Инвентаризация: ее виды, техника проведения

Классификация документов

Распорядительные документы – содержат разрешение на выполнение какой-либо хозяйственной операции, то есть отражают вопросы руководства деятельностью организации.

Исполнительные (оправдательные) документы – содержат данные об исполнении хозяйственной операции, и подтверждают совершение факта хозяйственной деятельности.

Документы бухгалтерского оформления – составляются и используются для нужд бухгалтерии, при этом конкретизируют и поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.

Комбинированные документы – содержат признаки всех вышеперечисленных документов и преследуют цель максимального сокращения количества документов.

Первичные документы – составляются в момент совершения операции и являются первым свидетельством хозяйственной операции.

Сводные документы – составляются на основании первичных документов и обобщают сведения, содержащиеся в них.

Разовые документы – отражают одну или несколько операций одновременно.

Накопительные документы – применяются для многократной записи ряда однородных операций в течение определенного времени. Итоги в них выводят в конце отчетного периода.

Существуют обязательные требования, которые предъявляются к заполнению первичных документов:

1. Первичный документ составляют в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания.

2. Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- наименование должностных лиц, ответственных за операцию;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- личные подписи.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета.

3. Первичные документы составляются по унифицированным (типовым) формам. Эти формы разрабатывает Государственный комитет по статистике.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются и обрабатываются. Проверка может быть:

- формальной – проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, а также наличия приложений, перечисленных в документе;

- арифметической – проверка правильности подсчета, выделения итогов и других арифметических действий;

- по существу – выяснение соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности.

Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления. В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток и помарок быть не должно. В остальных документах можно делать, но оговоренные. При этом зачеркивается неправильный текст или цифра одной линией и над зачеркнутым текстом (цифрой) пишется правильная информация и рядом словосочетание «исправленному верить». Далее ставят дату и подпись.

После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая состоит из их сортировки по признаку однородности, гашения документов, составления сводных документов и бухгалтерской проводки.

В конечном итоге все документы попадают в архив, где они должны храниться в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете не менее 5 лет, а по налоговому законодательству – не менее 4 лет. Ответственность за архивацию документов несет руководитель организации.

Таким образом, маршрут и время прохождения документов с момента составления и до сдачи в архив называется документооборотом. Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов. Для обеспечения оптимальной последовательности движения документов главным бухгалтером организации разрабатывается график документооборота, который изображается в виде таблицы.

Единую форму документов разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией, а установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов – стандартизацией.

Для подтверждения правильности ведения бухгалтерского учета периодически проводят инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация – это способ определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на предприятии и сверка их с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризацию проводят в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ №49 от 13 июня 1995г.

Необходимость периодического проведения инвентаризации имущества и обязательств вызывается следующими причинами:

1. Естественные потери (естественная убыль) товарно-материальных ценностей, возникающие под влиянием биологических, физических и химических воздействий внешней среды;

2. Неправильное отражение в учете товарно-материальных ценностей из-за ошибок в самих документах.

В ходе инвентаризации проверяется наличие материальных ценностей и денежных средств, находящихся на хранении у материально ответственных лиц. Тем самым инвентаризация позволяет проверить их работу и повысить ответственность за вверенные ценности и правильное документальное оформление их движения.

Задачи инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия основных средств, материалов, готовой продукции, денежных средств и т.д.;

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. Определение излишек или недостач.

Виды инвентаризации:

- частичная – охватывает какой-либо один вид имущества предприятия;

- полная – распространяется на все без исключения материальные ценности и денежные средства, расчеты и другие статьи баланса;

- плановая – проводится в заранее установленные сроки;

- внезапная – проводится, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица.

Случаи обязательной инвентаризации:

1) перед составлением годового отчета, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

2) при смене материально ответственных лиц;

3) в случае стихийных бедствий, пожара;

4) при смене собственников;

5) в случае хищений, порчи имущества;

6) по решению суда или прокуратуры.

Инвентаризация основных средств проводится 1 раз в 3 года, а библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.

Во всех остальных случаях предприятие само решает, проводить инвентаризацию или нет.

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия. В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, сами материально ответственные лица, работники бухгалтерии.

Инвентаризацию можно разделить на 4 этапа:

1. Подготовительный;

2. Проверка фактического наличия материальных ценностей;

3. Документальное оформление результатов инвентаризации;

4. Принятие решений руководителем по результатам инвентаризации.

До проведения инвентаризации материально ответственное лицо (МОЛ) дает расписку в том, что все материальные ценности оприходованы и оформлены первичными документами. Она проводится обязательно в присутствии материально ответственных лиц. В процессе инвентаризации происходит взвешивание, обмеры.

Результаты инвентаризации записывают в инвентаризационную опись. В ней приводятся наименования проверяемых видов имущества, фактическое количество имущества, а также приводятся данные бухгалтерского учета этого имущества. Затем данные инвентаризации сравнивают в описи с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения записывают в сличительную ведомость.

В конце инвентаризации материально ответственное лицо снова дает расписку в том, что инвентаризация проведена в его присутствии и никаких претензий к комиссии у него нет.

Члены комиссии подписывают инвентаризационную опись, результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то материально ответственное лицо дает объяснения в письменном виде. Излишки приходуют в бухгалтерском учете, то есть учитывают на тех счетах, на которых выявили излишнее имущество. Недостачи списывают в пределах норм естественной убыли на затраты, а недостачи сверх норм естественной убыли относят либо на виновника, если он есть, либо на финансовый результат организации.