Ведение переписки по электронной почте

1. У коммерческого веб-сервера должна существовать система ответов на e-mail письма. Немедленный ответ говорит клиенту о том, что его вниманием дорожат. В ситуации, когда немедленный ответ невозможен, необходимо сообщить пользователю примерные сроки ответа.

2. Для целей организации e-mail-рекламы безукоризненным с этической точки зрения является метод opt-in. Многие маркетологи и активные противники спама полагают, что любое сообщение, рассылаемое не по принципу opt-in, заведомо может считаться спамом. Однако с такой интерпретацией согласны не все эксперты. В рамках данной книги будем считать, что рассылка сообщений по методу opt-out допустима только в исключительных случаях и при условии легкости отказа от их дальнейшего получения.

3. Поскольку для большинства пользователей доступ в Интернет оплачивается повремённо, пересылку значительных объёмов информации следует предварять запросом к адресату и посылать её только с его согласия, т.к. величина оплаты времени, требующегося на приём электронного письма адресатом, может быть существенна.

4. Одним из форматов документов пересылаемых по электронной почте – формат редактора Word. Как известно, файлы, получаемые в результате работы редактора Word, могут служить разносчиками компьютерных вирусов, что может беспокоить адресата письма. Применение формата RTF для пересылки текстов по электронной почте – правило хорошего тона, т. к. снимает проблему компьютерных вирусов, которые в этом формате не передаются. Кроме того, формат RTF является многоплатформенным, что снимает проблему совместимости различных текстовых редакторов и проблему совместимости различных версий редактора Word (Примечание: для пользователей компьютеров фирмы Apple данная проблема не является актуальной).

5. При переписке желательно как можно реже использовать слова и фразы, набранные заглавными буквами: сетевой этикет рассматривает это как разговор на повышенных тонах. Заглавные буквы используются только в том случае, если автор хочет подчеркнуть исключительную важность выделяемого слова. Также важно максимально ограничить использование навязчивых фраз и восклицательных знаков.

6. В письме желательно обращаться к адресату по имени не менее трёх раз. Первый раз – в теме сообщения, второй раз – в приветствии, и ещё раз в тексте письма.

7. В каждом сообщении необходимо указывать свои координаты. Полные координаты включают: имя, адрес, номер телефона, факса, ссылку на веб-сайт и e-mail.

8. Необходимо остерегаться использования спама. Обращаясь к компании директ-маркетинга для рассылки электронных сообщений по спискам адресатов, в первую очередь, надо выяснить насколько востребованными будут рассылаемые компанией письма.