Тема 2.2. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Функция документа – это целевое назначение, присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором.
Не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию, документ полифункционален.
Основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.
Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью.
Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.
В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля.
Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
Тесно с культурной функцией документа связаны кумулятивная и познавательная (когнитивная) функции.
Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.
Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.
Некоторыми функциями документ наделяется сознательно, другие присущи ему объективно и, как правило, не осознаются автором.
Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.