Информационные потребности
Одной из главных задач информационного менеджмента является составление четкого представления о следующем:
какая информация (по содержанию);
кому (какой категории потребителей);
когда (к какому сроку или на каком этапе работы);
в какой форме (на каком уровне свертывания) следует информацию представить, чтобы потребитель в имеющееся у него время смог ее с пользой усвоить.
Хорошо известна ситуация, когда в предоставляемой специалистам информации - "все то", а с другой стороны - "не совсем то", а иногда и "совсем не то". Относящейся к теме разработки информации (соответствующей по смыслу) достаточно много, и освоить ее всю не всегда возможно, да и во всем предоставленном информационном потоке нет именно того, что так необходимо для решения задачи.
Подобная ситуация сложилась потому, что очень часто считается, что чем больше выдается информации, тем лучше, а что с этой информацией делает специалист, неважно.
Причина такого положения - недостаточный уровень исследований в области теории информационных потребностей.
Сначала о структуре информационных потребностей (главным образом профессиональных, поскольку они находятся в центре внимания служб, предоставляющих информационные услуги).
Специалистам в различных предметных областях требуется разнообразная как по содержанию, так и по форме информация, но, несмотря на это, их профессиональные потребности обладают сходной структурой. Информационная потребность является структурированной, причем каждая из структурных составляющих требует особого подхода при определении "стратегии и тактики" информационного обслуживания. Выделяют следующие составляющие:
1. Потребность в текущей и ретроспективной информации. Специалисту требуется постоянный приток новой информации, т.е. оперативное текущее информирование. Такое информирование позволяет в наибольшей степени подготовиться к принятию решений в сфере своей профессиональной деятельности, оперативно и адекватно реагировать на факторы, воздействующие на определенную ситуацию.
Потребность в текущей информации обусловливается профессиональной специализацией потребителя информации и выполняемыми им функциями и потому относительно стабильна. Отсюда и название запросов, выражающих эту потребность - постоянно действующие.
В отличие от текущей потребность в ретроспективной информации возникает при необходимости непосредственного принятия решений в данной ситуации. В этом случае нередко требуется обращение к источникам, накопленным за целый ряд предыдущих лет. Запросы выражающие потребность в ретроспективной информации, возникают у специалиста эпизодически, и называют их разовыми.
2. Потребность в узкотематической и широкотематической информации. Процесс специализации деятельности и дифференциация знаний приводит к постоянному сужению тематических рамок профессиональной информационной потребности.
Однако слишком узкая специализация влечет за собой ограниченность контроля за ситуацией, потерю качества принимаемых решений из-за потери контроля над целым рядом факторов, на первый взгляд, не относящихся к заданной теме.
По этой причине специалистам необходима как узкотематическая информация, непосредственно относящаяся к той конкретной поставленной задаче, решением которой они заняты, так и широкотематическая, создающая представление об объекте исследования или разработки в целом.
Потребность в узкотематической информации выражается в запросах предметного характера (в соответствии с предметной областью), потребность в широкотематической информации - в запросах ознакомительного характера.
3. Потребность в отраслевой (специализированной) и межотраслевой (неспециализированной, смежной) информации. Большинство наиболее актуальных проблем решается путем использования не только профильной информации, не выходящей за рамки данной отрасли знания, но и значительного объема смежной, межотраслевой информации, из других отраслей знания, казалось бы, очень отдаленных.
Потребность в отраслевой информации выражается в запросах профильного характера, в межотраслевой (смежной) - непрофильного характера.
4. Потребность в фактографической и концептуальной информации. В первом случае - это потребность в различных сведениях, которые извлекаются потребителем из первичных и вторичных документов, справочников и других источников информации. Однако часто бывают случаи, когда потребителю нужны не просто сведения, но и оценка, интерпретация этих сведений другим специалистом - с точки зрения их истинности и достоверности, технико-экономической целесообразности и перспективности, т.е. необходима концептуальная информация. Особенно нуждаются в такой концептуальной информации руководители при принятии решений.
Потребность в фактографической информации выражается в запросах фактографического характера, в концептуальной - концептуального характера.
Рассмотренные выше структурные составляющие представлены в виде схемы на рис. 3.
Рис. 3. Формальная схема структуры информационной потребности