Системы электронного документооборота

Информационные хранилища

Применение технологии «клиент-сервер» не дает желаемого результата для анализа данных и построения систем поддержки и принятия решений. Это связано с тем, что базы данных, которые являются основой технологии «клиент-сервер», ориентированы на автоматизацию рутинных операций: выписки счетов, оформления договоров, проверки состояния склада и т. д., и предназначены, в основном, для линейного персонала.

Для менеджеров и аналитиков требуются системы, которые бы позволяли:

– анализировать информацию во временном аспекте;

– формировать произвольные запросы к системе;

– обрабатывать большие объемы данных;

– интегрировать данные из различных регистрирующих систем.

Решением данной проблемы стала реализация технологии информацион ных хранилищ (складов данных).

Информационное хранилище – предметно-ориентированная, интегрированная, содержащая данные, накопленные за большой интервал времени, автоматизированная система, предназначенная для поддержки принятия управленческих решений.

Для автоматизации работы с документами практически на всех этапах, начиная от разработки и заканчивая удалением из архива, а также с целью предоставления возможности настройки на различные специфические участки работы, в том числе и технологические (например, разработка проектно-конструкторской документации) используется специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (СУЭД).

К основным задачам, решаемым СУЭД можно отнести:

– создание и ведение единого электронного архива, способного накапливать данные любых типов, систематизировать их с помощью гибко настраиваемых классификаторов документов и тематических иерархий проектов или папок;

– обеспечение быстрого и удобного поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе;

– ограничение возможности каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности;

– обеспечение работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписки документа для обработки вне системы и возврат его в библиотеку, а также экспорт и импорт документов;

– повышение надежности (целостности) хранения данных;

– обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации, расположенной в различных территориально удаленных подразделениях предприятия;

– обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.