Информационные технологии электронного офиса

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

– автоматизация рутинных работ с документами;

– организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы:

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.

2. Организаторы работ – это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

– Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

– Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

– формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

– ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

– обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

– автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

– работа с электронной почтой и факсом и т. д.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

– обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

– поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

– оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

– исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

– исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных Они подразделяются на основные и дополнительные:

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.