Информационная часть письма
В деловой переписке часто используются глаголы-перформативы. Глаголы-перформативы (от лат. performо - действовать) – особые слова, эквивалентные действию, поступку. Их использование создаёт социальную ситуацию, влекущую за собой определённые последствия. Написать «Обращаемся к Вам с просьбой» значит выразить эту просьбу.
| Значение глагола- перформатива | Пример |
| этикетные фразы | благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения |
| сообщения | сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем |
| подтверждение | подтверждаем |
| заявления | заявляем, объявляем |
| требования, просьбы | приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой |
| обещания | гарантируем, заверяем, обязуемся |
| напоминания | напоминаем |
| предложения | предлагаем |
Глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-ого лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-ого лица единственного числа.
Стандартные конструкции, характерные для деловых писем
| Функция | Пример |
| 1) Причина обращения | Согласно протоколу о взаимных поставках … По причине задержки оплаты … Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договорённостям … В ответ на Ваш запрос … Учитывая, что производственные показатели снизились … В связи с неполучением счёта-фактуры … В связи с проведением совместных работ... Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам ... |
| 2) Ссылки | Ссылаясь на Ваше письмо от … В соответствии с достигнутой договорённостью … В соответствии с протоколом ... На основании распоряжения о … На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем … В подтверждение нашего телефонного разговора... |
| 3) Цель | В целях скорейшего решения вопроса … Для согласования спорных вопросов … В целях усиления охраны имущества... В порядке оказания технической помощи ... |
| 4) Этикетные фразы | Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. Примите наши поздравления … Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) … |
| 5) Речевые действия | Предлагаем в счёт взаимных поставок на … год … Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду... Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение... Извещаем, что мы …. Сообщаем, что, к сожалению, не можем …... |
Концовка письма(не все элементы обязательны):
- Деловые просьбы.
- Предположения, что переписка будет регулярной.
- Уверения в уважении.
- Должность, подпись.
- Возможно «Приложение».
Деловые письма заканчиваются подписью официального лица с указанием его должности. В некоторых случаях в конце письма стоит круглая печать.
Традиционно запятая после слов «С уважением» не ставится, т.к. они связаны с подписью (т.е. «Никифоров с уважением к Вам»). Однако в последнее время под влиянием английского языка стали ставить запятую.