Створення поштових наклейок

В Access є можливість за даними таблиць БД створювати поштові та інші наклейки. Це дозволяє, наприклад, автоматично заповнити конверти поштових листівок, вибравши дані (прізвище, ім’я, по батькові, адреса і т. д.) на отримувача безпосередньо із таблиці БД.

Для створення поштових та інших наклейок в Access використовується спеціальна підпрограма—майстер створення наклейок, яка вибирається у вікні Новий звіткомандою Поштові наклейки.

Відкривається перше вікно майстра створення наклейок в якому потрібно вибрати одиниці вимірювання та самі розміри наклейки.

Після вибору командної кнопки Далівідбувається перехід до другого вікна майстра створення наклейок, в якому потрібно вибрати параметри шрифту для написів на наклейці (гарнітура, кегль, стиль, ширина літер та їх колір).

В третьому вікні майстра необхідно вибрати поля, значення яких повинні виводитись в заголовку наклейки, а в четвертому всі інші поля, що будуть відображені на ній.

Останнє вікно підпрограми майстра створення наклейок дозволяє вказати назву звіту.

Робота з конструктором звітів

Щоб створити звіт вручну за допомогою конструктора звітів потрібно в головному вікні БД вибрати розділ Звіти,а в ньому командну кнопку Создать. При цьому відкривається вікно Новийзвіт,де необхідно вибрати режим Конструктор,а тоді, у випадаючому списку, в нижній частині вікна вибрати назву таблиці БД, запиту або фільтра по формі і натиснути ОК. Відкривається вікно конструктора звітів.

Якщо дані потрібні для звіту знаходяться в кількох таблицях, то спочатку потрібно створити реляційний запит, який буде включати ці поля, а тоді вибрати його ім’я у випадаючому списку вікна Новий звіт.

Звіт в Access складається з кількох розділів, а саме:

· розділ верхнього колонтитула—з’являється на початку кожної сторінки звіту. Він може містити заголовки колонок табличного звіту;

· розділ заголовка звіту—є необов’язковим розділом, який містить інформацію, що з’являється лише один раз — на початку звіту;

· розділ ділянки даних—містить основну частину даних, які потрібно представити в звіті. Саме в цьому розділі знаходяться поля даних, та назви полів;

· розділ приміток до звіту—є необов’язковим розділом, який містить інформацію, що з’являється лише один раз—в кінці звіту. Як правило, він використовується для розміщення підсумовуючих даних;

· розділ заголовка групи—необов’язковий розділ, який з’являється на початку кожної групи записів згрупованих по певному полю;

· розділ нижнього колонтитула—з’являється в кінці кожної сторінки звіту.

Якщо певні розділи у вікні конструктора не відображаються, то для їх встановлення потрібно в пункті меню Виглядвибрати команду Колонтитулиабо Заголовок/Примітказвіту.

У звітах, як і в формах, можна додавати обчислювальні елементи керування для відображення даних, які базуються на обчисленнях. В обчисленнях можна використовувати будь-яку доступну Access функцію. Для створення формули, за якою буде проводитись обчислення, спочатку потрібно поставити знак «=» («дорівнює»), а тоді ввести формулу.

Перегляд та друк звітів

На будь-якій стадії створення звіт можна переглянути, як він буде виглядати після друку на папері. Для цього потрібно в пункті меню Файлвибрати команду Попередній переглядабо натиснути піктограму . В будь-якому випадку відкриється вікно попереднього перегляду створеного звіту, що схоже на вікно попереднього перегляду документу Word. Для перегляду частини звіту, що не поміщається на екрані, можна використовувати лінійки прокрутки або клавіші PageUp та PageDown.

Для того, щоб надрукувати звіт, потрібно відмітити його у вікні бази даних і в пункті меню Файлвибрати команду Друк.При цьому відкривається вікно, в якому можна встановити діапазон сторінок звіту для друку, кількість копій і вибрати тип поточного принтеру.

Роздрукувати звіт можна також викликавши контекстне меню на його назві у вікні бази даних і вибравши в ньому команду Друк.