Планирование непредвиденных ситуаций.
Формализация отдельных видов планирования.
При подготовке кампании после определения ключевых аудиторий, их приоретизации, выбора оптимальных каналов доставки к этим аудиториям определенного типа сообщений избранные частные тактики необходимо формализовать в виде планов разного формата. Формат плана зависит от поставленной заказчиком кампании цели, выделенных и согласованных задач, избранных и согласованных форм отчетности. Поскольку планы различных видов являются не только рабочим инструментом технологического субъекта PR , но и формой отчетности, перечень планов, их разновидности, сроки представления на согласование и сама процедура согласования должна быть отражены в брифе до начала этапа реализации кампании.
Наиболее стандартным форматом является календарный план. Самый простой вариант предполагает таблицу, объединяющую вид деятельности в рамках кампании, сроки его реализации и форму отчетности по данной позиции.
В качестве примера – фрагмент календарного плана, предлагаемый М. Гундариным:
| № этапа | Наименование этапа | Мероприятия этапа | Сроки проведения | Отчетность |
| Информирование аудитории о достоинствах продукта Х | Пресс-конференция для СМИ «Новое на потребительском рынке» | 5 февраля 2005 | Публикации в газетах (не менее трех), выход сюжетов в теленовостях (не менее трех) | |
| Организация «прямой линии» с потребителями | 12 февраля 2005 | Отчет об активности звонивших (их должно быть не менее 10), формулировка главных тем вопросов с вариантами ответов, публикация материалов «прямой линии» в газете | ||
| Организация презентации в точках продаж | 13-20 февраля 2005 | Отчет о поведении потребителей, их мнениях и высказываниях. Дифференциация поведения в зависимости от точки продажи |
Гундарин М. Книга руководителя отдела PR . Практические рекомендации.- С.186.
Аудиторное планирование – другой вариант формализации предусмотренных мероприятий. Основной акцент в этом планировании делается на отражение взаимодействия с целевыми аудиториями. В плане отражается целевая аудитория, канал выхода на нее и транслируемое сообщение, срок и , например, ответственный за каждое мероприятие.
Фрагмент аудиторного плана кампании:
| Аудитория | Мероприятия | сроки | Ответственный |
| Работники СМИ | Пресс-конференция «Новое на потребительском рынке» | 5 февраля 2005 | |
| Презентация продукта Х в пресс-клубе | 21 февраля 2005 | ||
| Разовые потребители | Организация прямой линии с производителями | 12 февраля 2005 | |
| Организация презентации в точках продаж | 13-20 февраля |
Гундарин М.- С.187.
Непредвиденные ситуации могут возникать на любой стадии подготовки и реализации кампании. Они могут носить как технический характер – непоставка в срок заказанного ролика, тиража и т.д., так и когнитивный характер – несогласие заказчика в ходом реализации или необходимыми изменениями первоначального плана, возникающими в процессе уже идущей кампании. Кроме того, могут сработать такие трудно предсказуемые факторы, как погодные условия или появление другого события, оттягивающего внимание аудитории и ресурсы тех же СМИ.
Основные элементы планирования непредвиденных ситуаций:
1. Детальная проработка графика с привлеченными сотрудниками с целью выявления потенциальных угроз (временных, ресурсных, конкурентных и т.д.) на каждом этапе реализации графика.
2. Расширение вовлеченности сотрудников в успешную реализацию кампании, путем делегирования более широких полномочий в соответствующем звене, на соответствующем этапе кампании конкретным исполнителем.
3. Закрепление конкретных исполнителей путем составления фиксированных обязанностей и ответственности каждого на конкретном участке реализации графика.
4. Уточнение первоначального графика за счет внесения резервных позиций (по времени, место, ресурсам).
5. Возможно использование тренинговых форм по типу «штабного учения» для выявления возможных непредвиденных ситуаций и определения способов действий участников в случае их возникновения.