Методы контроля за выполнением управленческих решений
Методы контроля за выполнением управленческих решений подразделяются на контроль по промежуточным результатам, конечным результатам и срокам исполнения. Любые методы должны обеспечить создание системы гарантий реализации решений, системы обеспечения максимально возможного их качества.
Содержание контроля - выявление отклонений при осуществлении плана, требующих дополнительных решений. Контроль осуществляется путем организации мониторинга за процессом реализации управленческих решений.
Осуществление контроля предполагает создание такого механизма, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней средах функционирования организаций, места возникновения проблем, необходимость принятия дополнительных решений для достижения целей организации. Механизм контроля должен состоять из двух частей - контроля за изменениями во внешней (вход системы) и внутренней (в организации и выходах системы) средах.
При организации контроля по результатам (выходам организации) основным достоинством является их оценка и сравнение с целевыми (плановыми), анализ факторов, способствовавших или препятствовавших их получению. Большое значение в механизмах контроля придается измерениям, о которых следует позаботиться ЛПР. Эта проблема состоит в том, что ЛПР должен более точно определять входы и выходы управленческих решений на основе четкого определения целей. Фактические результаты сравниваются с ожидаемыми. Если отклонение превысит допустимый уровень, то на вход системы управления поступает информация о возникновении проблемы, после чего ЛПР вырабатывает новое управленческое решение. Процесс является итеративным и продолжается до тех пор, пока фактический результат не станет равным ожидаемому, т.е. цель будет достигнута. Таким образом, основными элементами системы контроля являются цель (ожидаемые показатели), результат (фактические показатели), измеритель (блок сравнения), оценка и выводы (цель достигнута, цель не достигнута и др.), анализ факторов, способствовавших или препятствующих получению результатов. Контроль по результатам чаще всего направлен на оценку коммерческой деятельности.
Контроль по срокам проводится когда фактические сроки выполнения сравниваются с запланированными и выявляется отклонение. Если данные работы находятся в критическом состоянии, то ЛПР необходимо принять дополнительное решение, так как в этом случае нет резерва для маневра, вследствие чего может измениться окончательный срок реализации решения.
В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения при выборе и реализации управленческих решений выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.
Методы предварительного контроля исполняются до начала выполнения решения, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля — установить, верно ли сформированы цели, определены предпосылки и стратегии.
Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечного результата.
Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.
Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы, ее результатов на будущее.
В организации может осуществляться непрерывный контроль за реализацией принятых решений в условиях применения соответствующей электронно-вычислительной техники и математического обеспечения. Это становится возможным при наличии постоянной обратной связи на базе автоматизированной системы связи между конкретными органами и исполнителями. Сравнения могут проводиться за значительные отрезки времени и способствовать повышению объективности контроля. Процесс контроля включает четырестадии:
- установление норм деятельности;
- сбор данных о фактических результатах;
- сравнение и оценка фактического и ожидаемого итогов выполнения;
- разработка и реализация корректирующих действий.
Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения — индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.
Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов.
Он должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формальным и даже бесполезным. Сбор данных о фактическом исполнении решений — обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма — использование современных технических средств снабжения определенной информацией. Сравнение и оценка фактических и ожидаемых результатов должны осуществляться на основе качественной информации. Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления.
Таким образом, реализация управленческих решений и контроль за их выполнением в значительной мере зависит от компетенции и целеустремленности менеджеров, целесообразной их деятельности в организации.