І прилади спілкування

Автоматизовані інформаційні системи

Письмові комунікації

Проведення ділових бесід, нарад, телефонних розмов і усних указівок не буде ефективним, якщо співрозмовники не зможуть запам'ятати інформацію, яка повідомляється їм. За даними досліджень психологів, навіть у самих обдарованих особистостей, обсяг інформації, що залишилася, у пам'яті складає не більш 20%. Тому ефективне керування проектом менеджером повною мірою залежить від ведення постійних записів, що збільшує границі його пам'яті. Записи, як правило, повинні супроводжуватися коментарями, з конкретними дорученнями, термінами виконання, що треба зробити самому, з ким зв'язатися, переговорити, зустрітися і т.д.

Методологія керування проектами рекомендує менеджерові проекту два основних види письмових комунікацій (6):

- ведення особистих записів;

- організацію руху потоків документів, що відносяться до проекту, включаючи їхній збір, аналіз і збереження.

Ведення особистих записів повинне виробляється системно. Записується все те, що вважається необхідним і здатно збільшити пам'ять.

Відоме вираження: «Блокнот із записами ділової людини – те ж, що мережа для рибалки».

Особливу увагу варто приділити системі записів, які давали б ясну картину аналізу роботи над реалізацією проекту і його етапів. Записи необхідно вести таким чином, щоб була можливість відновити інформацію навіть після завершення проекту, що полегшить пошук відповідей у майбутньому.

Письмова документація по проекту включає:

- креслення і кошториси;

- різні специфікації, графіки і відомості обсягів робіт;

- різну кореспонденцію;

- акти схованих робіт і виконавчу документацію;

- журнали провадження робіт і спеціалізовані журнали;

- протоколи нарад і фотографії;

- платіжні документи;

- повідомлення про істотні відхилення від проекту і внесені зміни;

- рукописні, пам'ятні і службові записи;

- інструкції для підрядчика;

- дані про позови і т.д.

Документація при реалізації проекту розробляється по визначених формах, ведеться її збір, аналіз і збереження для того, щоб при необхідності в майбутньому можна було відповісти на виникаючі питання.

Автоматизоване керування проектом зв'язано зі створенням системи АСУП, з метою підвищити продуктивність праці при плануванні робіт, оперативному контролі й аналізі виконуваних робіт, а також для внесення необхідних корективів. Прискорення процесу збору, обробки, аналізу даних про хід реалізації проекту, проведення необхідних аналітичних розрахунків може бути ефективним тільки з урахуванням застосування АСУП.

Застосування автоматизованих інформаційних систем підрядчиком:

- поліпшує координацію робіт субпідрядних організацій, постачальників, сприяє своєчасному забезпеченню об'єкта матеріалами, устаткуванням, робітниками і прогнозувати майбутні їхні потреби;

- дає можливість сполучення систем керування замовника і підрядчика і т.д.

Для замовника – засоби автоматизованого календарного планування дозволяють:

- стежити за ходом робіт із проекту, порівнювати свою оцінку зі звітом підрядчика про стан робіт, щоб переконатися в тім, що роботи ведуться так, як повідомляє підрядчик;

- стежити за своєчасним виготовленням і постачаннями устаткування й інших ресурсів постачання замовника, а також стежити за оплатою виконаних робіт і їхнім рухом і т.д.

Для менеджера проекту - необхідно щоб детальний план проекту при проектуванні і будівництві був включений у базу даних автоматизованої системи і міг бути використаний робочою групою в будь-який час для керування проектом.