Форми бухгалтерського обліку

Для обліку та реєстрації господарських операцій підприємства застосову­ють різноманітні за формою, змістом, способами відображення і нагромадження інформації облікові реєстри. Склад облікових реєстрів, що їх ведуть на конкрет­ному підприємстві, визначає форму бухгалтерського обліку.

Форма бухгалтерського обліку— це система взаємопов'язаних облікових реєстрів (хронологічних і систематичних) із певною методикою відображення у них господарських операцій у певній послідовності.

Основними відмітними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку, є: зовнішній вигляд і будова облікових реєстрів, взаємо­зв'язок реєстрів синтетичного й аналітичного обліку, послідовність і техніка облі­кової реєстрації.

Підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему реєстрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом України „Про бухгал­терський облік та фінансову звітність в Україні", та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

Враховуючи чинне законодавство та специфіку окремих суб'єктів господа­рювання, можна виділити такі форми обліку:

1) меморіально-ордерна;

2)журнальна;

3)спрощена;

4)автоматизована.

Форми бухгалтерського обліку відрізняються між собою кількістю обліко­вих реєстрів, їх призначенням, змістом, формою та зовнішнім виглядом, послідо­вністю і способами записів в облікові реєстри, видами взаємозв'язків між реєст­рами синтетичного й аналітичного обліку.

Підприємство протягом звітного періоду має дотримуватись прийнятої фор­ми обліку. Про можливу зміну прийнятої форми бухгалтерського обліку в насту­пному обліковому періоді необхідно вказати в примітках до річної фінансової звітності підприємства.

Суть меморіально-ордерної форми полягає у тому, що на підставі перевіре­них і згрупованих за певною ознакою первинних документів складають меморі­альні ордери, в яких вказують кореспонденцію рахунків за здійсненою господар­ською операцією та її суму. Меморіальні ордери складають як на один документ, так і на групу однорідних первинних документів. Меморіальний ордер має такий зміст:

Таблиця 1. Меморіальний ордер №___ за 200_р.

Підпис бухгалтера

Після складання меморіальні ордери реєструють за хронологічною послідо­вністю у реєстраційному журналі. Реєстраційний журнал призначений для забез­печення контролю за збереженням документів і перевірки повноти відображення господарських операцій на синтетичних рахунках.

Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть, як правило, на окремих картках, а касових операцій — в касовій книзі. Записи в реєстрі аналіти­чного обліку здійснюють на підставі первинних документів, доданих до меморіа­льного ордеру. Наприкінці місяця підраховують підсумки і складають оборотні відомості по рахунках аналітичного обліку, які звіряють з даними відповідних синтетичних рахунків.

Після реєстрації меморіальних ордерів у реєстраційному журналі їх викори­стовують для здійснення записів на синтетичних рахунках у Головній книзі. Раху­нки у Головній книзі будують за шаховим принципом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. Така будова Головної книги полегшує контроль коре­спондуючих рахунків, дає змогу аналізувати обороти за даними рахунків синте­тичного обліку. Тому Головну книгу часто називають контрольною відомістю, а саму форму бухгалтерського обліку — контрольно-шаховою.

Загальна схема меморіально-ордерної форми обліку виглядає так (рис. 1).

Спрощеним різновидом меморіально-ордерної форми обліку є форма бухга­лтерського обліку Журнал-Головна, яка застосовується на невеликих за обсягом діяльності підприємствах. Особливістю цієї форми обліку є поєднання хронологі­чного і систематичного обліку за синтетичними рахунками в одному комбінова­ному реєстрі — книзі Журнал-Головна, яка поєднує в собі реєстраційний журнал та Головну книгу.

Меморіально-ордерна форма обліку має свої переваги і недоліки.

Перевагимеморіально-ордерної форми обліку полягають у:

• її відносній простоті і гнучкості;

• можливості застосування до різних типів підприємств;

• посиленні контрольної функції обліку через звірення наприкінці місяця да­
них синтетичного й аналітичного обліків.

Суттєвими недолікамимеморіально-ордерної форми обліку є:

• необхідність виписування великої кількості меморіальних ордерів;

• запису одних і тих самих даних у двох облікових реєстрах;

• недостатність пристосування до потреб аналізу та контролю;

• необхідність виконання великої кількості робіт наприкінці місяця;

• слабке пристосування реєстрів до складання звітності.

Меморіально-ордерну форму обліку застосовують в бюджетних і кредитних

установах.

Суть журнальної формибухгалтерського обліку полягає у тому, що на під­ставі згрупованих даних первинних документів усі господарські операції реєст­рують у відповідних відомостях і журналах. Записи в журнали й відомості роб­лять щоденно або в міру надходження первинних документів.

У більшості журналів та відомостей поєднано синтетичний і аналітичний обліки інформації про наявність, стан і використання господарських засобів та джерел їх формування. Аналітичний облік ведуть до тих синтетичних рахунків, в яких є значна кількість об'єктів обліку.

Характерною особливістю журналів є те, що в них записують суми, які від­повідають кредитовому обороту за відповідним рахунком. У відомостях запису­ють суми дебетових оборотів за рахунками.

Схематична будова журналу відображена в таблиці 2.

Таблиця 2. Журнал № за кредитом рахунку

Схематична будова відомості відображена в таблиці 3.
Таблиця 3. Відомість №__ за дебетом рахунку

Записи господарських операцій в журналі та відомості здійснюється за ша­ховим принципом: суму операції записують одночасно за дебетом та кредитом кореспондуючих рахунків, що зменшує кількість облікових записів та підвищує якість обліку. Поряд з журналами та відомостями ведуть допоміжні облікові ре­єстри. Окремі журнали та відомості призначені одночасно для відображення у них даних аналітичного та синтетичного обліку. За рахунками, які охоплюють велику кількість об'єктів, аналітичний облік ведуть в окремих відомостях.

Щомісячно журнали та відомості закривають і їх підсумки переносять у Го­ловну книгу, яку відкривають на рік. В Головній книзі групуються дані поточного обліку журналів та відомостей. Для кожного синтетичного рахунку в Головній книзі відведено окрему сторінку. Дані дебетових оборотів кожного рахунку в Головній книзі відображаються розгорнуто, кредитових оборотів загальною сумою. Наприкінці місяця за кожним рахунком виводиться залишок, який запису­ється в окрему графу. Загальна будова Головної книги подано в таблиці 4.

Таблиця 4. Головна книга. Рахунок № ___

Загальна схема журнальної форми обліку зображена на рис. 2

Основними перевагамижурнальної форми обліку є:

• поєднання аналітичного і синтетичного обліку в єдиних реєстрах;

• забезпечення своєчасного і рівномірного відображення господарських операцій у реєстрах протягом звітного періоду;

• забезпечення розподілу облікових робіт;

• скорочення кількості облікових реєстрів;

• забезпечення аналізу господарської діяльності підприємства.

Основні недолікижурнальної форми обліку такі:

• побудова журналів не відображає нових форм організації обліку;

• склад аналітичних даних не відповідає сучасному рівневі потреб в інфор­маційному забезпеченні управління підприємством.

Малі підприємства, які здійснюють невелику кількість господарських опера­цій, можуть використовувати спрощену формубухгалтерського обліку у двох ва­ріантах:

- проста форма (без використання реєстрів обліку майна);

- форма бухгалтерського обліку з використанням реєстрів обліку майна.
Підприємства, що не здійснюють виробництва продукції і робіт, пов'язаних з великими матеріальними затратами, можуть застосовувати просту форму бух­галтерського обліку.

При простій формі облікуреєстрація первинних облікових документів, відо­браження операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведеться в одному бухгалтерському реєстрі — Книзі обліку господар­ських операцій за формою № К-1 (таблиця 5.).

Поряд з Книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків з оплати праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку, підприємс­тва ведуть Відомість обліку заробітної плати.

Книга обліку господарських операцій (ф. № К-1) містить усі бухгалтерські рахунки, що застосовуються малими підприємствами, і є комбінованим реєстром аналітичного і синтетичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів і їх джерел на визначену дату та скласти бухгалтерську звітність.

Таблиця 5. Книга обліку господарських операцій за формою №К-1

Книгаза формою №К-1 повинна бути прошнурована та пронумерована. На її останній сторінці записується кількість пронумерованих сторінок, що засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, а також скріплю­ється печаткою. Книга за формою №К-1 відкривається записами сум залишків на початок року за кожним видом активів, зобов'язань та власного капіталу. У графі 3 „Зміст операції" у хронологічній послідовності позиційним способом відображаються на підставі первинних документів усі господарські операції СМП за поточний мі­сяць. Суми за кожною операцією, що зареєстрована у Книзі, відображаються ме­тодом подвійного запису одночасно по графах „Дебет" і „Кредит" рахунків облі­ку відповідних видів активів, зобов'язань та/або власного капіталу.

Наприкінці місяця підбиваються підсумки за дебетом і кредитом всіх рахун­ків обліку засобів та їх джерел, які повинні дорівнювати даним, що показані у графі 4. Після визначення дебетових і кредитових оборотів за усіма бухгалтерсь­кими рахунками виводиться сальдо за кожним рахунком на кінець місяця.

Підприємства, на балансі яких обліковуються власні основні засоби, вироб­ничі запаси, товари і готова продукція можуть застосовувати спрощену форму обліку з використанням реєстрів обліку майна.

Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку операцій за одним з використовуваних рахунків бухгалтерського обліку. Сума по будь-якій операції записується у двох відомостях одночасно: у першій — за дебетом рахунку з наве­денням шифру рахунку, який кредитується, а у другій — за кредитом рахунку з аналогічним записом шифру рахунку, що дебетується. В обох відомостях у графі „Зміст операції" записується на підставі форм первинної облікової документації зміст здійсненої операції або пояснення, шифри та ін. Залишки коштів в окремих відомостях повинні зіставлятися з відповідними даними первинних документів, на підставі яких були зроблені записи (звіт касира, виписки банку).

Дані про фінансово-господарську діяльність підприємства за місяць з усіх відомостей переносяться до шахової відомості, на підставі якої складається оборотна відомість. На основі оборотної відомості складається бухгалтерсь­ка звітність.

Створення і впровадження у практику ведення бухгалтерського обліку еле­
ктронно-обчислювальної і комп'ютерної техніки дозволяє умовно виділяти ще
одну форму бухгалтерського обліку — автоматизовану.Але окремо виділяти
таку форму недоцільно, оскільки це є лише спосіб ведення бухгалтерського об­
ліку, і який базується на використанні принципів меморіально-ордерної або жу­
рнальної форми. При такому способі ведення обліку збирання, передавання, систематизація та оброблення бухгалтерської інформації здійснюються автоматизовано з викори­станням спеціально розробленого програмного забезпечення. Його суть полягає у тому, що дані про здійснені на підприємстві господарські операції з паперових носіїв первинної облікової інформації записують на машинні носії (магнітні стрі­чки, магнітні диски тощо). На підставі введених даних автоматично робиться групування дебетових і кредитових оборотів за синтетичними й аналітичними рахунками, визначають сальдо, формують оборотні відомості і звітність, роздруковують різні первинні документи. Вихідну інформацію подають у вигляді друко­ваних реєстрів (машинограм) за окремими рахунками бухгалтерського обліку та відеограм.

В Україні використовують значну кількість програмних продуктів для авто­матизації бухгалтерського обліку, найпопулярнішими з яких є „1С Бухгалтерія", „1С Підприємство", „ПАРУС", „БЕСТ", „РіпЕхрегt", „Фінанси без проблем" тощо.

У разі автоматизованого ведення бухгалтерського обліку підприємство зо­бов'язане всі створені первинні документи та облікові реєстри відображати на паперових носіях. При використанні засобів автоматизації також необхідно забезпечити заходи щодо попередження несанкціонованого та непомітного випра­влення записів у первинних документах та облікових реєстрах і забезпечити збе­реження цих записів протягом встановленого терміну. Автоматизація облікового процесу дає можливість підвищити оперативність і точність облікових даних, необхідних для управління підприємством. Підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку з урахуван­ням особливостей своєї діяльності та технології обробки облікових даних.