками, родичами.

Ø Особиста зона (46 — 120 см)— відстань спілкування з друзями і однодумцями.

Ø Зона соціального спілкування (1,2 — 2,0 м) — відстань на переговорах з приятелями і колегами по роботі.

Ø Формальна зона (2,0 — 3,6 м) — ділові переговори візити до вищих чиновників.

Ø Загальнодоступна або публічна зона (більше 3,6 м) __ спілкування з великою групою людей.

Величина кожної зони залежить не тільки від ситуації а й від національно-культурного поля особистості, від статусу партнера, з яким ведеться спілкування, від власного настрою.

У діловому спілкуванні вироблені такі найбільш прийнятні правила:

· слід дотримуватись міри у дистанціюванні (не треба надмірно віддалятись і не надто наближатись до партнера); дистанція між партнерами повинна відповідати ситуації;

· не варто починати спілкування з відстані більш ніж 4 м. Найбільш прийнятними на такій дистанції може бути посмішка чи кивок головою на знак привітання;

· перші фрази краще говорити на відстані соціальної зони незалежно від близькості відносин з партнером);

· найбільш головними, важливими ідеями, інформацією і партнером обмінюються в особистій зоні;

· відстань треба долати поступово, а не перескакувати через одну чи дві зони. У такому разі легше досягти згоди, зважено розв'язати проблему;

· не порушати визначену зону, особливо інтимну, в ділових стосунках це є неприйнятним.

Нерідко ділове спілкування порівнюють з грою в шахи, де неможливо «закреслити» непродуманий хід. Якщо хід вже (роблено, ситуація змінюється, і наступні ходи необхідно робити за нових умов.

Ділове спілкування у процесі управлінської діяль­ності виконує комунікативну (обмін інформацією), ін­терактивну (обмін діями), перцептивну (взаємосприйняття і встановлення взаєморозуміння між партнерами по спілкуванню) функції. їх реалізація є передумовою ефективності ділового спілкування. Основою поділу ділового спілкування на види є сту­пінь участі або неучасті у ньому мови (мовного коду).