При формировании службы документационного обеспече­ния на предприятии социально-культурного сервиса и туризма разрабатывают Положение о службе ДОУ.

В зависимости от специфики управленческой ситуации и предоставленных полномочий руководитель кадрового органа] действует на основании распоряжения руководителя предпри­ятия или в инициативном порядке. Последнее относится только к подготовке служебной записки с обоснованием. Все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании.

Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления на предприятиях сферы туризма.

Многие предприятия социально-культурного сер­виса и туризма приходят к выводу о необходимости создания специального подразделения, службы ДОУ по мере развития предприятия, увеличения выручки, выхода на новые рынки, в новые регионы. Общий порядок формирования службы ДОУ на крупном предприятии социально-культурного сервиса и туризма предусматривает:

  • изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;
  • подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;
  • разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;
  • работку проекта численного состава службы ДОУ;
  • разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;
  • разработку проекта положения о службе ДОУ;
  • разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;
  • разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;
  • разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководящего состава;
  • разработку норм на выполнение работ по документационному обеспечению управления;
  • разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия и с другими предприятиями (организациями, учреждениями);
  • разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и на­значении руководящего состава службы ДОУ - руководителя службы ДОУ и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Если на предприятии нет службы ДОУ, а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняют функции службы ДОУ, ее формирование, как правило, возлагается на руководителя кадрового органа предприятия, например службы персонала, отдела кадров, менеджера по кадрам и т.п. Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т.д.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и проч.).

Выбор проекта организационной структуры службы ДОУ, ее численного состава зависит от множества факторов, которые оказывают влияние на проектирование не только ДОУ, но и всей структуры управления предприятием. Основные факторы, оказывающие влияние на формирование ДОУ турфирмах и гостиницах, представлены на рис. 5.2.

Факторы влияния на организационную структуру ДОУ
В турфирме В гостинице
Вид деятельности (туроператорская или турагентская) Номерной фонд (малые, средние, крупные гостиницы)
Масштаб турфирмы (выручка от реализации туруслуг) Специализация гостиницы (структура основных и дополнительных услуг, ориентация на определенный сегмент рынка)
Форма организации бизнеса (независимые или сетевые предприятия)

Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосред­ственно связан с числом структурных подразделений, числен­ным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроператорских компаниях возможно образование специализированных подразделений — секрета­риата, службы управления персоналом, юридического отдела и т.п. В средних и малых компаниях такие службы обычно не создаются.

При организации туристского или гостиничного бизнеса на основе предпринимательской сети часть функций по документационному обеспечению управления каждым предприятием сети может быть передана специальной службе. Например, в россий­ской гостиничной сети «Heliopark Hotels & Resorts» часть функ­ций по документообороту передана от гостиниц управляющей гостиничной компании «Гелиопарк Отель Менеджмент», вхо­дящей в компанию «Гелиопарк Групп», а именно: в соответст­вующие подразделения Центрального (Московского) офиса переданы функции планово-экономического отдела, кадровой службы, отдела маркетинга и др.