АРХІВНИХ УСТАНОВ

V.1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ СИСТЕМИ

РОЗДІЛ V. ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ. ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Актуалізація питань, пов'язаних з виявленням джерел, методикою їх використання є помітною рисою новою історіографічної ситуації. Формування Національного архівного фонду України, входження його ретроспективної інформації у світовий комунікативний простір вимагають перегляду основ організації архівних документів.

Організація документів НАФ має основні структурні рівні: міжархівний – розподіл комплексів документів в межах системи архівних установ; внутріархівний – формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий – систематизація документів на рівні фонду; рівень сукупності документів – їх систематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

· належність документів до документації одного утворювача;

· право власності на документи;

· строки зберігання документів;

· ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

· належність документів до певних адміністративно-територіальних одиниць (область, округ, район, місто);

· історичні умови, час і місце створення;

· належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

· види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

· рівень доступу до документів.

При організації архівних документів в межах системи архівних установ враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігаються у державних архівах,; документи, що відносяться до приватної власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами.

На організацію документів на міжархівному рівні впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів. При цьому документи поділяються на загальнодержавні і документи місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:

· у межах сучасної України в діяльності центральних органів державної влади і управління, підприємств, установ і організацій, що поширюють свою компетенцію на всю або значну частину її території;

· за межами України в діяльності провідних органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об’єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій;

· у межах сучасної України в діяльності місцевих установ, якщо склад і зміст документів, переважно відображає історію не лише окремого регіону, а й усієї країни, а також у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодержавному масштабі.

До комплексу документів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держслужба архівів України спільно із зацікавленими архівними та іншими установами.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За категоріями доступу документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремленні за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.