Требования к выходной, учетной и аналитической информации

Классификация и состав выходной информации учета, контроля и анализа.

Особенности формирования системы отображения выходной информации в диалоговом режиме

Способы формирования выходной информации

Требования к выходной, учетной и аналитической информации

Классификация и состав выходной информации учета, контроля и анализа.

Тема 5. Операция отображения выходной информации.

При ведении учета, контроля и анализа с помощью АРМБ функция обработки данных отделяется от пользователя и осуществляется в форме, не доступной для человеческого восприятия.

Поэтому возникает необходимость отображения выходной информации, содержащейся на машиносчетном носителе, в виде, пригодном для восприятия и использования учетным персоналом. Отображение выходной информации в условиях применения АРМБ осуществляется в реальном масштабе времени, т.е. наблюдается сближение процессов формирования, отображения и использования выходной информации.

Выходной информацией учета являются учетно-расчетные показатели, необходимые для контроля и анализа для производственно-хозяйственной деятельности предприятия, подготовки управленческих решений, используемой в целях подтверждения достоверности учетной информации и контроля функционирования АРМБ. К выходной информации также относится информация, предназначенная для использования в последующих учетных циклах и для решения задач на смежных АРМ.

По назначения выходные формы документов делятся на:

-основные документы;

-вспомогательные документы.

Основные документы служат основным функциональным целям бухгалтерского учета, контроля и анализа и должны отвечать методологическим требованиям и правила ведения регистров бухгалтерского учета.

Вспомогательные документы содержат разнообразные разовые и периодические сведения, используемые только для справочных, контрольных и управленческих целей и не требуется непосредственно для осуществления конкретных управленческих решений.

По содержанию документы делятся на:

-оборотные ведомости;

-ведомости движения средств и их источников;

-инвентаризационные ведомости;

-группировочно-аналитические ведомости;

-ведомости;

-ведомости по документированным операциям;

-ведомости для управления предприятием.

Содержание выходных документов должно обеспечивать возможность проверки правильности результирующей информации и ее соответствие информации первоначальных документов.

Как правило, выходная информация выдается по запросу, и поэтому наиболее приемлемый формат ее отображения является фрагментарные документы и видеограммы.

Перевод полных выходных документов в «безбумажный» вид и удовлетворение текущих нужд бухгалтерского учета фрагментарными документами и видеограммами дает основание считать комплекс полных документов человекочитаемой копией учетных регистров, имеющих с подлинником одинаковую юридическую силу.

Состав показателей видеограмм должен соответствовать информации полных выходных документов (учетных регистров) ,переведенных в «безбумажный»вид. Информация видеограмм может быть выведена в виде фрагментарного документа, и наоборот.

Выходная информация бухгалтерского учета, контроля и анализа, формируемая в виде выходных документов на машиносчетном носителе, должна оформляться в порядке, обеспечивающем юридическую силу указанных документов, и в соответствии с требованиями архивного хранения, ревизий и аудита, наравне с традиционными документами б/у, контроля и анализа на бумажных бланках.

Исходя из специфики бухгалтерского учета выдвигаются следующие требования к выходной информации:

1) достоверность, т.е. формирование выходной информации в соответствии с методологией финансовой отчетности;

2) своевременность;

3) системность (взаимосвязь аналитического и синтетического учета);

4) обоснованность (соответствие первичным документам);

5) полнота;

6) юридическая полноценность формируемой информации.

Выходной документ должен содержать информацию, позволяющую идентифицировать:

-предприятие, на котором создан документ;

-документ (название, № и т.д.);

-отчетный период;

-отражение в документе учетной и отчетной информации;

- объем информации документа (количество строк и страниц);

-дату создания документа;

-лицо, составившее документ и ответственные за правильность его составления.

Выходной документ на машиносчетном носителе, если он поддерживает «безбумажный» вид определения регистров, является подлинником, а информация, отображаемая по мере необходимости в человекочитаемой форме – его копией.

Выходные документы (подлинники, дубликаты и копии) на машиночитаемом носителе подлежат авторизации (указывается код должностного лица).

На этапе отображения данных для обеспечения юридической полноценности выходной информации должно быть реализовано:

1) преобразование имеющих юридическую силу машиносчетных документов в человекочитаемую форму и их передача пользователю в соответствии с установленным технологическим порядком;

2) соблюдение установленных правил внесения изменений в созданный документ;

3) тиражирование выходной информации с соблюдением установленных требований создание дубликатов и копий средствами ВТ;

4) обеспечение возможности идентификации структурных подразделений и лиц, отвечающих за достоверность данных по каналам связи;

5) наличие на выходных документах обязательных реквизитов;

6) обеспечение сохранности выходной информации в течении установленного срока с соблюдением требований архивного хранения.

Вышеуказанные требования к выходной информации бухгалтерского учета, в основном, поддаются количественной оценке и конкретизации в зависимости от вида информации.