Точністю, виразністю, доречністю й доцільністю

Отже, високу культуру мовлення людини визначає досконале володіння літературною мовою, її нормами в процесі мовленнєвої діяльності.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Класифікація документів

Документ— основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та переда­вати її в часі та просторі».

Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.

Письмовий документ — текстовий документ, мовна ін­формація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ — це письмовий документ, ство­рений способом нанесення знаків письма власноручно.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, під­приємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють осо­бу, яка здійснює функцію представника влади чи обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпоряд­чих або адміністративно-господарських обов'язків.

Службові документи оформлюються в установленому порядку.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службо­вих обов'язків. До особистих належать також і ті доку­менти, які містяться в приватному зібранні особи.

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині

тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. Зовнішні документи є результатом спілкування уста­нови з іншими установами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідко­во-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-до­говірні, щодо особового складу;

напрямком - вхідні й вихідні;

Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний — це службовий документ, який над­силають іншій юридичній чи фізичній особі.

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (не­
стандартні).

Стандартні — це документи, що мають однакову фор­му та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструк­ції, типові положення).

Індивідуальні документи створюються в кожному кон­кретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термі­нові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові ~ це такі документи, які викону­ються в порядку загальної черги.

Термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Як­що службовий документ потребує негайного виконання,

передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.

Дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново».

ступенем гласності — загальні, таємні, для службо­вого користування (ДСК).

Таємні документи мають угорі праворуч позначення «Таємно». Розголошення змісту такого документа при­зводить до кримінальної відповідальності. Конфіденцій­ним документам надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування», який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.

Регламентує роботу з такими документами Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю дер­жави, затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки,
дублікат.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єди­ний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригі­нал першим набуває юридичної сили.

Копія — це точне знакове відтворення змісту оригіна­лу чи іншого документа. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Виписка (витяг) — копія офіційного документа, шо відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.

Дублікат — повторний примірник офіційного доку­мента, що має юридичну чинність оригіналу;

складністю ~ прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (по­
над 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

г- технікою відтворення — рукописні й відтворені ме­ханічним способом;

носієм інформації— оформлені на папері, диску, фо­топлівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Сукупність процесів, що забезпечують документуван­ня управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами називається діловодством.

2. Вимоги до тексту документа

Організації, установи, агенції здійснюють діловод­ство, ведуть документацію, листуються українською мовою