Лекция 8. Язык и стиль управленческих документов
Вопросы
1. Дайте определение инфляции, сформулируйте ееосновные черты и охарактеризуйте роль цен в развитии инфляции.
2. Дайте характеристику кейнсианской и монетаристской теории инфляции.
3. Сформулируйте основные причины, вызывающие инфляцию.
4. Каковы причины и характерные черты инфляции в экономике России?
5. Назовите стадии развития инфляции и охарактеризуйте динамику цен.
6. В чем состоит сущность понятий «инфляция спроса» и «инфляция издержек»?
7. Какими могут быть последствия инфляционного роста цен для развития экономики?
8. Назовите основные направления антиинфляционного регулирования.
1. Композиционная структура текста документа
Композиционная структура текста документа - последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.
Композиция текста документа определяется:
- видом (разновидностью) управленческого документа;
- формой представления текста;
- содержанием конкретного документа;
- спецификой отдельного акта делового общения.
В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).
Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидности. Например, тексты приказов по основной деятельности составляется по схеме: вводная часть (обоснование) - распорядительная часть. Тексты приказов по личному составу состоят из тех же композиционных частей, но расположенных в обратном порядке: распорядительная часть - обоснование, текст протокола заседания строится по схеме: вводная часть - "слушали" - "выступили" - "решили" и т.п.
Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы. Так, в определенных ситуациях возможны распорядительные документы (приказы, распоряжения)- без обоснования, письма без пояснения и др.
2. Особенности делового стиля
Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность.
Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия и др.).
Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, оговорок, четкой структурой предложений и текста в целом.
Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко продумывать и формулировать тему (предмет) текста документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова и целые фрагменты текста, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
3. Особенности употребления отдельных категорий слов и словосочетаний в деловой речи
Следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих действий и ситуаций, тематической ограниченности деловой речи является широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартизованных) словосочетаний и языковых оборотов, используемых в неизменном, застывшем виде:
"Сообщаем, что в период с ... по ... "
"Установлено, что в период с ... по ... "
"Сообщаем, что по состоянию на ... "
"Акт составлен комиссией в составе: ..."
"Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ... "
"Направляем Вам согласованный с ... "
"Направляем на рассмотрение и утверждение ... "
"Проверкой установлено, что ... "
"В соответствии с договоренностью, достигнутой ... "
"Во время переговоров стороны обсудили возможности ... "
"Просим Вас рассмотреть вопрос о ... "
"Просим Вас изыскать возможность ... "
"Принимая во внимание, что ... , просим ... " и др.
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность:
"Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ... "
"Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ... "
"Предоставление жилой площади гарантируем"
"Претензии по гарантии следует предъявлять ... "
"... в противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции"
"... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд".
"Контроль за выполнением ... возлагается на ... " и др.
Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
При подготовке текстов документов следует использовать те языковые формулы, которые выработала практика делового общения для выражения типового содержания в каждом конкретном случае.
Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое "нанизывание падежей". Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже в творительном, например:
"Предлагаем Вам варианты (чего?) решений (чего?) реконструкции (чего?) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (чего?) жилых и административных зданий".
(Ср. это же предложение в другом стиле речи: "Предлагаем Вам варианты решений реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок в жилых и административных зданиях").
"Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения (чего?) конкретных аспектов (чего?) возможного сотрудничества (кого?) Мэрии Москвы и (кого?) руководства финской столицы".
(Ср. это же предложение в другом стиле речи: "Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения конкретных аспектов возможного сотрудничества между Мэрией Москвы и руководством финской столицы").
Широкое использование таких конструкций, исключающих предлоги для связи слов, при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями позволяет сделать структуру предложения более четкой и легче воспринимаемой.
Возможности слов сочетаться с другими словами в разных стилях речи различны. Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной и разговорной речи. В деловом стиле они ограничены. Это явление касается, главным образом, ключевых слов, называющих основные понятия текста, что и выражается в ограничении их возможностей вступать в смысловые связи с другими словами.
Так например, глагол "допустить" во всех стилях речи может сочетаться только со словами, выражающими негативный результат деятельности: " допустить просчет", "допустить промах", "допустить ошибку" и др., но не со словами, выражающими положительное действие
"допустить успех".
Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.
Например, в деловом стиле:
ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО
предоставить в пользование предоставить для использования
направить на рассмотрение выслать на рассмотрение
передать в управление передать для управления
оказывать содействие оказывать помощь
осуществлять контроль вести контроль
вносить предложения давать предложения
предоставить кредит выдать кредит
обладать правом владеть правом
вступать в силу входить в силу
пострадать в результате событий пострадать в событиях
Ограниченная сочетаемость слов, широко распространенная в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном итоге имеет целью достигнуть максимальной точности выражения содержания текста при его создании и восприятии.
При использовании языковых средств следует иметь в виду, что в деловой речи активно используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом, например:
оказать содействие, а не посодействовать
оказать помощь, а не помочь
произвести уборку, а не убрать
провести учет, а не учесть
оказать поддержку, а не поддержать
произвести ремонт, а не отремонтировать
Такие конструкции с "расщепленным" сказуемым не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия, в то время как один глагол (отремонтировать, учесть, поддержать, помочь и др.) обозначает это не в столь явно выраженной форме. Поскольку содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, в этих условиях словосочетания из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола воспринимаются как наиболее уместные.
Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: "комиссией проведена проверка и установлено...", "акт подписан членами комиссии и утвержден руководством"
С этим же связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам (а не: Проект предусматривает ...).
Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование (а не: Московские организации поставят ...).
Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом внешних связей правительства Москвы (а не: Департамент внешних связей правительства Москвы прорабатывает... ).
4.Особенности употребления терминов
Особенность деловой речи - употребление большого количества терминов.
Термины, используемые в документах, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.
Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность понимания текста.
При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и корреспонденту. Если у автора документа возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина. Это можно сделать несколькими способами:
дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);
расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;
исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.