Общие сведения.

Документы, документальные информационные ресурсы.

Федеральный закон № 24-ФЗ от 20.02.95г. «Об информации, информатизации и защите информации» так определяет понятие «документированная информация (документ)» – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документ – главное средство закрепления различным способом на специальном материале (носителе) информации, получаемой в процессе развития науки и практической деятельности людей. Носитель (media) – обобщающее наименование материала, на который можно записать данные. Основная функция документа - обеспечение передачи информации в пространстве и времени между различными пользователями.

Носители подразделяются на человекочитаемые (традиционные) и машиночитаемые.

Человекочитаемый (традиционный) носитель– носитель, пригодный или используемый для записи данных, непосредственно считываемых человеком (бумага и ее заменители, на которых информация представлена в виде, допускающем ее зрительное восприятие пользователем без использования каких-либо иных технических средств).

Машиночитаемый носитель– носитель, на котором информация представлена в виде, требующем от пользователя использования специализированных технических средств, обеспечивающих ее зрительное, звуковое или тактильное восприятие пользователем. Термин обычно применяется к устройствам внешней памяти ЭВМ (магнитные, оптические диски). Однако, он может использоваться и по отношению к определенной части традиционных носителей, если они допускают использование специальных считывающих устройств, например сканеров. К этой же группе относятся так называемые микроносители– общее наименование носителей, на которых тексты или графические изображения представлены в уменьшенном фотографическим способом виде (микрофильм, микрофиши).

Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую, аудио-, видеоинформацию. Они могут подвергаться процессам записи, преобразования, хранения, поиска, передачи-получения, сбора, переработки и анализа.

В зависимости от характера обработки содержащихся в них данных, документы разделяются на: первичные и вторичные.

Первичные документы– документы, содержащие исходную запись сведений, полученных в процессе исследований, разработок, наблюдений, анализа или других видов человеческой деятельности, независимо от её характера или тематики. Такое деление документов на первичные и вторичные в значительной степени условно, поскольку один и тот же документ может содержать сведения, относящиеся как к первой, так и второй группе. Так, считаются безусловно первичными видами документов: отчеты по НИР, проектные документы, монографии, диссертации (но в них могут встречаться данные, ранее включенные в первичные или вторичные документы).

Вторичные документы– документы, полученные в результате аналитико-синтетической и логической переработки сведений или данных, содержащихся в первичных документах. Примерами вторичных документов являются справочные и энциклопедические издания, рефераты или реферативные издания, библиографические издания, указатели и списки, обзоры и пр.

Документация( documentation ), - совокупность документов, объединенных по определенным признакам (например, по назначению, содержанию) и оформленных по единым правилам. Применительно к программным продуктам и средствам вычислительной техники, термином «документация» обозначают руководства по использованию; совокупность текстов, описывающих строение и применение соответствующих средств или изделий.

Система документации –совокупность документов, состав, содержание, структура и правила оформления которых, определены государственными стандартами (ГОСТ). Еще используют синоним данному термину – «вид документации». Так, различают следующие виды документации: научно-техническая, директивная, юридическая, нормативно- техническая, технологическая, проектно-конструкторская, эксплуатационная, технико-экономическая и пр.

Информационное обеспечение – это совокупность процессов по подготовке и представлению специально подготовленной научно- технической информации для решения управленческих и научно-технических задач в соответствии с этапами их решения. Такое определение этому термину дает ГОСТ 7.27-80. Так, различные информационные органы и библиотеки реализуют следующие работы в рамках справочно-информационного обеспечения: комплектование справочно-информационных фондов, их каталогизация, создание и ведение баз данных по фонду, поиск и распространение информации по запросам пользователей. По своим основным признакам справочно-информационное обеспечение может быть отнесено к категории сравнительно недорогих массовых, стандартных информационных услуг.

В современном понимании, информационное обеспечение рассматривается, как индивидуальное непрерывное сопровождение и поддержка «решения задач пользователя», комплексом информационных услуг и продукции, обеспечивающих успешное решение этих задач.

Класс документальных информационных ресурсов является наиболее исследованным. Фактически все работы по созданию и развитию информационных систем направлены на формирование документальных информационных ресурсов и обеспечение доступа пользователей к ведомственным, национальным и международным документальным ресурсам.

Основной тенденцией развития документальных ресурсов является перенос все большей их части на машиночитаемые носители, что прин ципиально изменяет условия доступа к этим ресурсам. Перенос информационных ресурсов на машиночитаемые носители приводит к существенным изменениям во всех процессах, связанных с накоплением, обменом и обработкой информации и процессами доступа к этим ресурсам. Перенос информации на машиночитаемые носители имеет две прямо противоположных тенденции:

v С одной стороны, это создает условия прямого доступа к неограниченным мировым документальным информационным ресурсам и их автоматизированной обработке;

С другой стороны, создаются условия полного закрытия неконтролируемого доступа к информационным ресурсам, при этом пользователь может получать только ту информацию, которую держатель информационных ресур- сов считает нужным ему предоставить, а не ту, которую он рассчитывает получить.

Принципиальное значение имеет то, что формирование машиночитаемых информационных ресурсов создает ситуацию, при которой пользователь, не обладающий необходимыми техническими и программными средствами переработки машиночитаемых информационных ресурсов, фактически, исключается из сферы эффективного использования наиболее ценных информационных ресурсов.

На рис.3.1. представлена обобщенная схема взаимодействия пользователя с документальными информационными ресурсами.

Рис.3.1. Схема взаимодействия пользователя с документальными информационными ресурсами, представленными на различных носителях.