Процесс принятия решения в управлении
Общая характеристика процесса принятия решений
Основными элементами управленческого процесса являются целевая функция и отклонения (проблемы), а задачей – устранение отклонения через принятие решения, определяемого в этом случае как нахождение связей между существующим состоянием объекта управления и желаемым. Т.е. решение такой задачи заключается в ликвидации противоречия, возникающего между фактическим состоянием и желаемым, выраженном в цели объекта управления. Рассмотрим соотношение и взаимосвязь процесса управления и процесса выработки и принятия управленческого решения для дальнейшего более компетентного их изучения.
Управление – это целенаправленное воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности по достижению целей организации. Необходимость управления вызвана тем, что организация подвержена воздействию со стороны окружающей ее среды и вынуждена адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Такое воздействие возможно, если сформулированы цели, известны правила принятия управленческих решений и информация, на основании которой это воздействие осуществляется. Поэтому можно сказать, что управление – это также процесс обработки менеджером информации о состоянии объекта, поступившей по обратной связи и представленной в виде отклонений параметров объекта управления от нормы.
Эволюция механизма управления проходила поэтапно. На предварительном этапе развития появился механизм, использующий физическое взаимодействие объектов и элементарные формы его отражения.
На 1 этапе появился простейший замкнутый контур (контур 1) управления с обратной связью (ОС – положительной и отрицательной) на уровне обычного регулирования. Он реагирует лишь на текущие воздействия. Основная цель такого механизма управления – самосохранение (стабилизация).
2 этап – промежуточный: извне задается (корректируется) управленческая программа, при этом должно обеспечиваться сохранение устойчивости объекта управления.
3 этап описывает дальнейшее развитие механизма управления, используемого в самоорганизующихся системах. На этом этапе появляется второй контур ОС (контур 2) и устройства памяти. Контур 2 осуществляет отбор и накопление информации из контура 1, которая затем преобразуется в определенные структуры, которые совершенствуют уровень организации, повышают ее активность и живучесть.
Воздействие внешней среды вызывает отклонение одного из параметров управляемого объекта от нормы. Возникает информация, формируется контур ОС, что в итоге и создает функциональные подсистемы. Понятие «отклонение» (проблема) является универсальным элементом взаимодействия, присущим любым системам. Без отклонения нет информации и процесса управления, нет развития.
1-й контур ОС выполняет функцию простого регулирования, он симметричен по своей структуре и по функциональному назначению. Он обеспечивает лишь движение без выраженного развития, направленное лишь на сохранение жизненных функций (производство изделия без усовершенствования).
2-й контур ОС – ассимметричен (неоднородный) элемент. Здесь происходят новые формообразования, повышается уровень организации известных структур, обеспечивается направленность развития, движение вверх.
Управление , как нам известно, описывается взаимосвязью цель-решение, которая не является однозначной из-за большого числа путей, ведущих к одной и той же цели. Если представить иерархически цели («дерево» целей), то на самом верхнем уровне находятся траекторные цели, они носят директивный характер. Они отражают стратегию уроавления фирмой. Ниже располагаются рабочие цели, которые вырабатываются ЛПР. Они подчинены траекторной цели и детализируют ее в зависимости от уровня управления. Еще ниже располагаются ситуационные цели. Они формулируются в зависимости от конкретной ситуации, возникающей на данном уровне управления. Т.о., на процесс принятия управленческого решения оказывает влияние вся совокупность целей (траекторных, рабочих, ситуационных) и информация, которая поступает после анализа ситуации. Место решения в этой цепи мы рассмотрели на прошлой лекции. Отсюда следует, что активность системы связана с основными элементами любого управленческого процесса – с целевой функций (целью), возникающей ситуацией, отклонением (проблемой) и решением.
Разработка и принятие управленческого решения является составной частью более общего управленческого процесса, который подразделяется на основной, вспомогательный и обслуживающий. Только здесь в качестве предметов труда выступают управленческие решения, информация, нормативно-технические и управленческие документы. Если операция направлена на изменение любого параметра управленческого решения, то процесс является основным. Обслуживающий процесс связан с накоплением информации, контролем, передачей управленческих решений. Вспомогательные процессы создают условия для протекания основных и обслуживающих. Основной процесс принятия управленческих решений можно представить как планирование деятельности в виде последовательности ряда процессов принятия управленческих решений, причем каждое из них есть результат определенной плановой задачи и может быть представлен в виде логической схемы, (Рис.3).
Т.е., задачу принятия управленческого решения можно представить в виде выбора варианта плана , процесс принятия решения в целом как процесс разработки плана. Итак, решение – результат выбора, принятие решения – акт выбора, процесс выбора – процедура принятия решения.
Рис. 3. Основные элементы рационального планирования
Мы установили, что процесс принятия управленческого решения неразрывно связан с установлением природы возникающих проблем или возможностей и выбором среди них возможных альтернативных способов решения проблем и использования возможностей. Процесс принятия управленческого решения возможно представить в виде схемы, (рис.4).
|
Рис. 4. Процесс принятия управленческого решения
М – моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации;
УР – разработка и принятие управленческих решений;
В – организация выполнения принятых решений.
В процессе выполнения функций управления менеджерам приходится принимать большое количество решений, осуществляя планирование, организовывая работу, мотивируя людей, занятых в организации, контролируя и координируя все происходящие в ней процессы. При этом процесс принятия управленческих решений носит циклический характер, начинаясь с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчиваясь принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать.
Главными составными частями процесса выработки и принятия управленческих решений являются:
1.Формулирование проблемы или неиспользованной возможности,
предполагающие:
· сбор необходимой информации;
· разработку критериев, по которым оцениваются ожидаемые результаты;
· диагностику причин и взаимосвязи между факторами, оказывающими влияние на проблему и/или возможности.
2.Само решение, включающее разработку вариантов (альтернатив),
выбор предпочтительного варианта решения, реализацию выбранного курса действий и мониторинг ситуации для отслеживания и корректировки хода реализации решения. В центре этой циклически развивающейся деятельности находятся люди, участвующие в процессе на всех этапах. С точки зрения процесса принятия управленческого решения между проблемой и возможностью нет принципиальной разницы, т.к. теоретически любая неиспользованная организацией возможность положительных для себя изменений может рассматриваться как проблема, которую надо обязательно решить. В то же время нельзя не учитывать и различия между ними - проблема чаще всего отражает отклонение от четко поставленной цели, а возможность ориентирована на будущее и нередко предполагает так называемый «открытый результат».
Если проблемная ситуация не так очевидна, а ее решение неоднозначно, то процесс принятия решения требует структуризации, которая позволит определить его стадии, этапы и процедуры.
Существует 3 основных подхода (модели) к разработке и принятию управленческих решений:
1) рациональная (классическая) модель;
2) административная (ограниченной рациональности) модель;
3) ретроспективная модель.
Более подробно мы их будем рассматривать в других темах, а сейчас
коснемся только первой модели, когда процесс представляет собой прямоточное движение от одной стадии к другой: после выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка альтернатив, из которых выбирается лучшая. Количество разрабатываемых и рассматриваемых вариантов зависит от многих факторов, и прежде всего от имеющихся в распоряжении разработчиков времени, ресурсов и информации. Главный ограничитель – время, в течение которого должно быть принято решение. Поэтому параллельно с разработкой вариантов производится их оценка, а окончательное решение принимается путем выбора лучшего из тех, которые были подготовлены и рассмотрены в запланированный период времени.