Роль и место бухгалтерского учёта в коммерческих банках и проблемы его автоматизации

Управление современными банками относится к одной из самых сложных интеллектуальных сфер человеческой деятельности. Оно базируется на использовании полной и достоверной информации о формировании ресурсов и их размещении, достигнутых результатах, наличии резервов на возможные потери по ссудам и по другим банковским операциям. Система, обеспечивающая банки такой информацией, и есть бухгалтерский учёт .

Ежедневная деятельность банков использует значительный объём информации о движении средств по лицевым счетам клиентов, счетам внутрибанковских операций. Оперативная информация обеспечивает исходными данными финансовый и управленческий учёт.

Данные финансового учёта предназначаются для специалистов-менеджеров и внешних пользователей, включая акционеров, клиентов банка, банки-корреспонденты, налоговые органы и др. Так, клиентам банка ежедневно должны передаваться выписки из их лицевых счетов, банкам-корреспондентам - выписки из корреспондентских счетов. При получении межбанковских кредитов требуется предоставление полной учётной информации банка о его платёжеспособности.

Кроме использования информации финансового учёта специалисты-менеджеры нуждаются в специально подготовленной управленческой учётной информации о деятельности банка, которая используется в процессе планирования, исполнения и контроля. Так, для образования резервного фонда на возможные потери по кредитам необходимо наличие подробной учётной информации о классификации кредитного портфеля по степени их риска, а также о наличии обеспечения кредитов и его качестве.

Бухгалтерский учёт в банках базируется на общих основополагающих правилах, отражении всех операций на активных и пассивных счетах методом двойной записи, унификации учёта, т. е. использовании одних и тех же балансовых счетов всеми банками при совершении экономически однородных операций. Методологическим центром по организации бухгалтерского учёта в банках является Национальный банк (НБ) РБ. Он устанавливает для коммерческих банков правила ведения бухгалтерского учёта, т. е. план счетов, порядок отражения в них операций, состав отчётных документов и др.

Бухгалтерский учёт в банках тесно связан с учётом в других отраслях экономики. Эта связь определяется деятельностью банков по расчётному, кассовому, кредитному обслуживанию предприятий, организаций и учреждений. Выполняемые банками операции по кредитованию, расчётам и др. находят отражение в бухгалтерском учёте банков предприятий. Банковские операции, отражённые в активе баланса банка, соответствуют пассивам в балансах предприятий и показывают сумму полученных банковских кредитов. В то же время денежные средства предприятий на текущих, расчётных и других счетах отражаются в их балансах по активу, а в балансе банка - по пассиву.

Банковский бухгалтерский учёт характеризуется оперативностью и единством формы построения. Это проявляется в том, что все расчётные, кредитные и другие операции, совершённые в банке в течение операционного времени, в тот же день отражаются в лицевых счетах аналитического бухгалтерского учёта клиентов и контролируются путём составления ежедневного бухгалтерского баланса учреждения банка. Единая для всех банков форма учёта создаёт возможность анализа банковской деятельности.

Базой бухгалтерского учёта в банках является операционная работа, к которой относятся:

• приём денежных документов от предприятий и проверка правильности их оформления;

• подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учёте;

• ведение картотек расчётных документов и срочных обязательств;

• осуществление контроля за своевременностью платежей;

• операции с корреспондентскими счетами, возникающими в связи с осуществлением расчётов между плательщиками и получателями денег, счета которых ведутся разными банками и др.

Организация учётно-операционной работы во многом зависит от установленного в учреждении банка документооборота, т. е. от порядка прохождения документов по всем стадиям их обработки. В целях рационализации документооборота в каждом банке составляется график документооборота. Для ускорения движения между структурными подразделениями операционного отдела документы группируются с учётом характера указанных в них банковских операций (кассовые операции, иногородние расчёты и т. д.).

Анализ состояния бухгалтерского учёта и отчётности выполняется специалистами-менеджерами и проводится в двух направлениях: аналитическом и синтетическом (анализ баланса). Аналитическая работа банка ведётся по следующим направлениям:

• анализ банковского баланса и других форм отчётности (анализ балансовых и внебалансовых статей, анализ других форм отчётности, включая финансовые результаты деятельности банка),

• анализ состояния учёта и отчётности (анализ данных аналитического учёта, анализ соответствия данных аналитического учёта данным синтетического учёта),

• анализ состояния договоров, учредительских документов (анализ операционных договоров, анализ хозяйственных договоров, анализ учредительских документов).

Результаты анализа используются для выработки рекомендаций по улучшению и совершенствованию деятельности банка.

Работа операционных работников банка и специалистов-менеджеров разнообразна и сложна. Поэтому успешная работа любого коммерческого банка напрямую зависит от качества функционирования автоматизированной системы бухгалтерского учёта (АС БУ) .

Автоматизированная система бухгалтерского учёта представляет собой форму организационного управления банком на основе широкого использования программно-технических средств и новых информационных технологий. АС БУ, опираясь на моделирование финансово-кредитных операций, упорядочение информационных потоков, применение экономико-математических методов, вычислительной техники и средств связи, снижает трудоёмкость и делает более рациональной управленческую деятельность в банке, позволяет расширить круг решаемых задач, повысить обоснованность и своевременность принимаемых решений. Это достигается за счёт использования новой информационной технологии, которая приходит на смену ранее существовавшей, и предполагает новые подходы к организации банковской деятельности. Под повой информационной технологией понимается совокупность внедряемых в практику принципиально новых средств проектирования банковских систем (использование КЕЙС-средств) и способов обработки данных (поддержка архитектуры "клиент-сервер"), представляющих собой целостные технологические системы, обеспечивающие формирование, передачу, хранение и отображение информации с наименьшими затратами.

АС БУ объединяет объекты управления (функциональные подразделения банка, филиалы, обменные пункты и т. д.) и управляющую систему, т. е. орган управления банком, его управляющий аппарат со своими методами ведения работы, анализа, принятия управленческих решений. Взаимодействие перечисленных элементов осуществляется посредством движения информационных потоков в виде прямой и обратной информационных связей. Прямая информационная связь является носителем распорядительных сведений, выдаваемых органом управления для функционирования управляемых подразделений банка. Обратная информационная связь обеспечивает управляющую систему сведениями о ходе выполнения возложенных на подразделения функций по банковскому обслуживанию клиентов или взаимодействию через расчётный центр с другими банками.

Проектирование и функционирование АС БУ основывается на системотехнических принципах, отражающих важнейшие положения методов теории систем, системного проектирования, информатики и других наук, позволяющих обеспечивать необходимую надёжность эксплуатации, совместимость и взаимодействие информационных систем различных экономических объектов, экономить труд, время, денежные средства на проектирование и внедрение АС БУ в практику.

Принцип совместимости, или системный подход, может быть отнесён к главным принципам. Он заключается в необходимости разностороннего анализа структуры и деятельности банка, выявления состава решаемых задач, функционального и информационного взаимодействия элементов системы между собой и внешней средой. Другими важными принципами являются:

• информационная обратная связь - возможность использования АС БУ для своевременного отображения результатов деятельности банка и регулирования характера его функционирования посредством принятия обоснованных решений;

• декомпозиция - возможность улучшения организации и качества проектирования, разбиения системы на подсистемы, блоки, модули, комплексы задач с последующим формированием проектных решений и созданием программных продуктов и документации на подсистемы;

• непрерывное развитие АС БУ - обновление и пополнение средств вычислительной техники, общесистемного программного обеспечения (ПО), доработка схемы базы данных и прикладного ПО;

• совместимость - взаимодействие подсистем АС БУ различных видов и уровней в процессе их совместного функционирования;

• стандартизация и унификация - использование типовых, унифицированных и стандартизованных элементов при создании и развитии АС БУ: типового общесистемного ПО (ОС, СУБД и др.), унифицированных аппаратных средств вычислительной техники;

• интеграция - объединение в единой технологической цепи процедур сбора, накопления, хранения, обработки данных, формирования управленческих решений в условиях функционирования многоуровневых вычислительных систем;

• автоматизация информационных потоков и документооборота -1) использование технических средств для сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных документов и отчётов, 2) внедрение безбумажной технологии, 3) использование средств связи для передачи банковской информации на любые расстояния;

• эффективность - выбор наиболее рациональных проектных решений, подлежащих внедрению, и получение экономического эффекта от затрат на создание АС БУ в процессе её эксплуатации.

Создание АС БУ помимо общесистемных принципов требует учёта особенностей структуры банковских систем и специфики банковской деятельности. Первая проблема - это значительная сложность организационного взаимодействия, которая вызывает необходимость создания многоуровневых, иерархических систем (головной банк, его филиалы, обменные пункты) со сложными информационными связями прямого и обратного направления. В основу создания АС БУ закладывается сетевая архитектура, широкое применение компьютеров и формирование на их базе взаимосвязанных специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ). Создаются АРМы различных уровней управления (руководителей, начальников управлений, работников подразделений банка, служащих и других специалистов, занятых преобразованием информации) с последующим объединением АРМ различных уровней и назначения в вычислительную сеть. Например, можно выделить следующие группы АРМ: "Кредиты", "Депозиты" и "Учёт ценных бумаг", "Расчетно-кассовое обслуживание", "Обменный пункт" и др. Каждый сотрудник какого-либо отдела банка наделяется определёнными правами доступа к соответствующей подсистеме и поэтому может выполнять только возложенные на него функции. Набор этих функций и образует АРМ сотрудника.

Второй проблемой является сложность видов обеспечения АРМ каждого специалиста, работающего в банке.

Обязательными видами обеспечения АРМ являются: функциональное, информационное, техническое, математическое, программное, технологическое, организационно-правовое, лингвистическое и эргономическое.

Функциональное обеспечение отражает предметную, содержательную направленность АРМ. Например, для операциониста банка - это набор задач, связанных с обработкой платёжно-расчётных документов, полученных от клиентов в процессе оформления банковских операций, для работника бухгалтерии - задачи банковского учёта и формирование балансов, для руководящих работников - задачи справочно-информационного и рекомендательно-аналитического характера для формирования управленческих решений и т. д.

Информационное обеспечение включает весь набор показателей, документов, классификаторов, кодов, методов их применения в банковской работе, а также информационные массивы данных на машинных носителях (базы данных), используемые в процессе автоматизированного решения функциональных задач, с рекомендованными способами накопления, хранения, передачи информации и т. п.

Техническое обеспечение составляет выбранный комплекс технических средств (КТС), позволяющий вводить, хранить, накапливать информацию на машинных носителях и передавать её между различными АРМ как внутри банка, так и при его взаимодействии с другими экономическими объектами и системами.

Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, экономико-математических методов преобразования информации и моделей, отражающих в информационном плане финансово-кредитные процессы и методы решения банковских задач.

К программному обеспечению относится комплекс разнообразных средств общего и прикладного характера, автоматизирующий выполнение регламентных задач и запросных процедур, подлежащих выполнению на конкретном рабочем месте специалиста банка.

Технологическое обеспечение представляет собой совокупность проектных решений, определяющих технологию обработки в соответствующей сфере деятельности, создание технологических условий для ведения банковских операций в автоматическом режиме, а также набор технологических инструкций и рекомендаций, подкрепляющих эти операции.

Совокупность нормативно-правовых документов, определяющих права и обязанности специалистов и регламентирующих их работу в условиях использования АРМ, относится к организационно-правовому обеспечению.

Лингвистическое обеспечение включает языковые средства АРМ: информационно-поисковые языки, метаязыки, языки общения пользователя с системой, языки запросов, программирования и другие средства, ориентированные на создание наиболее комфортных условий взаимодействия пользователя АРМ с техническими средствами.

Эргономическое обеспечение предусматривает формирование методов и средств, способных создать оптимальные условия для использования АРМ специалистом, быстрого освоения им способов выполнения технологических операций, достижения качественной, безошибочной работы при низкой утомляемости и росте производительности труда.

Некоторые важные проблемы, которые необходимо решать при разработке АС БУ банка:

• идеология построения системы должна закладываться с учётом дальнейшего возможного развития банковских технологий, т. е. анализ задач, требующих решения сегодня, должен вестись с перспективой развития их в ближайшем будущем; это приводит к необходимости использования спиральной модели проектирования, предусматривающей применение КЕЙС-технологий;

• внедряемые технологии должны, по возможности, равномерно осуществлять автоматизацию всех аспектов деятельности банка, что поможет избежать появления "узких мест"; эта проблема предполагает необходимость доработки спиральной модели проектирования с целью учёта декомпозиции АС БУ на подсистемы и их сопряжения на определённых этапах проектирования.