Документування в керуванні

У процесі діяльності установ виникає необхідність зафіксувати й зберегти інформацію про різні факти, події, явища. Для цього використовують різні носії інформації - папір, магнітні стрічки й диски, перфострічки й перфокарти, фотографій, кінофільми й т.д.

Документ - це засоби закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Серед носіїв інформації найбільш широке поширення в управлінській діяльності одержали текстові документи, виконані на папері. Вони відіграють велику роль в організації й удосконаленні управлінського процесу. Це пояснюється тим, що в документи вносяться попередньо оброблені, істотні відомості; зафіксована в документах інформація надійно зберігається; документи виконують комунікативну функцію, тобто є засобами зв'язку між різними установами, організаціями й громадянами, служать засобами посвідчення, юридичного доказу інформації, що утримується в них, свідоцтва, використовуваного в суді, органах слідства, арбітражі та ін. містять дані обліку результатів роботи установи.

Документ являє собою практичну цінність і повинен мати максимальну наочність - правильно за формою й змістом складатися, бути придатним до тривалого зберігання.

За допомогою документів можна проаналізувати весь процес управлінської діяльності, тому що в них містяться результати роботи установ, це дозволяє контролювати їхню діяльність, особливо там, де механізований весь процес створення й обробки документів, правильно поставлена робота з документами.

Класифікація документів - необхідна умова для проведення робіт з їхньої уніфікації, що є важливою передумовою документаційного забезпечення автоматизованих систем керування.

Документи класифікують за такими ознаками, як спосіб фіксації, зміст, спосіб виготовлення, ступінь складності, місце складання, строки виконання, походження, ступінь гласності, юридична чинність і призначення.

Різноманіття управлінської діяльності, єдність і взаємозв'язок, властиві керуванню, форми й призначення управлінських документів визначаються правовими нормами. Такі документи випускають як найважливіші носії інформації, за допомогою якої здійснюється взаємодія об'єктів і суб'єктів керування. Управлінські документи мають наступні особливості:

- створюються, використовуються органами державного керування (суб'єктами й об'єктами) відповідно до встановленої компетенції й поставлених завдань;

- служать засобами закріплення функцій органів державного управління;

- містять, як правило, інформацію правового й довідкового характеру, що
відображає природу виконавчої й розпорядницької діяльності певного органа управління;

- процес їхнього створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальну значущість, обов'язковість виконання.

Контрольні запитання:

1. Розкрийте сутність поняття “управлінський документ”.

2. Наведіть класифікацію управлінських документів.

3. Розкрийте сутність поняття “документація”. Назвіть види документації, що використовується у торговельних підприємствах.

4. У чому полягають особливості організаційно-розпорядчої документації?

5. Висвітліть правила оформлення управлінських документів.

6. Розкрийте особливості адміністративного етикету.