Вопрос 2. Организация информации в системе государственного управления.

Известно, что в государственном управлении циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике информация. Одна ее часть носит непосредственно управленческий характер и связана с формированием и реализацией управляющих воздействий, другая – по масштабам, очевидно, значительно большая – выражает взаимосвязи государства с обществом, его многочисленными проявлениями, с потребностями и интересами миллионов граждан.

Направления совершенствования организации управленческой информации, не требующих особых капиталовложений или сверхусилий находится в пределах государственно – управляющей системы.

Прежде всего, речь идет о движении управленческой информации и ее параметрах. Как можно полагать, самым насущным вопросом движения управленческой информации является сжатие ее объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной.

Необходимо исходить из одного принципа: характер и объем управленческой информации должны соответствовать компетенции государственных органов, функциям и полномочиям государственных должностей.

Важная роль в организации движения управленческой информации принадлежит обогащению содержания единицы информационных материалов: введению в них лишь тех сведений, данных, показателей, которые обладают информационными признаками, актуальными для управленческих решений и действий.

В принципе, для управления нужны данные, сведения, показатели, которые, во-первых, отражают качественные характеристики явлений, процессов, отношений, причем связанные главным образом с их сущностью, социальной ценностью и, во-вторых, непосредственно раскрывают конкретные явления, процессы, отношения.

Необходимо далее четко структурировать управленческую информацию. Ведь информация должна двигаться, таким образом, и иметь такие параметры, чтобы удовлетворять информационные потребности государственных органов, должностных лиц, других участников управленческих процессов. Словом, управленческая информация должна иметь ту же структуру, что и организационная структура государственного управления, и обслуживать ее.

С этой точки зрения следует различать информационные возможности (и проблемы) органов, действующих по принципу коллегиальности, и органов единоначальных. Во-первых, каждый член коллегии может обрабатывать определенную информацию и выносить ее на обсуждение всей коллегии, отчего информационная емкость этих органов очень высока. В единоначальном же органе, если подходить к делу не формально, а по существу, всю входящую и выходящую информацию призван анализировать единолично руководитель (единоначальник). Между тем в такие разные органы, особенно находящаяся на одном уровне, часто поступает одинаковая по объему управленческая информация, с которой единоначальник реально не в состоянии ознакомиться. Дело поручается заместителям, помощникам, экспертам, аппарату, в результате чего руководитель не знает всей информации, она выходит из-под его контроля, а затем возникают разговоры о том, что мол, аппарат «правит бал» и «подставляет» руководителей. На самом деле их «подставляет» несоответствие организации государственного управления и организации движения управленческой информации.

Совершенствование работы с информацией в указанном аспекте видится в том, чтобы сосредоточивать ее поток (входящий и исходящий) в руках руководящего звена и подчинять его исключительно реализации компетенции государственных органов. Тогда и руководители будут подходить к ней более избирательно, критически и ответственно.

Заслуживают внимания информационные аспекты принципов двойного подчинения и линейно-функционального. Достоинства названных принципов зависят от того, как они уравновешены в соответствующих направлениях. Отсюда актуальность анализа содержания, объема и целесообразности управленческой информации, идущей по указанным каналам.

Новые информационные проблемы порождает реализация в управлении принципа федерализма и становление местного самоуправления. Ведь при всей самостоятельности государственных органов СРФ и органов МСУ все они функционирую в едином информационном поле и должны знать о том, что и как делают другие. Предстоит еще разобраться в потоках и каналах циркулирующей здесь управленческой информации с тем, чтобы придать всему российскому обществу необходимую управляемость.

Свои нюансы, требующие анализа, существуют в информационном обеспечении законности в государственном управлении.

Практика показывает актуальность того, чтобы правовые нормы, их изменения и дополнения знали все государственные служащие, в той или иной мере связанные с реализацией компетенции соответствующего органа. Весьма желательно, кроме того, чтобы об основных, принципиальных актах, принимаемых руководителями, служащие аппарата тоже были своевременно и полно информированы. Значимость обеспечения законности в государственном управлении требует не только контроля «сверху», со стороны руководителей, но и контроля «снизу», со стороны исполнительского персонала. Демократическое государство тем и отличается от тоталитарного, что в нем управленческие решения принимаются, а управленческие действия совершаются не в узком кругу, а в условиях открытости, гласности, свободного сопоставления мнений, суждений, предложений, равной подчиненности всех закону.

В структуризации управленческой информации в последнее время, заслуженное значение отводится независимой и объективной экспертизе. Именно она призвана определять качество и актуальность информации. Сегодня, когда государственному управлению следует придать подлинную рациональность, надо укреплять социальный и правовой статус экспертизы управления, передавать ее обществу, его научным учреждениям, союзам и ассоциациям специалистов, средствам массовой информации, общественным организациям и общественному мнению. Экспертиза мыслится как явление, которое формируется за пределами субъекта государственного управления и затем вводится в управленческие процессы, начинает здесь «взвешиваться», вписываться в систему целей и соответствующих информационных потоков.

В овладении управленческой информацией большое место занимает также ее формализация.

Множественность повторяющейся, тождественной информации, необходимость правильной передачи и адекватного воспитания ее смысла, актуальность быстрого поиска нужной информации и другие причины обуславливают целесообразность унифицированных, стандартных форм ее выражения и закрепления, широкого использования типовой документации, повышения качественного уровня и уплотнения содержания информации в каждом ее носителе. Образцы, эталоны различных документов, в том числе и управленческих решений, особенно связанных с разрешением определенного класса задач, ситуаций, вопросов существенно помогают в работе над информацией и повышают ее качество. Поэтому всем государственным служащим целесообразно хорошо знать документоведение.

Формализация работы с управленческой информацией создает предпосылки для более обоснованного распределения компетенции государственных органов.

Обоснованной формализацией работы с управленческой информацией благоприятствует использование научных процедур и правил отбора, анализа и оценки информации. Особо актуальна методология системного подхода, обеспечивающая согласованное познание многих явлений и процессов, их классификацию и субординацию, выявление в них определенных объективных закономерностей и отношений. Практически все процедуры, правила, операции, ведущие к познанию истины и ее доказательству, применимы в работе с управленческой информацией. К примеру, конкретные социологические исследования, сбор и анализ информации несколькими, условно говоря, «конкурирующими» группами, экспертная проверка информации соответствующими специалистами, вероятностно-статистические процедуры и т.д.

Состояние информационного обеспечения государственного управления во многом зависит от распределения информации внутри государственного органа и ее качества.

На первом месте здесь стоит информационное обслуживание руководителей или руководящего звена. Эта категория должна очень хорошо владеть информацией, входящей и исходящей.

На второе место можно поставить вопрос о распределении информации между должностными лицами, в частности о том, должен ли кто-либо еще, кроме непосредственного исполнителя, знакомиться с соответствующей информацией.

Руководитель может и должен маневрировать движением информации в возглавляемом государственном органе, не допускать, чтобы кто-либо монопольно владел какой-то частью информации, так распределить информацию, чтобы она всегда рассматривалась объективно. Необходимо также добиваться доступности информации для всех должностных лиц этого органа, что способствует лучшему исполнению служебных функций.

В информационной работе весомое место принадлежит контролю за информацией, точнее, контролю за воплощением в жизнь тех интересов, запросов, требований, задач и т.д., которые выражены и закреплены в информации. Можно выделить такие направления контроля информации: контроль за соответствующим (по принадлежности, назначению и т.п.) движением информации; контроль за превращением содержания информации в социальную практику: конкретные поступки, действия, преобразования; контроль за соответствием отчетной информации директивной. Руководители государственных органов, специальные контрольные подразделения последних должны придавать контролю информации непрерывный характер, внимательно следить за передатчиками, приемниками и каналами связи информации и критическими точками в ее реализации, уметь не только своевременно улавливать, но и предупреждать возможные отклонения, неувязки или ошибки в информационной работе. Особенно важно, чтобы в центре контроля находились обратные связи в информационных потоках.