Позамашинне інформаційне забезпечення

Вступ

Інформаційне забезпечення

Питання:

1. Поняття інформаційного забезпечення.

2. Структура інформаційного забезпечення.

3. Позамашинне інформаційне забезпечення.

4. Засоби організації й ведення позамашинної ІБ.

Поняття "інформаційне забезпечення" (ІЗ) виникло у зв'язку з розвитком автоматизованих систем управління (АСУ). Це динамічна система одержання, оцінки, зберігання та переробки даних, створена з метою вироблення управлінських рішень. ІЗ можна розглядати і як процес забезпечення інформацією, і як сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі (ІС) у процесі її функціонування.

Інформаційне забезпечення інформаційних систем обліку передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.

Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

У процесі розроблення інформаційного забезпечення варто визначити:

- склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв’язання комплексу задач;

- структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників документів;

- характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, марш­рути, терміни;

- характеристику якості інформації;

- способи перетворення інформації.

Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпечення інформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне (машинне). Це обумовлено тим, що первинна інформація зароджується у позамашинній сфері й характеризує процеси, явища, об'єкти ІС. Як правило, первинна інформація фіксується в первинних документах, які містять як НСІ, так і оперативну, облікову інформацію (рис. 1)

Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні ІС. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну ІБ.

Рис. 1. Структура інформаційного забезпечення

Склад і зміст ІЗ визначаються, з одного боку, вимогами користувачів системи, тобто самою суттю керування, а з іншого боку - вимогами автоматизованої обробки даних на ПК.

Вимоги з боку керування наступні: повнота, своєчасність і регулярність надходження й обробки інформації, а також вірогідність і точність останньої.

Вимога повноти інформації передбачає, щоб розміри ІБ повинні бути мінімальними, але достатніми для прийняття управлінських рішень, оскільки надмірна інформація не сприяє ефективному її використанню й утрудняє процес керування.

Порушення строків надходження й обробки інформації робить її непотрібної для керування, і також вона повинна бути достовірної й точно відповідати об'єктивним показникам об'єкта керування.

Найважливіші вимоги висуваються до інформаційного забезпечення з боку машинної обробки інформації, а саме:

- однозначний і формалізований опис об'єктів й актів виробниче - господарської діяльності;

- застосування ефективних методів збору, реєстрації, передачі, обробки, нагромадження й збереження інформації; вилучення дублюючих потоків інформації;

- уніфікація, спрощення й усунення надмірної документації;

- забезпечення ефективної форми обміну інформацією між людиною і ПК.

Позамашинне ІЗ — сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки. Воно включає систему конструкторської, технологічної й технічної інформації, систему класифікації й кодування, нормативно - довідкові матеріали, планово - договірну інформацію, а також первинну, оперативну інформацію (у паперовому виді), у якій відображаються процеси господарської діяльності або стан об'єктів обліку.

Нормативно – методичні матеріаливключають норми витрати матеріальних, фінансових і трудових ресурсів, розцінки, ставки, інструкції й методики по контролі господарської діяльності підприємства, а також методичні й інструктивні матеріали по складу, використовуваних документів і правилам їхнього ведення.

Одні нормативні документи видаються державними й господарськими органами керування (Мінфіном, Держкомстатом і Мінекономіки України та ін.), інші розробляють безпосередньо на підприємствах.

Технологічні матеріали містять проектне - технічну документацію за технологією виробництва продукції, робіт і послуг, державні стандарти, технічні показники якості продукції й ін. матеріали, які використаються на підприємстві.

Система класифікації й кодування використається для побудови кодів техніко-економічної інформаціїна підприємстві, а також містить методику декодування об'єктів класифікації. Класифікатори мають різні сфери дії: у межах підприємства (локальні), галузі, держави.

Загальнодержавні класифікаторипризначені для кодування облікової інформації на рівні держави, вони застосовуються в різних інформаційних системах.

Локальні класифікаторирозробляються з урахуванням облікової політики підприємства.

Для організації інформаційної взаємодії комп'ютерних інформаційних систем різних областей або рівнів керування по можливості намагаються максимально використати загальнодержавні класифікатори для опису тих самих об'єктів або їхніх властивостей.

До локальних класифікаторівставляться такі як «Основні засоби», «Нематеріальні активи», «ТМЦ», «Банки», «Контрагенти», «Співробітники».

Класифікатори підприємств описуються у відповідному документі технічного проекту СОД, затверджуються керівництвом підприємств і застосовуються тільки при організації інформаційної взаємодії у середині підприємства.

Основним носієм інформації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо).

Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).

Вхідна документація містить первинну, необроблену інформацію, що відображає стан об’єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення.Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат.

Відповідно до функцій керування документи підрозділяються на нормативно - довідкові, планові й інші документи умовно - постійної інформації, мало змінювані в часі й документи оперативної, первинної облікової інформації, що фіксує протікання господарських або управлінських процесів.

Довідники й Фактографічні

номенклатуро - цінники документи

Календарно-планові Дані про виконання планів,

і ін. економічні нормативи поопераційного обліку

Договори й контракти Платіжні доручення

Організаційно - Повідомлення про зміни

розпорядницькі документи Запитальні документи, що містять

умови пошуку даних.

Довідникявляє собою збірник довідок, тобто фрагментарних відомостей, одержуваних по запиті. По змісту й сфері застосування довідники можуть бути досить різноманітні. Вони можуть містити опис можливих значень об'єктів, суб'єктів, процесів й їхніх окремих властивостей.

Довідники служать для опису об'єктів обліку, установлення взаємозв'язку інформації за допомогою ідентифікації подібних ознак, для роздруківки у вихідних документах постійних реквізитів.

Довідники найчастіше представляються у вигляді таблиці, у кожному рядку якої вказується код, найменування об'єкта й інші реквізити.

У номенклатуро – цінниках представляється вся номенклатура об'єктів на підприємстві, у цеху, на складі із вказівкою одиниць виміру, ціни за одиницю.

Календарно – планові документи містять плани економічного й соціального розвитку підприємства, показники випуску деталей, готових виробів, норми зачепила (у днях, добі) і ін. Дані про виконання планових показників відбиваються у звітах, план - графіках, статистичних звітах.

Договори й контракти із суб'єктами підприємницької діяльності містять плани поставок матеріалів, товарів, обсяги партій поставок, відомості про постачальників і замовників, кон'юнктура ринку.

Організаційно – розпорядницькі документи включають положення, устави, акти, протоколи, постанови, накази, штатний розклад й ін.

Фактографічні документи, щовідображають факти (операції), які відбулися у виробничій і фінансово - господарській діяльності підприємства. Фактографічні дані відображаються в первинних документах, облікових регістрах бухгалтерського (фінансового) обліку. Наприклад, приходні - видаткові документи містять облікові дані по відпустці або відвантаженню деталей, товарів і матеріалів, а також дані по надходженню виробів, матеріалів у цех, на склад. Це накладні, прибутково-видаткові ордери, картки складського обліку, лімітно - забірні карти, відомості інвентаризації ін.

Повідомлення про зміну нормативно - довідкової інформації призначено для коректування інформаційної бази, підтримки її в актуальному стані

У процесі створення позамашинной ІБ необхідно виконати наступні дії:

- формалізувати дані;

- вибрати форми первинних документів і машинних носіїв;

- розробити форми вихідних документів;

- вибрати способи й засоби фіксування даних у первинних документах і способи переносу їх на машинні носії;

- розробити логічну структуру зберігання даних;

- вибрати систему керування базою даних (СУБД);

- організувати раціональний документообіг й ін.