Пример журнала учета конфиденциальных документов

Системы регистрации

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и компьютерная.
Журнальная система регистрации, введенная еще при Петре I, в настоящее время устарела и используется, в основном, при работе с конфиденциальными документами, а также при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков, когда применение такой системы предотвращает претензии со стороны граждан и возможные конфликтные ситуации.

Учетная таблица в журнале учета обычно делается на развороте журнала. Левая сторона   Учетный номер документа Дата документа Вид и краткое содержание Подразделение и фамилия исполнителя Номера листов черновика Количество Подпись за получение проекта, черновика Подпись за возврат, дата Экземпляров Листов в экземпляре   Правая сторона   Отметка об уничтожении черновика Отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров документа Куда отправлен Номера экземпляров Наименование, номер и дата оправдательного документа Индекс дела, номер по учету документов выделенного хранения Номера листов дела, количество экземпляров, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения

Карточная система регистрации свободна от недостатков, присущих журнальной системе, т.е. позволяет использовать для регистрации нескольких работников, не требует повторной регистрации в подразделениях, обеспечивает систематизизацию карточек и организацию поиска документов.