Тема 4.4. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.
Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос, нужен ли вообще документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией.
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся на простые и сложные. Простые – те документы, в которых рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.
Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложение, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение – обязательная часть любого текста документа.
Композиционная (логическая) структура текста документа – последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.
Композиция текста документа определяется:
n видом (разновидностью) управленческого документа;
n формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма)
n содержание конкретного документа;
n спецификой отдельного акта делового общения.
В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).
Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидности.
Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы.
Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:
· безупречность формулировок документа в юридическом отношении,
· точность текста документа, не допускающего различных толкований;
· нейтральный тон изложения;
· точность и ясность изложения;
· лаконичность.
Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое «нанизывание падежей». Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном. Широкое использование таких конструкций, исключающих предлоги для связи слов, при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями позволяет сделать структуру предложения более четкой и легче воспринимаемой.
Возможности слов сочетаться с другими словами в разных стилях речи различны. Существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.
При использовании языковых конструкций следует иметь в виду, что в деловой речи активно используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом.
Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено...», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».
С этим связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не «Проект предусматривает …»);
«Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Министерством иностранных дел» (а не «Министерство иностранных дел прорабатывает …»).
В текстах документов широко применяются так называемые универсальные слова – слова со стертым, неопределенным значением. Универсальное слово является многозначным, что позволяет употреблять его в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:
«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо).
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор.
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить устаревшие выражения (архаизмы и историзмы), канцеляризмы.
Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. «pleonasmos» – многословие).
Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов).
В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие.
Особенностью деловой речи является употребление большого количества терминов. Термины, используемые в документах – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.
Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность понимания текста.
Использование новых слов – неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия и, соответственно, является термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке (в этом случае неологизмы нередко выступают в роли профессионализмов – слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо). Неологизмы, относящиеся к первой категории, имеют полное право на существование в речи, второй – не должны употребляться в текстах документов.
В деловой речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.
Различаются два вида сокращенных слов:
лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов.
графические сокращения – применяемые на письме сокращенные обозначения слов.
Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.
Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «Место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.
После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991–1995 гг.
Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».
В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.