Файловые операции при работе с программой
Общие принципы работы с программой
Программа «Инфо-Бухгалтер»классифицируется как инструментальная компьютерная система бухгалтерского учета и представляет собой типичное приложение среды Windows, ее интерфейс во многом похож на интерфейс программы «1С: Бухгалтерия». Отличие составляет использование следующих горячих клавиш:
Для ввода нового объекта в любом окне используется F7 или + в конце списка. Таким образом, чтобы добавить, например, новую хозяйственную операцию вам необходимо либо перейти в конец списка хозяйственных операций, либо нажать клавишу F7.
Для редактирования объекта используется F4 или двойной щелчок левой клавишей мыши по выделенному объекту.
Для удаления объекта – F8 или клавиша Delete. При этом необходимо помнить, что буферного удаления в программе не существует. Т.е. если вы подтвердили удаление, то восстановить объект вы уже не сможете.
Для пересчета документов – F9 или пиктограмма Пересчитать.
К файловым операциям при работе с журналом хозяйственных операций относятся все функции, которые вы можете выполнять с помощью меню «Файлы». Не забудьте, что при использовании файловых операций должен быть активен документ, с которым вы работаете.
Вместе с программой «Инфо-Бухгалтер» поставляются два стандартных журнала хозяйственных операций:
1. Демонстрационный журнал хозяйственных операций (файл ib.shp),
2. Пустой, незаполненный журнал хозяйственных операций (файл standard.shp).
Оба журнала хранятся в папке на жестком диске, где установлена программа «Инфо-Бухгалтер».
Для создания рабочего журнала хозяйственных операций вашей организации необходимо проделать следующее:
1. Открыть текущий журнал хозяйственных операций, воспользовавшись пунктом меню «Операции – Журнал».
2. Открыть пустой журнал хозяйственных операций standard.shp. Для этого воспользуйтесь пунктом меню «Файлы – Открыть». С помощью диалога «Считать из файла» выберите файл standard.shp и нажмите кнопку «OK» диалога «Считать из файла».
3. На основе пустого журнала хозяйственных операций создайте Ваш рабочий журнал хозяйственных операций. Для этого выберите пункт меню «Файлы - Сохранить как». В поле «Имя файла» появившегося диалога «Записать в файл» введите имя файла Вашего журнала хозяйственных операций.
При задании имени файла придерживайтесь двух следующих правил:
1. При вводе названий файлов, создаваемых с помощью программы «Инфо-Бухгалтер», рекомендуется использовать только латинские буквы и цифры.
2. Название файла рекомендуется составлять из полного или сокращенного названия Вашего предприятия и года ведения журнала (касается только файлов журнала хозяйственных операций).
В правой части строки состояния главного окна программы «Инфо-Бухгалтер» должно появиться название Вашего рабочего журнала хозяйственных операций.
На данный момент Ваш рабочий журнал не имеет ни одной хозяйственной операции, имеет нулевые исходные остатки и план счетов программы «Инфо-Бухгалтер» с начальным разбиением.
Для открытия файла журнала хозяйственных операций вам необходимо воспользоваться пунктом меню «Файлы – Открыть» или кнопкой на панели инструментов Загрузка данных с диска. Для создания копии журнала хозяйственных операций на дискету или винчестер в любой момент времени вы можете воспользоваться пунктом меню «Файлы - Сохранить как».
Если вам необходимо удалить все хозяйственные операции из журнала хозяйственных операций, то вы можете воспользоваться пунктом меню «Файлы – Очистить». При выборе этого пункта меню программа «Инфо-Бухгалтер» делает дополнительный запрос на удаление всех хозяйственных операций. Пункт меню «Файлы – Очистить» интересен также тем, что при работе с окном «Исходные остатки» выбор этого пункта меню приводит к обнулению исходных остатков по всем счетам плана счетов.
Любой файл журнала хозяйственных операций содержит в себе следующую структуру данных:
1. Наборы хозяйственных операций,
2. Наборы проводок,
3. План счетов
4. Исходные остатки.
Несмотря на то, что визуально журнал хозяйственных операций, план счетов и исходные остатки представляют собой отдельные документы, все эти данные хранятся в файле журнала хозяйственных операций. Поэтому, сохраняя план счетов, исходные остатки или журнал хозяйственных операций, вы сохраняете на самом деле в файл все эти данные. Соответственно, используя другой файл журнала хозяйственных операций, вы работаете не только с другими хозяйственными операциями и проводками, но и с другим планом счетов и другими исходными остатками.