Технология управления как информационный процесс
То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Последние могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынужден адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат изучения и использования менеджером обратной связи.
Принятие решений осуществляется в основном уполномоченными на это менеджерами на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии) и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.
Технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы деятельности.
Управление предназначено для сохранения миссии предприятия и осуществляется на основе противодействия его разрушению предприятия в результате контактов с внешней средой.
Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его в виде совокупности циклов, выполняемых работниками аппарата управления на основе разделения труда.
Все элементы объекта управления связаны между собой через труд в рамках определенной кооперации. Поэтому главным в процессе управления является управление системой совместного труда.
Одним из главных принципов организации процесса управления является разделение труда на функциональной, профессиональной, квалификационной и операционно-технологической основах.
Функциональное разделение труда базируется на иерархии функций управления предприятием (исследовательских, проектных, нормативных, плановых, технических, организационных, координационных, обеспечивающих, учетных и сбытовых) и представляет собой сочетание определенных групп и комплексов операций, устойчиво повторяющихся при их выполнении.
Профессиональное разделение труда обусловлено усложнением управленческой деятельности и дифференциацией функций управления, что требует привлечения различных специалистов.
Квалификационное разделение труда предполагает наличие разных по уровню сложности процедур и операций. Это требует использования различных должностных категорий работников в штате управленческого аппарата. Содержание их деятельности определяется процессами, операциями, приемами труда, существующими связями в системе управления, которые возникают при выполнении тех или иных его функций управления.
Операционно-техническое разделение труда обусловлено динамикой, процесса управления, что можно представить с помощью элементов (трудовых движений), операций и процедур. Сочетание элементов данного процесса составляет его технологию.
Понятие «технология управления» тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы. Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые он может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весь процесс как бы дифференцируется сверху вниз, т.е. от конкретной функции управленческого аппарата к подфункции (части функции), от нее — к конкретной процедуре и далее — к операции.
Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления. Операции и процедуры различаются по ряду признаков и подразделяются:
• по должностным признакам — на творческие, логические, технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60%, у специалистов — до 40%, у технических исполнителей — до 20%;
• по содержанию — на информационные, логико-мыслительные, организационные;
• по степени повторяемости — на повторяющиеся, неповторяющиеся;
• по уровню механовооруженности — на ручные, механизированные, автоматизированные, машинно-ручные.
• по характеру сочетания во времени — на последовательные, параллельные, последовательно-параллельные.
Рассматривая пути становления и развития управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, поэтому их исторические этапы тесно связаны информационных технологий. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода (вывода) выступали только его язык и слух.
Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания, что создало принципиально новые технологии накопления и распространения информации, усиливая память человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации была бумага, то такие информационные технологии называют бумажными.
Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы ее обработки традиционно возлагались на мозг человека. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ (третья информационная революция). Сначала ЭВМ использовались для проведения отдельных расчетов, а затем для автоматизации отдельных информационных процессов.
К первым таким системам относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим было то, что все они построены на применении автоматизированных информационных банков, в которых постоянно накапливалась и обновлялась информация в реальном масштабе времени. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в постоянно обновляющемся состоянии информационных банков — первый шаг к внедрению безбумажных информационных технологий.
Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией. Необходимость такого пути продиктована значительным научно-техническим прогрессом, который существенно усложняет процессы управления как экономикой страны, так и отдельным предприятием и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных, как правило, на бумажной технологии. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в восприятии потоков информации. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Отметим, что ее внедрение освобождает людей от рутинной обработки информации, оставляя за ними такие творческие процессы, как принятие решений.
Контрольные вопросы
1. Можно ли рассматривать управление как информационный процесс?
2. Информационный процесс — это?
3. Какой академик определяет информационное взаимодействие, как взаимодействие объектов, приводящее к изменению знаний хотя бы одного из них?
4. Как называется наука о знаках и знаковых системах в природе и обществе?
5. Синтактический анализ — это?
6. Когда была опубликована «Математическая теория связи» К. Шеннона?
7. Социальная коммуникация может быть описана на трех уровнях. Каких именно?
8. Назовите удельный вес творческих операций у руководителей.