Программные комплексы для автоматизации деятельности туроператоров

Лекция 7

Эти программные комплексы должны обеспечивать:

1. Заполнение разнообразных справочников (справочники гостиниц, рейсов, услуг, партнеров и др.)

Грамотно заполненный и вовремя обновляемый справочник партнеров позволит туроператору оперативно разослать информацию, или, не выходя из системы, отправить по факсу или электронной почте счета, спецпредложения. Справочник рейсов даст точную информацию о возможности формирования индивидуального маршрута. В календаре можно будет легко увидеть те даты, когда имеется рейс. Если же туроператоры не уделяют должного внимания заполнению и обновлению справочников, программное обеспечение используется неэффективно.

2. Ввод цен и формирование турпродукта

Ввод цен особенно важен. Каждая составляющая турпродукта: гостиница, рейс, виза, страховка, дополнительная услуга – имеет себестоимость и стоимость. Введенная стоимость позволит формировать стоимость турпакета в целом, контролировать оплату забронированных турпакетов, отслеживать доход, полученный по турам, по партнерам. Введенная себестоимость поможет контролировать взаиморасчеты с поставщиками гостиниц, рейсов, услуг. Результат - туроператор контролирует прибыльность или убыточность туров, планирует работу с теми или иными партнерами (турагентствами или поставщиками услуг) на будущее, продумывает политику формирования цен по итогам прошедшего периода на следующий.

3. Оформление заявок (продажа турпакетов)

Это ежедневная работа менеджера, он должен иметь возможность выполнять ее быстро, точно и без ошибок. От того, насколько правильно оформлена заявка, зависит в конечном итоге качество обслуживания клиента и достоверность статистических данных. Все это предъявляет достаточно высокие требования к данной функции программного обеспечения. Система обязана максимально контролировать действия менеджера, заранее предупреждать о возможных ошибках в оформлении заявок.

4. Контроль оплаты туров

Бухгалтер регистрирует платежи и контролирует оплату туров по каждой заявке, по партнеру и в целом по туру (заезду). Он также формирует книгу продаж и первичных бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров.

5. Оформление документов, отчетов

Оформление вручную документов туриста (авиабилета, ваучера на проживание, страхового полиса, визовой анкеты) занимает много времени и требует привлечения большого числа людей. Автоматизированная система перекладывает работу по выписке документов на «плечи» компьютера, работа требует времени в десятки раз меньше, чем вручную, заниматься этим может всего один человек (при обороте примерно 20 000 - 30 000 туристов за сезон).

Автоматизация предполагает уход от «бумажной» работы, в том числе и в документообороте. Авиакомпания требует накануне вылета предоставлять списки пассажиров, принимающей фирме предоставляются руминг-листы, в страховую компанию формируется бордеро по итогам продаж страховых полисов, а для внутренней работы необходимо каждый день просматривать списки продаж туров и т.д. Это является неотъемлемой частью работы фирмы. Поэтому программа, которая содержит необходимое и достаточное число списков и отчетов, имеет явное преимущество.

6. Анализ работы турфирмы: финансовый и статистический

Программное обеспечение должно включать в себя функции расчета доходов и расходов фирмы, анализа прибыльности или убыточности. Статистический анализ позволит планировать работу в будущем сезоне. Например, статистика по категориям гостиниц или предпочтениям туристов тех или иных размещений в гостиницах позволит определять перечень партнеров и гостиниц, с которыми можно планировать заключение контрактов на будущий год.

Программное обеспечение, установленное в офисе туроператора, должно обеспечивать не только автоматизацию всех операций, связанных с формированием турпродукта, но и организацию взаимоотношений между туроператором и принимающей стороной. И тогда схема взаимодействия «туроператор – принимающая фирма» выглядит примерно следующим образом.

Принимающая фирма заключает договоры с гостиницами и формирует цены для туроператоров с учетом рынка, сезона и особенностей гостиниц. Программное обеспечение, установленное в офисах принимающей фирмы и туроператора, а также наличие компьютерной связи между этими субъектами туррынка гарантирует оперативное появление цен, введенных в программу принимающей фирмой, в программе туроператора. Туроператор добавляет к ценам свои комиссионные и формирует турпакет для продажи. Затем туроператор вводит в систему заявки на бронирование туров, изменяет предыдущие заявки, или отменяет заявки. Все эти изменения автоматически появляются в программе принимающей фирмы. Принимающая фирма передает заявки в гостиницы, получает от них подтверждения или отказы бронирования и, заполняя данные о подтверждении или отказе в своей программе, тем самым отправляет ответ туроператору.

Преимущества участников процесса при такой организации работы:

- туроператор освобождается от рутины ввода цен и тратит меньше времени на подготовку турпакетов;

- принимающая фирма освобождается от ввода заявок, что влечет за собой уменьшение числа потерь и ошибок, возможность более оперативно формировать ответ туроператору;

- обе стороны уменьшают затраты на обмен информацией (за счет отказа от использования факса) и на персонал.

Все это в конечном итоге позволяет повысить оперативность и качество работы фирмы, качество обслуживания туристов и максимально сократить накладные расходы.