СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В УКРАЇНІ
Електронний документообіг, за своєю суттю, є системою сучасного діловодства, що передбачає обіг електронних аналогів звичайних документів, які мають обов’язковий характер. При цьому передбачається додаткова можливість поєднання функцій діловодства з архівною і бібліотечною справою, технологіями автоматичної обробки, розмноження, прийому і передачі інформації, а також реалізації дієвого контролю за всіма суб’єктами документообігу. Мова йде про суттєве спрощення та безпрецедентне прискорення процедур:
Ø пошуку та класифікації документів за визначеними реквізитами або інформаційними посиланнями;
Ø пошуку, аналізу та систематизації даних в поточних документах, справах, сховищах та архівах документів;
Ø реєстрації, розмноження, передачі, приймання, розгляду, затвердження, погодження та знищення документів.
Крім того, існує можливість одночасного і віддаленого доступу до необхідної інформації, звітування та замовлення необхідних інформаційних послуг широким загалом користувачів електронних документів.
Основна відмінність між класичним і електронним документообігом полягає в тому, що підлягає обліку не носій паперової або електронної інформації, а сама електронна інформація (файл).
Таким чином, порівняно із класичним документообігом, електронний документообіг набагато оперативніший, зручніший та більш захищений від можливих загроз підробки документів (порушення цілісності або автентичності) і можливих відмов від факту їх отримання чи передачі, а також дозволяє ефективно контролювати всі дії суб’єктів інформаційних відносин, як в реальному масштабі часу, так і по заданим часовим характеристикам.
Однак, зазначені переваги електронного документообігу будуть можливі лише у випадку забезпечення необхідного рівня технічного і криптографічного захисту електронної інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах. При цьому окреме місце займають організаційно-правові питання забезпечення безпеки системи електронного документообігу, без яких неможливо реалізувати правовий статус електронних документів на державному рівні. Саме ці питання і є предметом наступного розгляду.
Питання електронного документообігу в Україні визначається наступними нормативно-правовими актами України.
1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», ВВР, 2003, №36, ст. 275 із змінами від 31.05.2005 № 2599-IV, ВВР, 2005, №26, ст. 349.
2. Постанова КМУ, від 28.10.2004 № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади».
3. Постанова КМУ, від 28.10.2004 № 1454 «Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації».
4. Постанова КМУ, від 26.05.2004 № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу».
Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів визначені в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг».
У цьому Законі терміни вживаються в такому значенні.
Адресат – фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ.
Дані – інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами.
Посередник – фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу.
Обов'язковий реквізит електронного документа – обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.
Автор електронного документа – фізична або юридична особа, яка створила електронний документ.
Основним поняттям електронного документообігу є електронний документ.
Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується процес створення електронного документа.
Однією із найбільш важливих особливостей електронного документообігу є поняття оригіналу електронного документа.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Відповідно, допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу.
Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.
Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.
В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.
Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах.
Типовий порядокздійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади. Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу.
Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинне бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері КЗІ, одержаним на ці засоби від Адміністрації Держспецзв'язку, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників – підписувачів.
Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері. Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі
Для фіксування резолюції щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний внутрішній електронний документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової особи, про що зазначається в реєстраційно-контрольній картці. Контроль за виконанням та оперативним використанням наявної в електронних документах інформації здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.
Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останнього електронного цифрового підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера. У разі не підписання або не затвердження електронного документа керівником органу виконавчої влади чи іншою посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа.
Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.
Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.
Зауваження і пропозиції до поданого електронного документа (у разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний цифровий підпис посадової особи.
Порядок внутрішнього погодження електронних документів у системі електронного документообігу органу виконавчої влади затверджується його керівником, якщо інше не встановлено законодавством.
Строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Контрольні запитання:
1. ?
2. ?
3. ?
4. ?
5. ?
6. ?
7. ?
8. ?
ЛІТЕРАТУРА
1. Нормативно-правові акти України у галузі криптографічного захисту інформації.-Режим доступу: http://www.dstszi.gov.ua.