Запуск нових проектів і розробка тендерної документації
Кажучи про запуск проектів, ми виділимо дві основні задачі проектного офісу по запуску проектів. Це попередня оцінка проектів і розробка тендерної документації. Дійсно, де як ні в проектному офісі агрегується основна частина інформації про реалізовані проекти. Саме ця інформація і повинна стати основою для виконання вказаних задач.
Початкова стадія, як правило, відрізняється відсутністю точної і докладної інформації про проект. Це може бути загальна концепція проекту, орієнтовні терміни його реалізації, техніко-економічне обґрунтовування, первинна вартісна оцінка, інші укрупнені показники. Тому і задачі, рішенням яких займається проектний офіс, так само носять загальний характер:
· укрупнена оцінка тимчасових і вартісних параметрів проекту;
· оцінка його реалізованості і ефективності;
· розробка орієнтовної концепції будівництва об'єкту.
В цьому випадку, програмне забезпечення для календарного планування і контролю - просто зручний інструмент, що дозволяє швидко і «красиво» представити результати оцінки проекту. Для укрупнених оцінок досить часто використовуються вартісні і тимчасові параметри аналогічних об'єктів, тому вельми привабливим представляється використовування інформації з вже реалізованих проектів.
На стадії тендерних торгів, проектний офіс, використовуючи системи управління проектами, вирішує наступні задачі, що водять в розробку тендерної документації:
· Розробка укрупненого пілотного графіка виробництва робіт;
· Розробка попереднього графіка фінансування;
· Розробка відомостей потреби людських і матеріальних ресурсів для включення в пакет тендерної документації.
Поєднання гнучкості систем календарного планування і докладної інформації про проект дає можливість розробити і представити оптимальну тендерну пропозицію. Причому підрядна організація вже на цій стадії може враховувати завантаженість своєї матеріально-технічної бази на інших проектах компанії. Тобто, в цьому контексті, система управління проектами стає одним з інструментів формування портфеля замовлень.
Необхідно відзначити, що, використовуючи корпоративні бази даних по трудовитратах, довідники вартостей матеріалів, довідники ресурсів, типові технологічні фрагменти розкладів, напрацьовані WBS-структури і інша інформація, проектний офіс може достатньо швидко і при цьому вельми точно, розробляти тендерну документацію.
Цілком можливою представляється ситуація, коли у складі проектного офісу необхідне виділення групи фахівців, що займаються розробкою тендерної документації. Проте цей підхід має і недоліки.
Надалі, якщо результат торгів вдалий для компанії і ухвалено рішення про реалізацію цього проекту, проектний офіс спільно з керівником проекту формує модель проекту. Підтримка проектів в організації.
Самими трудомісткими і інформаційно-насиченими є процеси планування, контролю виконання і аналіз. Основними функціями проектного офісу на даних етапу є розробка комп'ютерної моделі проекту, контроль виконання проекту і коректування моделі, і аналіз виконання проекту. Розглянемо задачі проектного офісу в цих процесах.
Таблиця 8.4.